Pausen hinzufügen

Sie haben zwei Möglichkeiten, Pausen hinzuzufügen:

1. Pausen in Zeitkategorien hinzufügen

1. Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Einstellungen → Zeit    
2. Klicken Sie auf Zeitkategorien    
3. Scrollen Sie nach unten bis zu Pausentypen    
4. Klicken Sie auf „Neuen Pausentyp“    
5. Ein Pop-up-Fenster wird angezeigt:        
   1. Schreiben Sie den Namen der Pause auf, die Sie erstellen            
   2. Wählen Sie den Typ: Bezahlte Pause oder Unbezahlte Pause            
6. Klicken Sie auf Speichern    

2. Pausen in automatischen Pausen hinzufügen

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Zeiterfassung    
2. Wählen Sie die Zeiterfassungrichtlinie, in der Sie Pausen hinzufügen möchten    
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Pause und scrollen Sie nach unten zum Abschnitt automatische Pause    
4. Sie können direkt in diesem Abschnitt eine neue Pause erstellen, indem Sie auf Neue Pause klicken (verfügbar für Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen)    
5. Beim Erstellen einer Pause geben Sie an:        
   1. Name und Beschreibung            
   2. Ob die Pause bezahlt oder unbezahlt ist            
6. Speichern Sie die Pause     
7. Wenden Sie sie auf die entsprechende Regel an    

3. Pausen zu Schichten hinzufügen

Wenn Sie einer bestehenden Schicht eine Pause hinzufügen möchten:

1. Wählen Sie die Schicht aus, der Sie Pausen hinzufügen möchten    
2. Klicken Sie oben rechts auf "Schichten bearbeiten"    
3. Im Abschnitt "Schicht" klicken Sie auf "Pausen hinzufügen"    
4. Wählen Sie die zuvor erstellte Pause aus    
5. Wählen Sie zwischen:        
   1. Flexibel            
   2. Halb-flexibel: Pausen mit einer Dauer            
   3. Fest: Pausen mit einer bestimmten Start- und Endzeit            
6. Klicken Sie zum Speichern auf Schicht bearbeiten    

Manuelle Pausen in der Zeiterfassung aktivieren

1. Gehen Sie zu Einstellungen    
2. Scrollen Sie nach unten bis zu Zeit    
3. Wählen Sie Zeiterfassung    
4. Wählen Sie die Richtlinie, der Sie Pausen hinzufügen möchten    
5. Klicken Sie auf den Abschnitt Pausen    
6. Aktivieren Sie die Pausen    

Alle von Ihnen erstellten Pausen werden hier angezeigt, aktivieren Sie die gewünschten

Benachrichtigungen und Erinnerungen für manuelle Pausen aktivieren

In Factorial können automatische Pausenerinnerungen basierend auf der Arbeitszeit eingerichtet werden.

Wenn die Option Pausenbenachrichtigungen während der Arbeitszeit aktiviert ist, erhalten Mitarbeitende eine Erinnerung daran, eine Pause einzulegen, nachdem sie eine bestimmte Zeit gearbeitet haben. Wird die Pause übersprungen oder ist zu kurz, erscheint eine Benachrichtigung beim Ausstempeln.

Konfiguration

Minimale Pausenzeit

Festlegen, wie kurz eine Pause sein darf, um als gültig gezählt zu werden.

• Bei 0h 0min zählen alle Pausen – unabhängig von der Dauer.
• Beispiel: Wenn 0h 15min eingestellt wird, zählen nur Pausen ab 15 Minuten.

Arbeitszeit ➝ Pausenregelung

1. Festlegen, wann und wie lange Pausen gemacht werden sollen:
   • Beispiel: „Nach 2 Stunden Arbeit eine 15-minütige Pause machen“
   • Es können bis zu drei Regeln hinzugefügt werden (z. B. nach 2h, nach 4h)
   • Um die Funktion zu deaktivieren, beide Werte auf 0h 0min lassen
2. Auf Änderungen speichern klicken, um die Einstellungen zu übernehmen

Automatische Pausen in der Zeiterfassung aktivieren

1. Zu Einstellungen gehen
2. Nach unten scrollen bis Zeit
3. Zeiterfassung auswählen
4. Die Richtlinie auswählen, zu der automatische Pausen hinzugefügt werden sollen
5. Auf den Abschnitt Pausen klicken
6. Automatische Pausen aktivieren

Arten von automatischen Pausen

Mit automatischen Pausen fügt Factorial Pausen automatisch in die Arbeitszeittabellen der Mitarbeitenden ein, basierend auf vordefinierten Regeln. Das sorgt für Konsistenz und Einhaltung ohne manuelle Eingaben.

