Pourquoi configurer le formulaire de dépenses ?
En ajustant les paramètres du formulaire de dépenses , les administrateurs et les équipes financières s'assurent que les employés soumettent leurs dépenses avec les données correctes dès le départ. Cela réduit les allers-retours, favorise la conformité et maintient une comptabilité claire.
Grâce aux formulaires réguliers, kilométriques et journaliers adaptés aux besoins de votre entreprise, les employés peuvent soumettre leurs dépenses plus rapidement tandis que le service financier obtient des données précises dès le départ.
Vous pouvez décider :
- Quels champs les employés voient lorsqu'ils soumettent des dépenses régulières, kilométriques ou journalières.
- Quels champs sont facultatifs ou obligatoires .
- Si des champs importants tels que des sous-catégories, des projets ou des centres de coûts sont affichés.
Accéder aux paramètres du formulaire de dépenses
- Dans votre barre latérale, accédez à Paramètres , puis recherchez l’option Paramètres des dépenses .
- Une fois à l'intérieur, recherchez la section Formulaire de dépenses .
- Choisissez le type de dépense que vous souhaitez configurer : Régulier , Kilométrage ou Per Diem .
- Pour chaque champ, choisissez l’une des options suivantes :
- Obligatoire - les employés ne peuvent pas soumettre le formulaire sans remplir ce champ.
- Facultatif - les employés peuvent laisser le champ vide.
- Masqué - le champ n'apparaît pas sur le formulaire.
- Enregistrez vos modifications.
Seuls les administrateurs ou les utilisateurs disposant des autorisations appropriées peuvent modifier les formulaires. Les employés verront immédiatement le formulaire mis à jour dans la section « Dépenses » lors de la création de nouvelles dépenses.
Configuration du formulaire de dépenses régulières
Dans Formulaire de dépenses > Régulier , vous pouvez activer ou exiger des champs tels que :
| Champ | Obligatoire par défaut |
|---|---|
| Budget | Facultatif |
| Catégorie | Facultatif |
| Centre de coûts | Facultatif |
| Description | Facultatif |
| Document | Obligatoire |
| Devise du document | Obligatoire |
| Date du document | Obligatoire |
| Numéro de document | Obligatoire si Document = Facture ; Facultatif si Document = Reçu |
| Montant total du document | Obligatoire |
| Type de document | Facultatif |
| Taux de change | Facultatif |
| Référence interne | Facultatif |
| Mode de paiement | Facultatif |
| Type de paiement (remboursable ou non) | Obligatoire |
| Projet | Facultatif |
| Nom du fournisseur | Obligatoire si Document = Facture ; Facultatif si Document = Reçu |
| Fournisseur NIF | Obligatoire si Document = Facture ; Facultatif si Document = Reçu |
| Montant remboursable | Obligatoire |
| Monnaie remboursable | Facultatif |
| Sous-catégorie | Facultatif |
| Taxe (montant de base, type de taxe, montant de la taxe) | Obligatoire si Document = Facture ; Facultatif si Document = Reçu |
Astuce : l'OCR de Factorial extrait automatiquement un grand nombre de ces valeurs lorsqu'un reçu est téléchargé.
Configuration du formulaire de frais de kilométrage
Dans Formulaire de dépenses > Kilométrage , vous pouvez gérer :
| Champ | Obligatoire par défaut |
|---|---|
| Budget | Facultatif |
| Centre de coûts | Facultatif |
| Devise | Obligatoire |
| Date | Obligatoire |
| Description | Facultatif |
| Document | Facultatif |
| Référence interne | Facultatif |
| Unité de mesure | Obligatoire |
| Taux de kilométrage | Obligatoire |
| Origine | Facultatif |
| Projet | Facultatif |
| Montant remboursable | Obligatoire |
| Sous-catégorie | Facultatif |
| Distance totale | Obligatoire |
Configuration du formulaire de dépenses par jour
Dans le formulaire Dépenses > Per Diem , vous pouvez définir les champs suivants :
| Champ | Obligatoire par défaut |
|---|---|
| Budget | Facultatif |
| Description | Facultatif |
| Destination | Facultatif |
| Document | Facultatif |
| Date de fin | Obligatoire |
| Référence interne | Facultatif |
| Origine | Facultatif |
| Taux journalier | Obligatoire |
| Projet | Facultatif |
| Date de début | Obligatoire |
| Sous-catégorie | Facultatif |
Ajout de sous-catégories
Vous pouvez ajouter des sous-catégories pour rendre les catégories plus détaillées :
- Ouvrez le formulaire de dépenses concerné (régulier, kilométrage ou indemnité journalière).
- Faites défiler jusqu'à Sous-catégories .
- Choisissez une catégorie parente, puis cliquez sur l’option Ajouter .
Affichage des centres de coûts et des projets
- Activez le champ Centre de coûts si vous souhaitez que les employés étiquettent leurs dépenses par centre de coûts.
- Activez le champ Projet pour lier les dépenses à des projets spécifiques et suivre l'utilisation du budget.
Comportement de l'OCR et du remplissage automatique
Lorsque les employés téléchargent un reçu (régulier/kilométrage) :
- OCR extrait des valeurs telles que la date, le commerçant, le total et les taxes .
- Ceux-ci sont pré-remplis dans le formulaire.
- Les employés peuvent réviser et ajuster avant de soumettre.
Pour les indemnités journalières, l'OCR n'est pas pertinent car aucun reçu n'est généralement requis, mais vous pouvez toujours autoriser les employés à joindre des documents si nécessaire.
Meilleures pratiques
- Commencez simplement : activez uniquement les champs dont vous avez réellement besoin.
- N'indiquez que ce qui est essentiel : par exemple, le fournisseur, le montant, le reçu pour les indemnités régulières ; les dates et le tarif pour les indemnités journalières.
- Reflétez vos besoins comptables : si vous récupérez la TVA, rendez les champs fiscaux obligatoires.
- Gardez à l’esprit les employés : trop de champs obligatoires ralentissent les soumissions et entraînent des erreurs.
- Révisez périodiquement : les besoins de l'entreprise évoluent - revoyez les paramètres de votre formulaire tous les trimestres pour garantir l'alignement.
FAQ
-
Ces paramètres s’appliquent-ils également sur mobile ?
Oui, les employés voient les mêmes champs de formulaire sur le Web et sur mobile.
-
Différentes équipes peuvent-elles voir des formes différentes ?
Non, le formulaire est global. Utilisez les politiques et les processus d'approbation pour les règles spécifiques à chaque équipe.
-
Pouvons-nous masquer le Per Diem si nous ne l'utilisons pas ?
Oui, vous pouvez simplement éviter d’activer le formulaire Per Diem dans les paramètres.
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