Factorial unterscheidet zwischen bereits vom Unternehmen mit einer Factorial Card bezahlten Ausgaben und solchen, die Sie aus eigener Tasche bezahlt haben. Dies sorgt für Transparenz im Genehmigungs- und Erstattungsprozess.
Kartenausgaben
- Bereits vom Unternehmen bezahlt : Diese Ausgaben werden mit einer Factorial Karte getätigt, Sie müssen also weder im Voraus bezahlen noch eine Erstattung beantragen.
- Automatisch erstellt : Jedes Mal, wenn Sie mit Ihrer Factorial Card eine Zahlung tätigen, wird im System automatisch ein Kostenvoranschlag für Sie erstellt.
- Fügen Sie einfach das Dokument hinzu : Sie müssen lediglich den Beleg oder die Rechnung hochladen, die die Transaktion belegt. Factorial sendet Ihnen zur Erinnerung eine Push-Benachrichtigung auf Ihr Mobiltelefon.
Das bedeutet für Sie weniger manuelle Arbeit und kein Warten auf die Erstattung – das Unternehmen hat die Zahlung bereits übernommen.
Manuelle Ausgaben
- Von Ihnen bezahlt : Dies sind Ausgaben, die Sie aus eigener Tasche bezahlt haben (z. B. Mahlzeiten, Transport oder Lieferungen).
- Erstattung erforderlich : Nach der Einreichung und Genehmigung erstattet Ihnen das Unternehmen den Betrag im konfigurierten Erstattungszyklus.
- Manuell erstellt : Sie müssen diese Ausgaben selbst erstellen, indem Sie die Quittung hochladen und die erforderlichen Angaben machen.
So erkennen Sie den Unterschied
Jede Ausgabe in Factorial hat ein Feld „Ausgabentyp“ :
- Factorial Card → Mit einer Firmenkarte getätigte Ausgabe.
- Manuell → Ausgaben, die Sie selbst bezahlt haben und für die Sie eine Erstattung benötigen.
Dieses Feld wird vom System automatisch ausgefüllt, sodass Sie immer auf einen Blick wissen, um welche Art von Ausgabe es sich handelt.
Tipps und bewährte Vorgehensweisen
- Laden Sie Belege immer so schnell wie möglich hoch – egal ob für Karten- oder manuelle Ausgaben.
- Überprüfen Sie die Art der Ausgabe vor dem Absenden noch einmal, um Verwirrung zu vermeiden.
- Stellen Sie bei manuellen Ausgaben sicher, dass Ihre Bankdaten in Factorial aktualisiert sind, um eine reibungslose Erstattung zu erhalten.
Häufig gestellte Fragen
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Muss ich für die Ausgaben mit Factorial Card Belege einreichen?
Ja, auch wenn das Unternehmen bereits bezahlt hat, sind aus Compliance- und Buchhaltungsgründen Belege erforderlich.
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Kann ich einen Ausgabentyp von Karte auf Manuell ändern?
Nein, das System weist dies automatisch zu, je nachdem, wie die Zahlung erfolgt ist.
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Unterliegen manuelle Ausgaben demselben Genehmigungsprozess wie Kartenausgaben?
Ja, beide Ausgabenarten folgen dem konfigurierten Genehmigungsablauf Ihres Unternehmens.