Startoptionen für automatische Pausen

Es kann ausgewählt werden, wie automatische Pausen ausgelöst werden:

• Nach einer bestimmten Arbeitszeit: Pausen werden automatisch hinzugefügt, basierend auf der Zeit seit dem Einstechen – nicht basierend auf einer Uhrzeit.
  Bis zu drei Pausenregeln dieses Typs können pro Richtlinie erstellt werden. Jede Regel beinhaltet:
  • Pausentyp: Einen vordefinierten Pausentyp auswählen (z. B. Mittagspause, Erholung)
  • Nach dem Einstechen: Angeben, wie lange nach dem Einstechen die Pause starten soll (z. B. 2h 0min)
  • Dauer der Pause: Festlegen, wie lange die Pause dauern soll (z. B. 15 Minuten)

• Zu einem geplanten Zeitpunkt: Pausen werden automatisch zu den im Schicht- oder Arbeitsplan definierten Zeiten hinzugefügt. Dies gilt nur für feste Pausen mit definiertem Start- und Endzeitpunkt.

Benachrichtigungen und Speichern

Optional können Mitarbeitende über Änderungen an den Pausenregeln informiert werden, indem das Benachrichtigungsfeld aktiviert wird.
Auf Änderungen speichern klicken, um die Konfiguration zu übernehmen.

Pausentypen archivieren

1. Klicken Sie auf die drei Punkte neben dem ausgewählten Pausentyp und wählen Sie "Archivieren".    
2. Klicken Sie auf "Archivieren", sobald Sie sicher sind, da diese Aktion irreversibel ist.    

Wie man eine Pause vom Desktop aus registriert

Vom Einstempeln-Widget aus

1. Von Ihrem Dashboard aus    
2. Gehen Sie zum Abschnitt Einstempeln    
3. Klicken Sie auf Pause    
4. Wählen Sie zwischen den Pausentypen, die Sie zuvor erstellt haben. Zum Beispiel: Kaffeepause    
5. Sobald Ihre Pause beendet ist, klicken Sie auf Zurück zur Arbeit    

Vom Einstempeln aus

1. Gehen Sie in Ihrem Seitenleistenmenü zu Einstempeln    
2. Wählen Sie den Tag, an dem Sie die Pause registrieren möchten    
3. Klicken Sie auf + Hinzufügen    
4. Wählen Sie Pause    
5. Geben Sie die Uhrzeit und den Pausentyp ein    
6. Klicken Sie auf Übernehmen    

Jede registrierte Pause wird auf dem Arbeitszeitnachweis visuell durch farbige Tags gekennzeichnet:        

• Bezahlte Pausen werden mit einem limettenfarbenen Etikett angezeigt            
• Unbezahlte Pausen werden mit einem blauen Etikett angezeigt            
• Wenn Sie den Mauszeiger über ein Pausen-Tag bewegen, erscheint ein Tooltip, der anzeigt:                
  • Ob die Pause manuell oder automatisch ist            
  • Ob die Pause bezahlt oder unbezahlt ist                    

 

Pausen zum Arbeitszeitnachweis eines Mitarbeitenden hinzufügen

1. Gehen Sie in Ihrem Seitenleistenmenü zu Zeiterfassung    
2. Wählen Sie einen Mitarbeitenden aus    
3. Wählen Sie ein Datum und klicken Sie auf + Hinzufügen    
4. Füllen Sie die Schichtinformationen aus und fügen Sie eine Pause hinzu    
5. Klicken Sie auf Übernehmen    

Verfolgen Sie die effektive Arbeitszeit Ihrer Mitarbeitende

Durch die Nutzung von Pausen in der Zeiterfassung können Sie die produktiven Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitende verfolgen und die genommenen Pausen überwachen.        

 

Jede registrierte Pause wird auf dem Arbeitszeitnachweis visuell durch farbige Tags gekennzeichnet:        

• Bezahlte Pausen werden mit einem limettenfarbenen Etikett angezeigt            
• Unbezahlte Pausen werden mit einem blauen Etikett angezeigt            
• Wenn Sie den Mauszeiger über ein Pausen-Tag bewegen, erscheint ein Tooltip, der anzeigt:                
  • Ob die Pause manuell oder automatisch ist            
  • Ob die Pause bezahlt oder unbezahlt ist                    

 

Wie man eine Pause von Ihrer mobilen App aus registriert

1. Vom Abschnitt Einstempeln aus    
2. Klicken Sie auf Pause    
3. Wählen Sie zwischen den Pausentypen, die Sie zuvor erstellt haben. Zum Beispiel: Kaffeepause    
4. Sobald Ihre Pause beendet ist, wischen Sie, um zur Arbeit zurückzukehren