Warum das Spesenformular konfigurieren?
Durch die Anpassung der Spesenformulareinstellungen stellen Administratoren und Finanzteams sicher, dass Mitarbeiter Spesen von Anfang an mit den richtigen Daten einreichen. Dies reduziert den Aufwand, unterstützt die Compliance und sorgt für eine saubere Buchhaltung.
Mit Formularen für reguläre Ausgaben, Kilometergeld und Tagessätze, die auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sind, können Mitarbeiter Ausgaben schneller einreichen, während die Finanzabteilung von Anfang an genaue Daten erhält.
Sie können entscheiden:
- Welche Felder den Mitarbeitern angezeigt werden, wenn sie reguläre Ausgaben, Kilometergeld oder Tagesspesen einreichen.
- Welche Felder sind optional oder erforderlich ?
- Ob wichtige Felder wie Unterkategorien, Projekte oder Kostenstellen angezeigt werden.
Zugriff auf die Einstellungen des Spesenformulars
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu „Einstellungen“ und suchen Sie dann nach der Option „ Ausgabeneinstellungen “.
- Suchen Sie dort nach dem Abschnitt „Ausgabenformular“ .
- Wählen Sie den Ausgabentyp aus, den Sie konfigurieren möchten: Regulär , Kilometergeld oder Pro Tag .
- Wählen Sie für jedes Feld eine der folgenden Optionen:
- Erforderlich – Mitarbeiter können das Formular nicht absenden, ohne dieses Feld auszufüllen.
- Optional – Mitarbeiter können das Feld leer lassen.
- Versteckt – das Feld wird nicht im Formular angezeigt.
- Speichern Sie Ihre Änderungen.
Nur Administratoren oder Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen können die Formulare bearbeiten. Mitarbeiter sehen das aktualisierte Formular sofort im Abschnitt „Ausgaben“ , wenn sie neue Ausgaben erstellen.
Konfigurieren des regulären Ausgabenformulars
Unter „Ausgabenformular > Regulär“ können Sie Felder wie die folgenden aktivieren oder vorschreiben:
| Feld | Standardmäßig obligatorisch |
|---|---|
| Budget | Optional |
| Kategorie | Optional |
| Kostenstelle | Optional |
| Beschreibung | Optional |
| Dokumentieren | Obligatorisch |
| Belegwährung | Obligatorisch |
| Dokumentdatum | Obligatorisch |
| Dokumentnummer | Obligatorisch, wenn Dokument = Rechnung; Optional, wenn Dokument = Quittung |
| Gesamtbetrag des Dokuments | Obligatorisch |
| Dokumenttyp | Optional |
| Wechselkurs | Optional |
| Interne Referenz | Optional |
| Zahlungsmethode | Optional |
| Zahlungsart (erstattungsfähig oder nicht) | Obligatorisch |
| Projekt | Optional |
| Anbietername | Obligatorisch, wenn Dokument = Rechnung; Optional, wenn Dokument = Quittung |
| Anbieter-NIF | Obligatorisch, wenn Dokument = Rechnung; Optional, wenn Dokument = Quittung |
| Erstattungsfähiger Betrag | Obligatorisch |
| Erstattungsfähige Währung | Optional |
| Unterkategorie | Optional |
| Steuer (Basisbetrag, Steuerart, Steuerbetrag) | Obligatorisch, wenn Dokument = Rechnung; Optional, wenn Dokument = Quittung |
Tipp : Die OCR von Factorial extrahiert viele dieser Werte automatisch, wenn eine Quittung hochgeladen wird.
Konfigurieren des Kilometergeldformulars
Im Spesenformular > Kilometergeld können Sie Folgendes verwalten:
| Feld | Standardmäßig obligatorisch |
|---|---|
| Budget | Optional |
| Kostenstelle | Optional |
| Währung | Obligatorisch |
| Datum | Obligatorisch |
| Beschreibung | Optional |
| Dokumentieren | Optional |
| Interne Referenz | Optional |
| Maßeinheit | Obligatorisch |
| Kilometersatz | Obligatorisch |
| Herkunft | Optional |
| Projekt | Optional |
| Erstattungsfähiger Betrag | Obligatorisch |
| Unterkategorie | Optional |
| Gesamtdistanz | Obligatorisch |
Konfigurieren des Spesenformulars für die Tagegelder
Im Spesenformular > Tagespauschale können Sie die folgenden Felder definieren:
| Feld | Standardmäßig obligatorisch |
|---|---|
| Budget | Optional |
| Beschreibung | Optional |
| Ziel | Optional |
| Dokumentieren | Optional |
| Enddatum | Obligatorisch |
| Interne Referenz | Optional |
| Herkunft | Optional |
| Tagessatz | Obligatorisch |
| Projekt | Optional |
| Startdatum | Obligatorisch |
| Unterkategorie | Optional |
Unterkategorien hinzufügen
Sie können Unterkategorien hinzufügen, um die Kategorien detaillierter zu gestalten:
- Öffnen Sie das entsprechende Spesenformular (Regulär, Kilometergeld oder Tagespauschale).
- Blättern Sie zu den Unterkategorien .
- Wählen Sie eine übergeordnete Kategorie aus und klicken Sie dann auf Option hinzufügen .
Kostenstellen und Projekte anzeigen
- Aktivieren Sie das Feld „Kostenstelle“ , wenn die Mitarbeiter ihre Ausgaben nach Kostenstelle kennzeichnen sollen.
- Aktivieren Sie das Feld „Projekt“ , um Ausgaben mit bestimmten Projekten zu verknüpfen und die Budgetauslastung zu verfolgen.
OCR- und Auto-Fill-Verhalten
Wenn Mitarbeiter eine Quittung hochladen (Normal/Kilometerstand):
- OCR extrahiert Werte wie Datum, Händler, Gesamtbetrag und Steuern .
- Diese sind im Formular bereits ausgefüllt.
- Mitarbeiter können vor dem Absenden prüfen und Anpassungen vornehmen.
Für Tagespauschalen ist OCR nicht relevant , da normalerweise keine Quittungen erforderlich sind. Sie können Ihren Mitarbeitern jedoch trotzdem erlauben, bei Bedarf Dokumente anzuhängen.
Bewährte Methoden
- Beginnen Sie einfach : Aktivieren Sie nur die Felder, die Sie wirklich benötigen.
- Geben Sie nur das Nötigste an : z. B. Lieferant, Betrag, Quittung für reguläre Beträge, Datum und Satz für Tagessätze.
- Spiegeln Sie Ihre Buchhaltungsanforderungen wider : Wenn Sie die Mehrwertsteuer zurückfordern, machen Sie Steuerfelder zu Pflichtfeldern.
- Bedenken Sie die Mitarbeiter : Zu viele Pflichtfelder verlangsamen die Übermittlung und führen zu Fehlern.
- Regelmäßige Überprüfung : Die Anforderungen des Unternehmens entwickeln sich weiter. Überprüfen Sie Ihre Formulareinstellungen jedes Quartal, um die Übereinstimmung sicherzustellen.
Häufig gestellte Fragen
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Gelten diese Einstellungen auch für Mobilgeräte?
Ja, Mitarbeiter sehen im Web und auf dem Handy dieselben Formularfelder.
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Können verschiedene Teams unterschiedliche Formulare sehen?
Nein, das Formular ist global. Verwenden Sie Richtlinien und Genehmigungsabläufe für teamspezifische Regeln.
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Können wir die Tagespauschale verbergen, wenn wir sie nicht nutzen?
Ja, Sie können die Aktivierung des Per-Diem-Formulars in den Einstellungen einfach vermeiden.
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