Tout document supérieur à 15 Mo ne sera pas accepté.
Où trouver des documents
- Dans votre barre latérale, accédez à Documents
- De là, vous pouvez accéder à :
- Publique
- Interne
- Employé
- Expédier en gros
- Modèles de documents
- Poubelle
Documents publics
Dans la section « Public », vous pouvez télécharger des documents publics accessibles à l'ensemble de l'entreprise. Si vous les rendez publics, tous les employés pourront les consulter.
Pour télécharger de nouveaux documents :
- Cliquez sur « Téléverser des fichiers » dans le coin supérieur droit.
- Faites glisser et déposez le document
- Cliquez sur « Télécharger des fichiers »
Vous pouvez choisir si les employés verront le document ou non en cliquant sur l'icône en forme d'œil.
Lorsque vous rendez un document visible aux employés, vous pouvez choisir s'ils seront notifiés ou non.
Documents privés
Dans la section « Privé », vous pouvez gérer les documents internes de l'entreprise. Seuls les employés autorisés peuvent accéder à cet espace.
Comment télécharger ou supprimer des documents privés
- Ouvrez le dossier dans lequel vous souhaitez ajouter des documents.
- Cliquez sur « Téléverser des fichiers » dans le coin supérieur droit.
- Faites glisser et déposez le document
- Cliquez sur « Téléverser des fichiers ».
Pour envoyer un fichier à la corbeille :
- Cliquez sur (..)
- Sélectionnez « Déplacer vers la corbeille » .
SUPPRESSION DÉFINITIVE D'UN DOCUMENT
Pour supprimer définitivement un fichier, accédez à la corbeille, sélectionnez le fichier et choisissez l'option de suppression définitive.
Documents des employés
Dans la section « Documents des employés » , vous pouvez appliquer différents filtres pour trouver facilement des documents. Cette fonctionnalité vous permet de localiser les documents de tous les employés que vous gérez, d'y accéder directement ou d'effectuer des actions telles que modifier leur visibilité , les supprimer , les télécharger , les déplacer ou mettre fin aux rappels de signature , individuellement ou en masse.
Expédier en gros
Vous pouvez envoyer différents types de documents en masse grâce à nos différents flux de travail : bulletins de paie, fichier unique pour tous les destinataires, fichiers personnels et modèles de documents . Vous pouvez choisir de diviser le PDF en documents distincts, de les laisser inchangés ou de les combiner en un seul document.
Apprenez-en davantage sur l'importation de documents en masse.
Créer des dossiers et des sous-dossiers
Pour ajouter un dossier
- Accéder aux paramètres
- En général, ouvrez les documents
- Sélectionnez l'espace dans lequel vous souhaitez ajouter un nouveau dossier (Employé, Privé ou Public).
- Cliquez sur + Nouveau dossier pour en ajouter un nouveau.
Pour ajouter un sous-dossier
- Ouvrez un dossier de votre choix
- Cliquez sur + Nouveau dossier
- Un sous-dossier sera créé dans le dossier principal.
Pour ajouter des informations supplémentaires à vos documents, vous pouvez appliquer des champs personnalisés à chaque dossier et sous-dossier.
Modèles de documents
Les modèles de documents vous font gagner du temps dans la gestion des documents des employés . Cette fonctionnalité vous permet d'envoyer le même document à plusieurs employés en remplaçant automatiquement les informations personnelles dans chaque document final grâce à des variables.
