Factorial mantiene allineati dipendenti, responsabili dell'approvazione e team finanziari inviando notifiche nelle fasi chiave del flusso di spesa. Le notifiche vengono inviate via email e nella posta in arrivo dell'app ( 🔔 barra in alto). Se abilitata, i dipendenti ricevono anche notifiche push sui dispositivi mobili .

Notifiche standard

Per i dipendenti

I dipendenti vengono avvisati automaticamente quando:

• Viene creata una spesa con carta: push/email chiedendo di caricare la ricevuta.
• Sono richieste modifiche : la spesa viene spostata in Modifiche richieste , con il commento dell'approvatore.
• Una spesa viene rifiutata: ricevono il motivo del rifiuto e la spesa viene visualizzata come Rifiutata .
• Una spesa è approvata quando supera tutti i livelli di approvazione.
• Una spesa è contrassegnata come Pagata : conferma che il rimborso è stato completato (tramite busta paga o SEPA).

Per gli approvatori

Gli approvatori vengono avvisati quando:

• Una nuova spesa richiede l'approvazione → notifica nella posta in arrivo/e-mail.
• Un dipendente invia nuovamente una spesa dopo che sono state richieste delle modifiche.
• Una spesa ha degli avvisi (ad esempio, fuori politica o fuori budget).

Per finanza/amministrazioni

I team finanziari e gli amministratori potrebbero ricevere notifiche quando:

• Le esportazioni o i report delle spese sono completati → conferma che il file è pronto.
• Vengono generati i file di pagamento SEPA → notifica di creazione.
• Si verificano errori (ad esempio, esportazione non riuscita, dati bancari mancanti).

Notifiche personalizzate

Oltre alle notifiche di sistema standard, gli amministratori possono creare notifiche personalizzate nel pannello Impostazioni. Queste possono essere configurate per adattarsi ai flussi di lavoro della tua azienda:

• Trigger : quando deve essere inviata la notifica:
  • Un'azione manuale (ad esempio, quando viene creata una spesa).
  • In base a una data (ad esempio, promemoria di fine mese).
  • Ripetizione periodica (ad esempio, rapporto settimanale).
• Condizioni – chi dovrebbe riceverlo:
  • Per team, progetto, centro di costo, ruolo, ecc.
  • Esempio: solo il team finanziario viene avvisato quando una nuova spesa supera i 500€.
• Conseguenza : cosa succede una volta attivato:
  • Invia un'e-mail personalizzata (puoi configurare il modello e il messaggio).
  • Notifica push o nella posta in arrivo.
  • Promemoria interni per specifici approvatori o dipendenti.

Domande frequenti

1. I dipendenti possono disattivare le notifiche richieste?
   Gli utenti possono modificare le proprie preferenze personali, ma alcune notifiche di spesa potrebbero essere imposte dalle policy aziendali.
    
2. Le notifiche personalizzate sostituiscono quelle standard?
   No, le notifiche personalizzate si aggiungono (non sostituiscono) alle notifiche di sistema standard.
    
3. Possiamo indirizzare le notifiche in base al progetto o al centro di costo?
   Sì, gli amministratori possono impostare le condizioni in base al team, al progetto, al centro di costo, al ruolo e ad altri attributi.
    
4. I dipendenti saranno informati quando una spesa viene pagata?
   Sì, i dipendenti ricevono una notifica quando la spesa viene contrassegnata come Pagata (Cedolino paga o SEPA).