Factorial mantiene a colaboradores/as, aprobadores/as y equipos financieros coordinados mediante el envío de notificaciones en etapas clave del flujo de gastos. Las notificaciones se envían por correo electrónico y en la bandeja de entrada de la aplicación (barra superior 🔔). Si se activa esta opción, los empleados también reciben notificaciones push móviles.

Notificaciones estándar

Para colaboradores/as

Los/as colaboradores/as reciben una notificación automática cuando:

• Se crea un gasto con tarjeta: push/mail solicitando que carguen el recibo.
• Se solicitan cambios: el gasto se mueve a Cambios solicitados, con el comentario del aprobador.
• Se rechaza un gasto: reciben el motivo del rechazo y el gasto aparece como Rechazado.
• Un gasto se aprueba una vez que pasa todos los niveles de aprobación.
• Un gasto se marca como Pagado: confirmación de que se ha completado el reembolso (vía nómina o SEPA).

Para aprobadores/as

Los/as aprobadores/as son notificados cuando:

• Un nuevo gasto requiere aprobación → notificación en la bandeja de entrada/correo electrónico.
• Un empleado vuelve a enviar un gasto después de que se solicitaron cambios.
• Un gasto tiene alertas (por ejemplo, fuera de política o fuera de presupuesto).

Para finanzas/administración

Los equipos de finanzas y los administradores pueden recibir notificaciones cuando:

• Se completan las exportaciones o informes de gastos → confirmación de que el archivo está listo.
• Se generan archivos de pago SEPA → notificación de creación.
• Se producen errores (por ejemplo, exportación fallida, falta de datos bancarios).

Notificaciones personalizadas

Además de las notificaciones estándar del sistema, los administradores pueden crear notificaciones personalizadas en el panel de Configuración. Estas se pueden configurar para adaptarse a los flujos de trabajo de su empresa:

• Disparador: cuándo debe enviarse la notificación:
  • Una acción manual (por ejemplo, cuando se crea un gasto).
  • Basado en una fecha (por ejemplo, recordatorios de fin de mes).
  • Repetición periódica (por ejemplo, informe semanal).
• Condiciones: quién debe recibirlo:
  • Por equipo, proyecto, centro de coste, rol, etc.
  • Ejemplo: solo se notifica al equipo de Finanzas cuando un nuevo gasto supera los 500€.
• Consecuencia: qué sucede una vez que se activa:
  • Envía un correo electrónico personalizado (puedes configurar la plantilla y el mensaje).
  • Notificación push o de bandeja de entrada.
  • Recordatorios internos para aprobadores o empleados específicos.

Preguntas frecuentes

1. ¿Pueden los/as colaboradores/as desactivar las notificaciones obligatorias?
   Los usuarios pueden ajustar sus preferencias personales, pero algunas notificaciones de gastos pueden estar exigidas por la política de la empresa.
    
2. ¿Las notificaciones personalizadas reemplazan a las estándar?
   No. Las notificaciones personalizadas se suman a las notificaciones del sistema estándar (no las reemplazan).
    
3. ¿Podemos orientar las notificaciones por proyecto o centro de coste?
   Sí, los administradores pueden establecer condiciones por equipo, proyecto, centro de costos, rol y otros atributos.
    
4. ¿Se notificará a los/as colaboradores/as cuando se pague un gasto?
   Sí, los/as colaboradores/as reciben una notificación cuando el gasto se marca como pagado (recibo de pago o SEPA).