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Quando invitato, il dipendente avrà accesso a una versione limitata di Factorial destinata a compiti relativi all'onboarding come la compilazione di informazioni personali e la firma di documenti.
🤓 Durante il processo di Onboarding dei tuoi nuovi assunti, dovrai sicuramente gestire alcuni passaggi per loro come: firmare documenti, completare i loro dati personali e contrassegnare i loro compiti come completati. Affinché tutte queste azioni possano essere eseguite e registrate in modo efficace, Factorial offre loro un'opzione chiamata Spazio di Benvenuto in cui avranno accesso limitato all'account aziendale prima di diventare dipendenti.
Come inizia il Spazio di Benvenuto?
📍 Prima devi installare l'applicazione.
- Vai su App
- Scorri e seleziona Employee Onboarding
- Clicca su Installa App
- Assegna una data predefinita
💡 Assegnando una data predefinita per la data di inizio del contratto, si applicherà automaticamente la data del contratto che è stata messa nel file Excel.
Spiegazione dei Termini
- Data di inizio del contratto: Data in cui un dipendente inizierà a lavorare con Factorial.
- Data personalizzata: La data in cui l'azienda vuole che i dipendenti abbiano accesso regolare all'azienda. Questo cambierà l'accesso dei dipendenti da Spazio di Benvenuto ad accesso regolare.
⚠️ Puoi impostare qualsiasi numero ma Factorial non supporta valori negativi.
💡0 giorni sarà il valore predefinito per le aziende che hanno già installato l'app Employee Onboarding.
Come si configura il processo di importazione?
- Vai su Impiegati
- Premi su (...)
- Seleziona Importazione dipendenti
- Clicca su Scarica modello dipendenti
👁Focus: Una volta che il modello dei dipendenti è stato scaricato come foglio Excel, trovi la colonna "Data di inizio contratto".
💡 Se la colonna data di inizio contratto è vuota, il dipendente rimarrà nello spazio di benvenuto. Se la colonna non è vuota sarà impostata alla data e al ritardo definiti dall'azienda.
Una volta scaricato il file Excel, torna su Dipendenti e clicca su (...) per selezionare importa dipendenti.
Dipendenti in Blocco
🖋 Nota: Puoi trasferire la possibilità di cambiare la data in cui l'utente avrà accesso regolare a Factorial nell'editor di massa. Puoi impostare a quale data un utente (o più utenti contemporaneamente) non avrà più solo le funzioni di spazio di benvenuto (ad esempio se hai bisogno di sovrascrivere l'impostazione predefinita).
- Vai a Dipendenti
- Seleziona tutti i dipendenti
- Clicca su Modifica Dati
Dove posso trovare l'Opzione Spazio di Benvenuto?
📍 Troverai l'opzione spazio di benvenuto in diverse sezioni della piattaforma:
- All'interno della funzione dipendente quando si invita un +nuovo dipendente
- Dalla funzione Assunzioni, quando si trasforma un candidato in un dipendente.
- Quando riattivi un dipendente dopo che è stato licenziato.
💡 Gli amministratori vedranno nel profilo del candidato un banner che indica che il dipendente ha accesso allo spazio di benvenuto. Quanto a come gestirlo, sarà lo stesso di gestire qualsiasi altro dipendente.
Cosa vedranno i candidati dal loro account con l'Opzione Spazio di Benvenuto attivata?
- Quando accedono verranno reindirizzati per impostazione predefinita alla sezione me>profilo. È da qui che potranno completare i propri dati in modo che le Risorse Umane possano iniziare a gestire le procedure necessarie.
- Sezione del Contratto per visualizzare le informazioni sul contratto.
- Sezione Documenti dove potranno visionare solo i propri documenti, non quelli dell'azienda. Sarà attraverso questa sezione dove potranno anche caricare documenti e fare la firma elettronica nel caso in cui siano stati avvisati di farlo.
- Attività in cui potranno contrassegnare come completati i compiti che sono stati assegnati.
- Notifiche uno spazio dove riceverai le notifiche delle attività in sospeso.
Come modificare lo stato dello Spazio di Benvenuto in accesso regolare?
🔺 Tieni presente che qualcuno con accesso regolare può essere restituito all'accesso di benvenuto purché non abbia ancora confermato il proprio account.
Basta andare al profilo del dipendente a cui si desidera concedere un accesso regolare e premere il pulsante per consentire l'accesso regolare
💡 Normalmente quando viene creato il profilo del candidato, viene creato con un indirizzo e-mail personale. Quindi, subito prima dell'inizio del contratto, l'indirizzo e-mail del candidato viene modificato in quello dell'azienda. A tal fine, l'amministratore è autorizzato a modificare l'indirizzo e-mail del dipendente.