Factorial assure la cohérence entre les employés, les approbateurs et les équipes financières en envoyant des notifications aux étapes clés du processus de dépenses. Les notifications sont envoyées par e-mail et dans la boîte de réception de l'application ( 🔔 barre supérieure). Si cette option est activée, les employés reçoivent également des notifications push mobiles .

Notifications standard

Pour les employés

Les employés sont automatiquement informés lorsque :

• Une dépense par carte est créée : push/email leur demandant de télécharger le reçu.
• Des modifications sont demandées : la dépense passe dans Modifications demandées , avec le commentaire de l'approbateur.
• Une dépense est rejetée : ils reçoivent le motif du rejet et la dépense s'affiche comme Rejetée .
• Une dépense est approuvée : une fois qu'elle passe tous les niveaux d'approbation.
• Une dépense est marquée comme Payée : confirmation que le remboursement est effectué (via Bulletin de paie ou SEPA).

Pour les approbateurs

Les approbateurs sont informés lorsque :

• Une nouvelle dépense nécessite une approbation → notification par boîte de réception/e-mail.
• Un employé soumet à nouveau une dépense après que des modifications ont été demandées.
• Une dépense comporte des alertes (par exemple, hors politique ou hors budget).

Pour les finances/administrations

Les équipes financières et les administrateurs peuvent recevoir des notifications lorsque :

• Les exportations ou rapports de dépenses sont terminés → confirmation que le fichier est prêt.
• Les fichiers de paiement SEPA sont générés → notification de création.
• Des erreurs se produisent (par exemple, exportation échouée, coordonnées bancaires manquantes).

Notifications personnalisées

En plus des notifications système standard, les administrateurs peuvent créer des notifications personnalisées dans le panneau Paramètres. Celles-ci peuvent être configurées pour s'adapter aux flux de travail de votre entreprise :

• Déclencheur – quand la notification doit être envoyée :
  • Une action manuelle (par exemple, lorsqu'une dépense est créée).
  • Basé sur une date (par exemple, rappels de fin de mois).
  • Répéter périodiquement (par exemple, rapport hebdomadaire).
• Conditions – qui devrait le recevoir :
  • Par équipe, projet, centre de coûts, rôle, etc.
  • Exemple : seule l'équipe Finance est notifiée lorsqu'une nouvelle dépense dépasse 500€.
• Conséquence – ce qui se passe une fois déclenché :
  • Envoyez un e-mail personnalisé (vous pouvez configurer le modèle et le message).
  • Notification push ou boîte de réception.
  • Rappels internes pour des approbateurs ou des employés spécifiques.

FAQ

1. Les employés peuvent-ils désactiver les notifications obligatoires ?
   Les utilisateurs peuvent ajuster leurs préférences personnelles, mais certaines notifications de dépenses peuvent être imposées par la politique de l'entreprise.
    
2. Les notifications personnalisées remplacent-elles les notifications standard ?
   Non, les notifications personnalisées s'ajoutent (ne remplacent pas) les notifications système standard.
    
3. Pouvons-nous cibler les notifications par projet ou par centre de coûts ?
   Oui, les administrateurs peuvent définir des conditions par équipe, projet, centre de coûts, rôle et autres attributs.
    
4. Les employés seront-ils informés lorsqu’une dépense est payée ?
   Oui - les employés reçoivent une notification lorsque la dépense est marquée comme payée (bulletin de paie ou SEPA).