Per què configurar el formulari de despeses?
Ajustant la configuració del formulari de despeses , els administradors i els equips financers s'asseguren que els empleats presentin les despeses amb les dades correctes des del principi. Això redueix les anades i vingudes, afavoreix el compliment normatiu i manté la comptabilitat neta.
Amb formularis regulars, de quilometratge i per dia adaptats a les necessitats de la vostra empresa, els empleats poden presentar despeses més ràpidament, mentre que el departament de finances obté dades precises des del principi.
Pots decidir:
- Quins camps veuen els empleats quan envien despeses regulars, de quilometratge o per dia.
- Quins camps són opcionals o obligatoris .
- Si es mostren camps importants com ara subcategories, projectes o centres de cost.
Accés a la configuració del formulari de despeses
- A la barra lateral, aneu a Configuració i, a continuació, cerqueu l'opció de configuració de despeses .
- Un cop a dins, busqueu la secció del formulari Despeses .
- Trieu el tipus de despesa que voleu configurar: Regular , Quilometratge o Dietes .
- Per a cada camp, trieu una de les opcions següents:
- Obligatori : els empleats no poden enviar el formulari sense omplir aquest camp.
- Opcional : els empleats poden deixar el camp buit.
- Ocult : el camp no apareix al formulari.
- Desa els canvis.
Només els administradors o els usuaris amb els permisos adequats poden editar els formularis. Els empleats veuran immediatament el formulari actualitzat a la secció Despeses quan creïn noves despeses.
Configuració del formulari de despeses regulars
Al formulari Despesa > Regular , podeu habilitar o exigir camps com ara:
| Camp | Obligatori per defecte |
|---|---|
| Pressupost | Opcional |
| Categoria | Opcional |
| Centre de cost | Opcional |
| Descripció | Opcional |
| Document | Obligatori |
| Moneda del document | Obligatori |
| Data del document | Obligatori |
| Número de document | Obligatori si Document = Factura; Opcional si Document = Rebut |
| Import total del document | Obligatori |
| Tipus de document | Opcional |
| tipus de canvi | Opcional |
| Referència interna | Opcional |
| Mètode de pagament | Opcional |
| Tipus de pagament (reemborsable o no) | Obligatori |
| Projecte | Opcional |
| Nom del proveïdor | Obligatori si Document = Factura; Opcional si Document = Rebut |
| NIF del proveïdor | Obligatori si Document = Factura; Opcional si Document = Rebut |
| Import reemborsable | Obligatori |
| moneda reemborsable | Opcional |
| Subcategoria | Opcional |
| Impost (import base, tipus d'impost, import d'impost) | Obligatori si Document = Factura; Opcional si Document = Rebut |
Consell : l'OCR de Factorial extreu automàticament molts d'aquests valors quan es carrega un rebut.
Configuració del formulari de despeses de quilometratge
Al formulari Despeses > Quilometratge , podeu gestionar:
| Camp | Obligatori per defecte |
|---|---|
| Pressupost | Opcional |
| Centre de cost | Opcional |
| moneda | Obligatori |
| Data | Obligatori |
| Descripció | Opcional |
| Document | Opcional |
| Referència interna | Opcional |
| Unitat de mesura | Obligatori |
| quilometratge | Obligatori |
| Origen | Opcional |
| Projecte | Opcional |
| Import reemborsable | Obligatori |
| Subcategoria | Opcional |
| Distància total | Obligatori |
Configuració del formulari de despeses per dietes
Al formulari Despeses > Dietes , podeu definir els camps següents:
| Camp | Obligatori per defecte |
|---|---|
| Pressupost | Opcional |
| Descripció | Opcional |
| Destinació | Opcional |
| Document | Opcional |
| Data de finalització | Obligatori |
| Referència interna | Opcional |
| Origen | Opcional |
| Tarifa per dia | Obligatori |
| Projecte | Opcional |
| Data d'inici | Obligatori |
| Subcategoria | Opcional |
Afegir subcategories
Podeu afegir subcategories per fer que les categories siguin més detallades:
- Obriu el formulari de despeses pertinent (Normal, Quilometratge o Dietes).
- Desplaceu-vos fins a Subcategories .
- Trieu una categoria principal i feu clic a Afegeix una opció .
Mostrant centres de cost i projectes
- Activeu el camp Centre de cost si voleu que els empleats etiquetin les seves despeses per centre de cost.
- Activeu el camp Projecte per vincular despeses a projectes específics i fer un seguiment de l'ús del pressupost.
Comportament d'OCR i d'emplenament automàtic
Quan els empleats carreguen un rebut (Normal/Quilometratge):
- L'OCR extreu valors com la data, el comerciant, el total i els impostos .
- Aquests estan preomplerts al formulari.
- Els empleats poden revisar i ajustar abans d'enviar.
Per a les dietes, l'OCR no és rellevant, ja que normalment no es requereixen rebuts, però encara podeu permetre que els empleats adjuntin documents si cal.
Bones pràctiques
- Comença de manera senzilla : només activa els camps que realment necessitis.
- Només cal fer obligatori allò que sigui essencial : per exemple, proveïdor, import, rebut per a les tarifes regulars; dates i tarifa per a les dietes.
- Reflecteix les teves necessitats comptables : si reclames l'IVA, fes que els camps fiscals siguin obligatoris.
- Tingueu en compte els empleats : massa camps obligatoris alenteixen els enviaments i provoquen errors.
- Revisió periòdica : les necessitats de l'empresa evolucionen; reviseu la configuració del formulari cada trimestre per garantir l'alineació.
Preguntes freqüents
-
Aquesta configuració també s'aplica al mòbil?
Sí, els empleats veuen els mateixos camps de formulari tant al web com al mòbil.
-
Poden els diferents equips veure formes diferents?
No, el formulari és global. Utilitzeu polítiques i fluxos d'aprovació per a les regles específiques de l'equip.
-
Podem amagar les dietes si no les fem servir?
Sí, podeu simplement evitar activar el formulari Per Diem a la configuració.