Tutto quello che devi sapere sulla funzione Onboarding: Spazio di Benvenuto

Quando invitato, il dipendente avrà accesso a una versione limitata di Factorial destinata a compiti relativi all'onboarding come la compilazione di informazioni personali e la firma di documenti.

🤓 Durante il processo di Onboarding dei tuoi nuovi assunti, dovrai sicuramente gestire alcuni passaggi per loro come: firmare documenti, completare i loro dati personali e contrassegnare i loro compiti come completati. Affinché tutte queste azioni possano essere eseguite e registrate in modo efficace, Factorial offre loro un'opzione chiamata Spazio di Benvenuto in cui avranno accesso limitato all'account aziendale prima di diventare dipendenti.

Come inizia il Spazio di Benvenuto? 

📍 Prima devi installare l'applicazione.

  1. Vai su App
  2. Scorri e seleziona Employee Onboarding 
  3. Clicca su Installa App
  4. Assegna una data predefinita 

💡 Assegnando una data predefinita per la data di inizio del contratto, si applicherà automaticamente la data del contratto che è stata messa nel file Excel. 

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Spiegazione dei Termini

  • Data di inizio del contratto: Data in cui un dipendente inizierà a lavorare con Factorial. 
  • Data personalizzata: La data in cui l'azienda vuole che i dipendenti abbiano accesso regolare all'azienda. Questo cambierà l'accesso dei dipendenti da Spazio di Benvenuto ad accesso regolare. 

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⚠️ Puoi impostare qualsiasi numero ma Factorial non supporta valori negativi.

💡0 giorni sarà il valore predefinito per le aziende che hanno già installato l'app Employee Onboarding.


Come si configura il processo di importazione? 

  • Vai su Impiegati
  • Premi su (...)
  • Seleziona Importazione dipendenti
  • Clicca su Scarica modello dipendenti 

👁Focus: Una volta che il modello dei dipendenti è stato scaricato come foglio Excel, trovi la colonna "Data di inizio contratto".  

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💡 Se la colonna data di inizio contratto è vuota, il dipendente rimarrà nello spazio di benvenuto. Se la colonna non è vuota sarà impostata alla data e al ritardo definiti dall'azienda.

Una volta scaricato il file Excel, torna su Dipendenti e clicca su (...) per selezionare importa dipendenti.

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Dipendenti in Blocco

🖋 Nota: Puoi trasferire la possibilità di cambiare la data in cui l'utente avrà accesso regolare a Factorial nell'editor di massa. Puoi impostare a quale data un utente (o più utenti contemporaneamente) non avrà più solo le funzioni di spazio di benvenuto (ad esempio se hai bisogno di sovrascrivere l'impostazione predefinita). 

  1. Vai a Dipendenti
  2. Seleziona tutti i dipendenti
  3. Clicca su Modifica Dati

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Dove posso trovare l'Opzione Spazio di Benvenuto?

📍 Troverai l'opzione spazio di benvenuto in diverse sezioni della piattaforma:

  • All'interno della funzione dipendente quando si invita un +nuovo dipendente

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    • Dalla funzione Assunzioni, quando si trasforma un candidato in un dipendente.

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    • Quando riattivi un dipendente dopo che è stato licenziato.

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    💡 Gli amministratori vedranno nel profilo del candidato un banner che indica che il dipendente ha accesso allo spazio di benvenuto. Quanto a come gestirlo, sarà lo stesso di gestire qualsiasi altro dipendente.


    Cosa vedranno i candidati dal loro account con l'Opzione Spazio di Benvenuto attivata?

    1. Quando accedono verranno reindirizzati per impostazione predefinita alla sezione me>profilo. È da qui che potranno completare i propri dati in modo che le Risorse Umane possano iniziare a gestire le procedure necessarie.
    2. Sezione del Contratto per visualizzare le informazioni sul contratto.
    3. Sezione Documenti dove potranno visionare solo i propri documenti, non quelli dell'azienda. Sarà attraverso questa sezione dove potranno anche caricare documenti e fare la firma elettronica nel caso in cui siano stati avvisati di farlo.
    4. Attività in cui potranno contrassegnare come completati i compiti che sono stati assegnati.
    5. Notifiche uno spazio dove riceverai le notifiche delle attività in sospeso.

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    Come modificare lo stato dello Spazio di Benvenuto in accesso regolare?

    🔺 Tieni presente che qualcuno con accesso regolare può essere restituito all'accesso di benvenuto purché non abbia ancora confermato il proprio account.

    Basta andare al profilo del dipendente a cui si desidera concedere un accesso regolare e premere il pulsante per consentire l'accesso regolare

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    💡 Normalmente quando viene creato il profilo del candidato, viene creato con un indirizzo e-mail personale. Quindi, subito prima dell'inizio del contratto, l'indirizzo e-mail del candidato viene modificato in quello dell'azienda. A tal fine, l'amministratore è autorizzato a modificare l'indirizzo e-mail del dipendente.