I ruoli e le autorizzazioni nel modulo Spese determinano cosa può fare ogni dipendente, dall'invio delle proprie spese all'approvazione delle spese del team o alla gestione delle impostazioni aziendali.

Le autorizzazioni sono organizzate in gruppi di autorizzazioni . Ogni dipendente appartiene a un gruppo e ogni gruppo ha il proprio set di autorizzazioni. È possibile modificare i gruppi predefiniti o crearne di personalizzati per ruoli specifici, come Responsabili Finanziari, Responsabili di Team o Revisori Esterni.

Come usare

1. Nella barra laterale, vai su Impostazioni
2. Fai clic su Autorizzazioni (o digita "Autorizzazioni" nella barra di ricerca)
3. Seleziona un gruppo esistente cliccando su " Visualizza gruppo " oppure clicca su + Nuovo gruppo per crearne uno nuovo
4. All'interno di ciascun gruppo è possibile configurare:
   • Permessi : cosa può fare il gruppo
   • Delegare le autorizzazioni : se possono gestire le autorizzazioni per altri
   • Dipendenti – chi appartiene al gruppo
   • Utenti esterni – collaboratori esterni con diritti specifici

Creazione di un gruppo di autorizzazioni personalizzato

I gruppi personalizzati consentono di adattare le autorizzazioni a ruoli o reparti specifici, garantendo maggiore flessibilità e sicurezza.

1. Nella barra laterale, vai su Impostazioni
2. Seleziona Autorizzazioni e fai clic su + Nuovo gruppo
3. Assegna un nome al gruppo (ad esempio, "Responsabili finanziari - UE")
4. Assegnare le autorizzazioni necessarie per le spese
5. Se necessario, aggiorna le schede Dipendenti o Utenti esterni
6. Se necessario, modifica la visibilità per selezionare chi vedranno i membri di questa policy di autorizzazione (ad esempio, solo i membri del tuo team)
7. Fare clic su Salva modifiche

Assegnazione di autorizzazioni di spesa a un gruppo

Le autorizzazioni per le spese definiscono chi può creare, modificare, approvare o gestire le spese. Assegnarle correttamente garantisce flussi di lavoro fluidi e un controllo adeguato.

1. Nella scheda Autorizzazioni di un gruppo scelto, cerca Spese o scorri fino a trovare l'icona Spese
2. Fare clic su Spese per visualizzare tutte le autorizzazioni disponibili
3. Abilita o disabilita le autorizzazioni necessarie, ad esempio:
   • Aggiungi nuove spese per conto di qualcun altro : crea spese per altri dipendenti.
   • È possibile accedere alle impostazioni delle spese : gestire la sezione Impostazioni spese, i flussi di approvazione e le funzionalità.
   • Può gestire le carte : gestisce tutte le carte aziendali.
   • Può rimborsare le spese : elaborare i rimborsi tramite file SEPA o busta paga.
   • È possibile richiedere carte – Richiedere carte monouso per sé stessi.
   • Puoi vedere le transazioni : visualizza tutte le transazioni.
   • È possibile impostare le spese come pagate : contrassegnare le spese come pagate.
   • Approvatore globale per le spese : gestione completa delle spese, ignorando i flussi di approvazione.
   • Reimposta il flusso di approvazione delle spese : riavvia le approvazioni per qualsiasi spesa.
   • Visualizza la persona giuridica del dipendente : visualizza la persona giuridica dei dipendenti.
   • È possibile eliminare le spese manuali rifiutate : controllare i diritti di eliminazione per se stessi, i subordinati diretti, i team, l'entità legale o l'intera azienda.
   • È possibile modificare le spese con stato in sospeso : controllare i diritti di modifica per se stessi, i propri dipendenti diretti, i team, l'entità legale o l'intera azienda.
   • È possibile visualizzare e scaricare le "Spese" : controllare i diritti di visualizzazione/scaricamento per se stessi, per i dipendenti diretti, per i team, per l'entità legale o per l'intera azienda.
4. Al termine, fare clic su Salva modifiche

Revoca dell’accesso utente

Rimozione degli utenti dall’elenco dei permessi delle spese

1. Nella barra laterale, vai su Impostazioni > Permessi > Spese
2. Individua e rimuovi gli utenti che non dovrebbero più avere accesso per inviare o gestire le spese. Questo revocherà la loro capacità di creare o inviare spese nel modulo.

Domande frequenti

1. Un dipendente può appartenere a più di un gruppo di autorizzazioni?
   No, ogni dipendente può appartenere a un solo gruppo di autorizzazioni alla volta.
    
2. Le modifiche vengono applicate immediatamente?
   Sì, gli aggiornamenti hanno effetto su tutti gli utenti del gruppo non appena vengono salvati.