Assurez-vous que vos employé.e.s prennent les pauses requises par la loi tout en veillant à ce qu'ils ne prennent pas de pauses excessivement longues. La conformité aux lois du travail et le maintien de la productivité sont des priorités absolues.
Comment ajouter des pauses
Vous avez deux options pour ajouter des pauses
1. Ajouter des pauses dans les catégories de temps
- Dans votre barre latérale, allez à Paramètres → Temps
- Cliquez sur Catégories de temps
- Faites défiler vers le bas jusqu'à Types de pause
- Cliquez sur Nouveau type de pause
- Une fenêtre contextuelle apparaîtra :
- Notez le nom de la pause que vous créez
- Choisissez le type : Pause payée ou Pause non payée
- Cliquez sur Enregistrer
Les types de pause ne peuvent pas être supprimés, ils ne peuvent être que archivés. Cela est irréversible et son nom ne peut pas être réutilisé pour de nouveaux types de pause.
2. Ajouter des pauses dans les pauses automatiques
- Allez à Paramètres → Suivi du temps
- Sélectionnez la politique de suivi du temps où vous souhaitez ajouter des pauses
- Cliquez sur l'onglet Pause et faites défiler vers le bas jusqu'à la section Pause automatique
- Vous pouvez créer une nouvelle pause directement depuis cette section en cliquant sur Nouvelle pause (disponible pour les utilisateur.trice.s ayant les autorisations appropriées)
- Lors de la création d'une pause, spécifiez :
- Nom et description
- Si la pause est Payée ou Non payée
- Enregistrez la pause
- Appliquez-la à la règle correspondante
Pour pouvoir voir ce bouton, la permission Créer et archiver des pauses doit être activée.
3. Ajouter des pauses aux shifts
Ajoutez plusieurs pauses aux shifts en indiquant si elles sont payées ou non.
Si vous souhaitez ajouter une pause à un shift existant :
- Cliquez sur le shift auquel vous souhaitez ajouter des pauses
- Cliquez sur Modifier
- Dans la barre latérale Modifier le shift, cliquez sur Ajouter des pauses
- Sélectionnez la pause que vous avez précédemment créée
- Choisissez entre :
- Flexible
- Semi-flexible : pauses avec une durée
- Fixe : pauses avec une heure de début et de fin spécifiques
- Sélectionnez la durée
- Cliquez sur Modifier le shift pour enregistrer
4. Ajouter une pause à un emploi du temps fixe
- Dans votre barre latérale, allez à Paramètres → Horaires de travail
- Sélectionnez un emploi du temps fixe ou créez-en un nouveau
- Ajoutez la pause
- Cliquez sur Enregistrer
Sur la première ligne, listez toutes les heures de travail que l'employé.e doit compléter, et sur la deuxième ligne, spécifiez la durée de la pause
Activer les pauses manuelles
- Allez à Paramètres
- Faites défiler vers le bas jusqu'à Temps
- Sélectionnez Suivi du temps
- Choisissez la politique à laquelle vous souhaitez ajouter des pauses manuelles
- Cliquez sur la section Pauses
- Activez les pauses
Toutes les pauses que vous avez créées apparaîtront ici, activez celles que vous souhaitez
Activer les pauses automatiques
- Allez à Paramètres
- Faites défiler vers le bas jusqu'à Temps
- Sélectionnez Suivi du temps
- Choisissez la politique où vous souhaitez ajouter des pauses manuelles
- Cliquez sur la section Pauses
- Activez les Pauses automatiques
Types de pauses automatiques
Avec les pauses automatiques, Factorial ajoute des pauses aux feuilles de temps des employé.e.s en fonction de règles prédéfinies. Cela garantit la cohérence et la conformité sans exiger que les employé.e.s enregistrent les pauses manuellement.
Les pauses automatiques sont considérées comme du temps de travail uniquement si elles sont planifiées.
Options de début de pause
Vous pouvez choisir comment les pauses automatiques doivent être déclenchées :
-
Après un certain nombre d'heures : Les pauses sont automatiquement ajoutées en fonction du temps écoulé depuis que l'employé.e a pointé — pas en fonction d'une heure spécifique de la journée. Chaque règle inclut :
- Type de pause : Sélectionnez un type de pause prédéfini (par exemple, déjeuner, repos).
