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Configura i moduli delle spese (regolari, giornaliere e chilometriche)

Scopri come impostare e personalizzare sia i moduli per le spese ordinarie che quelli per le indennità giornaliere per semplificare il processo di rendicontazione delle spese.

Perché configurare il modulo spese?

Modificando le impostazioni del modulo Spese , gli amministratori e i team finanziari garantiscono che i dipendenti inviino le spese con i dati corretti fin dall'inizio. Questo riduce i tempi di attesa, favorisce la conformità e mantiene la contabilità pulita.

Grazie ai moduli Regular, Mileage e Per Diem personalizzati in base alle esigenze della tua azienda, i dipendenti possono inviare le spese più velocemente, mentre il reparto finanziario ottiene dati accurati fin dall'inizio.

Puoi decidere:

  • Quali campi vengono visualizzati dai dipendenti quando inviano spese regolari, chilometriche o giornaliere.
  • Quali campi sono facoltativi o obbligatori .
  • Se vengono visualizzati campi importanti come sottocategorie, progetti o centri di costo.
 

Accesso alle impostazioni del modulo spese

  1. Nella barra laterale, vai su Impostazioni e poi cerca l'opzione Impostazioni spese .
  2. Una volta dentro, cerca la sezione del modulo Spese .
  3. Seleziona il tipo di spesa che desideri configurare: Regolare , Chilometraggio o Giornaliera .
  4. Per ogni campo, scegli una delle seguenti opzioni:
    • Obbligatorio : i dipendenti non possono inviare il modulo senza compilare questo campo.
    • Facoltativo : i dipendenti possono lasciare il campo vuoto.
    • Nascosto : il campo non viene visualizzato nel modulo.
  5. Salva le modifiche.

Solo gli amministratori o gli utenti con le autorizzazioni appropriate possono modificare i moduli. I dipendenti vedranno immediatamente il modulo aggiornato nella sezione Spese quando creano nuove spese.

 

 


Configurazione del modulo Spese regolari

Nel modulo Spese > Regolare , puoi abilitare o richiedere campi quali:

Campo Obbligatorio per impostazione predefinita
Bilancio Opzionale
Categoria Opzionale
Centro di costo Opzionale
Descrizione Opzionale
Documento Obbligatorio
Valuta del documento Obbligatorio
Data del documento Obbligatorio
Numero del documento Obbligatorio se Documento = Fattura; Facoltativo se Documento = Ricevuta
Importo totale del documento Obbligatorio
Tipo di documento Opzionale
Tasso di cambio Opzionale
Riferimento interno Opzionale
Metodo di pagamento Opzionale
Tipo di pagamento (rimborsabile o meno) Obbligatorio
Progetto Opzionale
Nome del fornitore Obbligatorio se Documento = Fattura; Facoltativo se Documento = Ricevuta
Fornitore NIF Obbligatorio se Documento = Fattura; Facoltativo se Documento = Ricevuta
Importo rimborsabile Obbligatorio
Valuta rimborsabile Opzionale
Sottocategoria Opzionale
Imposta (importo base, tipo di imposta, importo dell'imposta) Obbligatorio se Documento = Fattura; Facoltativo se Documento = Ricevuta

Suggerimento : l'OCR di Factorial estrae automaticamente molti di questi valori quando viene caricata una ricevuta.

 

 


Configurazione del modulo Spese chilometriche

Nel modulo Spese > Chilometraggio , puoi gestire:

Campo Obbligatorio per impostazione predefinita
Bilancio Opzionale
Centro di costo Opzionale
Valuta Obbligatorio
Data Obbligatorio
Descrizione Opzionale
Documento Opzionale
Riferimento interno Opzionale
Unità di misura Obbligatorio
tariffa chilometrica Obbligatorio
Origine Opzionale
Progetto Opzionale
Importo rimborsabile Obbligatorio
Sottocategoria Opzionale
Distanza totale Obbligatorio

 

Configurazione del modulo di spesa Per Diem

Nel modulo Spese > Per Diem , è possibile definire i seguenti campi:

Campo Obbligatorio per impostazione predefinita
Bilancio Opzionale
Descrizione Opzionale
Destinazione Opzionale
Documento Opzionale
Data di fine Obbligatorio
Riferimento interno Opzionale
Origine Opzionale
Tariffa giornaliera Obbligatorio
Progetto Opzionale
Data di inizio Obbligatorio
Sottocategoria Opzionale

Aggiunta di sottocategorie

È possibile aggiungere sottocategorie per rendere le categorie più dettagliate:

  1. Aprire il modulo di spesa pertinente (Regolare, Chilometraggio o Diaria).
  2. Scorrere fino a Sottocategorie .
  3. Scegli una categoria padre, quindi fai clic su Aggiungi opzione .

Visualizzazione dei centri di costo e dei progetti

  • Abilita il campo Centro di costo se vuoi che i dipendenti contrassegnino le loro spese in base al centro di costo.
  • Attiva il campo Progetto per collegare le spese a progetti specifici e monitorare l'utilizzo del budget.

Comportamento OCR e riempimento automatico

Quando i dipendenti caricano una ricevuta (Regolare/Chilometraggio):

  • L'OCR estrae valori quali data, commerciante, totale e tasse .
  • Questi sono precompilati nel modulo.
  • I dipendenti possono rivedere e apportare modifiche prima dell'invio.

Per le indennità giornaliere, l'OCR non è rilevante poiché solitamente non sono richieste ricevute, ma è comunque possibile consentire ai dipendenti di allegare documenti se necessario.

 

Buone pratiche

  • Inizia in modo semplice : abilita solo i campi di cui hai realmente bisogno.
  • Rendi obbligatorio solo ciò che è essenziale : ad esempio fornitore, importo, ricevuta per la tariffa regolare; date e tariffa per la tariffa giornaliera.
  • Rispecchia le tue esigenze contabili : se desideri richiedere il rimborso dell'IVA, rendi obbligatori i campi relativi alle imposte.
  • Tieni presente che i dipendenti devono tenere presente che troppi campi obbligatori rallentano l'invio dei dati e causano errori.
  • Revisione periodica : le esigenze aziendali evolvono: rivedi le impostazioni del modulo ogni trimestre per garantirne l'allineamento.
 

Domande frequenti

  1. Queste impostazioni valgono anche per i dispositivi mobili?
    Sì, i dipendenti vedono gli stessi campi del modulo sia sul Web che sui dispositivi mobili.
     
  2. Squadre diverse possono vedere forme diverse?
    No, il modulo è globale. Utilizza policy e flussi di approvazione per regole specifiche del team.
     
  3. Possiamo nascondere la diaria se non la utilizziamo?
    Sì, puoi semplicemente evitare di abilitare il modulo Per Diem nelle impostazioni.

 

 

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