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Assegnare ruoli e autorizzazioni per le spese

In questo articolo imparerai come definire e gestire quali dipendenti possono inviare, rivedere, approvare e gestire le spese in Factorial .

I ruoli e le autorizzazioni nel modulo Spese determinano cosa può fare ogni dipendente, dall'invio delle proprie spese all'approvazione delle spese del team o alla gestione delle impostazioni aziendali.

Le autorizzazioni sono organizzate in gruppi di autorizzazioni . Ogni dipendente appartiene a un gruppo e ogni gruppo ha il proprio set di autorizzazioni. È possibile modificare i gruppi predefiniti o crearne di personalizzati per ruoli specifici, come Responsabili Finanziari, Responsabili di Team o Revisori Esterni.


 

Come usare

  1. Nella barra laterale, vai su Impostazioni
  2. Fai clic su Autorizzazioni (o digita "Autorizzazioni" nella barra di ricerca)
  3. Seleziona un gruppo esistente cliccando su " Visualizza gruppo " oppure clicca su + Nuovo gruppo per crearne uno nuovo
  4. All'interno di ciascun gruppo è possibile configurare:
    • Permessi : cosa può fare il gruppo
    • Delegare le autorizzazioni : se possono gestire le autorizzazioni per altri
    • Dipendenti – chi appartiene al gruppo
    • Utenti esterni – collaboratori esterni con diritti specifici

Puoi aggiornare le autorizzazioni in qualsiasi momento per riflettere cambiamenti organizzativi o nuove responsabilità. Gli aggiornamenti si applicano immediatamente a tutti i membri del gruppo.

 

Ricorda che il gruppo di autorizzazioni Admin ha tutte le autorizzazioni abilitate per impostazione predefinita. I membri di questo gruppo hanno piena visibilità e controllo sull'intera piattaforma. Queste autorizzazioni non possono essere modificate .

 

 

Creazione di un gruppo di autorizzazioni personalizzato

I gruppi personalizzati consentono di adattare le autorizzazioni a ruoli o reparti specifici, garantendo maggiore flessibilità e sicurezza.

Esempio: potresti creare un gruppo per i dipendenti responsabili della gestione delle spese aziendali. Questo gruppo può disporre di autorizzazioni speciali per approvare o rivedere le spese, ma puoi anche limitarne la visibilità in modo che vedano solo i record di determinati dipendenti nella scheda Visibilità.

 

 

  1. Nella barra laterale, vai su Impostazioni
  2. Seleziona Autorizzazioni e fai clic su + Nuovo gruppo
  3. Assegna un nome al gruppo (ad esempio, "Responsabili finanziari - UE")
  4. Assegnare le autorizzazioni necessarie per le spese
  5. Se necessario, aggiorna le schede Dipendenti o Utenti esterni
  6. Se necessario, modifica la visibilità per selezionare chi vedranno i membri di questa policy di autorizzazione (ad esempio, solo i membri del tuo team)
  7. Fare clic su Salva modifiche

 

Assegnazione di autorizzazioni di spesa a un gruppo

Le autorizzazioni per le spese definiscono chi può creare, modificare, approvare o gestire le spese. Assegnarle correttamente garantisce flussi di lavoro fluidi e un controllo adeguato.

  1. Nella scheda Autorizzazioni di un gruppo scelto, cerca Spese o scorri fino a trovare l'icona Spese
  2. Fare clic su Spese per visualizzare tutte le autorizzazioni disponibili
  3. Abilita o disabilita le autorizzazioni necessarie, ad esempio:
    • Aggiungi nuove spese per conto di qualcun altro : crea spese per altri dipendenti.
    • È possibile accedere alle impostazioni delle spese : gestire la sezione Impostazioni spese, i flussi di approvazione e le funzionalità.
    • Può gestire le carte : gestisce tutte le carte aziendali.
    • Può rimborsare le spese : elaborare i rimborsi tramite file SEPA o busta paga.
    • È possibile richiedere carte – Richiedere carte monouso per sé stessi.
    • Puoi vedere le transazioni : visualizza tutte le transazioni.
    • È possibile impostare le spese come pagate : contrassegnare le spese come pagate.
    • Approvatore globale per le spese : gestione completa delle spese, ignorando i flussi di approvazione.
    • Reimposta il flusso di approvazione delle spese : riavvia le approvazioni per qualsiasi spesa.
    • Visualizza la persona giuridica del dipendente : visualizza la persona giuridica dei dipendenti.
    • È possibile eliminare le spese manuali rifiutate : controllare i diritti di eliminazione per se stessi, i subordinati diretti, i team, l'entità legale o l'intera azienda.
    • È possibile modificare le spese con stato in sospeso : controllare i diritti di modifica per se stessi, i propri dipendenti diretti, i team, l'entità legale o l'intera azienda.
    • È possibile visualizzare e scaricare le "Spese" : controllare i diritti di visualizzazione/scaricamento per se stessi, per i dipendenti diretti, per i team, per l'entità legale o per l'intera azienda.
  4. Al termine, fare clic su Salva modifiche

 

Domande frequenti

  1. Un dipendente può appartenere a più di un gruppo di autorizzazioni?
    No, ogni dipendente può appartenere a un solo gruppo di autorizzazioni alla volta.
     
  2. Le modifiche vengono applicate immediatamente?
    Sì, gli aggiornamenti hanno effetto su tutti gli utenti del gruppo non appena vengono salvati.

Creare e modificare le politiche di spesa
Impostare i flussi di approvazione
Assegna budget e centri di costo
Cosa vedono i dipendenti quando inviano una spesa

 

 

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