- Après le pointage : Définissez combien de temps après le pointage la pause doit être déclenchée (par exemple, 2h 0min).
- Durée de la pause : Définissez combien de temps la pause doit durer (par exemple, 15 minutes).
Vous pouvez créer jusqu'à cinq règles de pause de ce type par politique.
- À une heure planifiée : Les pauses sont automatiquement ajoutées aux heures spécifiques définies dans le shift ou l'emploi du temps de l'employé.e. Cela ne s'applique qu'aux pauses fixes avec une heure de début et de fin définies.
Notifications et enregistrement
Vous pouvez choisir de notifier les employé.e.s de tout changement apporté aux règles de pause automatiques en cochant la case de notification.
Assurez-vous de cliquer sur Enregistrer pour appliquer votre configuration.
Activer les alertes, rappels et corrections automatiques des pauses
Vous pouvez configurer des rappels de pauses en fonction du temps que quelqu'un a travaillé – et corriger automatiquement les pauses manquantes ou insuffisantes pour respecter les règles de l'entreprise.
Lorsque les Alertes, rappels et corrections de pauses sont activés, les employé.e.s recevront un rappel pour prendre une pause après avoir travaillé un certain temps. S'ils sautent la pause ou en prennent une qui est trop courte, ils seront notifiés lors de la sortie. Si les corrections automatiques sont activées, leur feuille de temps sera également ajustée pour respecter les règles définies.
Comment configurer
- Durée minimale de pause
Définissez la pause la plus courte qui doit être considérée comme valide.
Si réglé à 0h 0min, toutes les pauses comptent — peu importe leur durée.
Exemple : Si vous le réglez à 0h 15min, seules les pauses de 15 minutes ou plus seront considérées.
- Temps de travail ➝ Règles de durée de pause
Définissez quand et combien de temps les pauses doivent durer. Vous pouvez ajouter jusqu'à trois règles (par exemple, après 6h, après 9h).
Exemple : Après 6 heures de travail, prenez une pause de 30 minutes.
Pour désactiver cette fonctionnalité, laissez les deux valeurs à 0h 0min.
- Corrections automatiques
Choisissez si les pauses qui ne respectent pas les règles mentionnées ci-dessus doivent être corrigées automatiquement dans la feuille de temps. Les employé.e.s verront une alerte lors de la sortie indiquant combien de minutes seront déduites pour rester conforme.
Cliquez sur Enregistrer les modifications pour appliquer vos paramètres.
Comment archiver des types de pause
- Cliquez sur l' icône à trois points à côté du type de pause sélectionné et sélectionnez Archiver
- Cliquez sur Archiver une fois que vous êtes sûr.e, car cette action est irréversible
Comment enregistrer une pause depuis le bureau
Depuis le widget de pointage
- Depuis votre Tableau de bord
- Allez à la section Pointage
- Cliquez sur Pause
- Choisissez entre les types de pause que vous avez précédemment créés.
- Par exemple : Pause café
- Une fois votre pause terminée, cliquez sur Retour au travail
Gardez à l'esprit que pour enregistrer une pause vous devez être pointé.e.
Depuis le pointage
- Depuis votre menu latéral, allez à Pointage
- Choisissez le jour où vous souhaitez enregistrer la pause
- Cliquez sur + Ajouter
- Sélectionnez Pause
- Remplissez l'heure et le Type de pause
- Cliquez sur Appliquer
Chaque pause enregistrée est visuellement identifiée sur la feuille de temps à l'aide d'étiquettes codées par couleur :
- Les pauses payées sont affichées avec une étiquette verte
- Les pauses non payées sont affichées avec une étiquette bleue
- Lorsque vous survolez une étiquette de pause, une info-bulle apparaît indiquant :
- Si la pause est Manuelle ou Automatique
- Si la pause est Payée ou Non payée
Comment enregistrer une pause depuis votre application mobile
- Depuis la section Pointage
- Cliquez sur Pauses
- Choisissez entre les types de pause que vous avez précédemment créés.
- Par exemple : Pause café
- Une fois votre pause terminée, appuyez sur Reprendre pour retourner au travail
L'employé.e recevra une alerte si la pause ne respecte pas la politique définie.