Genehmiger in Factorial können Ausgaben genehmigen, Änderungen anfordern, ablehnen oder als bezahlt markieren. Warnmeldungen und Massenaktionen helfen, den Prozess zu optimieren und gleichzeitig die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien zu gewährleisten. Sobald Sie auf die zu prüfenden Ausgaben zugegriffen haben, können Sie für jede Ausgabe den nächsten Schritt festlegen. Factorial bietet Ihnen vier Hauptoptionen:

1. Genehmigen Sie eine Ausgabe

1. Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Ausgaben → Ausgaben
2. Öffnen Sie die Ausgabe aus der Liste
3. Überprüfen Sie den Beleg, die Details (Betrag, Datum, Projekt, Kategorie) und alle Warnungen ( Nicht den Richtlinien entsprechend oder Nicht dem Budget entsprechend ).
4. Wenn alles korrekt ist, klicken Sie auf „Genehmigen“
5. Die Ausgabe geht in den nächsten Schritt über:
   • Gegebenenfalls eine andere Genehmigungsebene
   • Endgültige Genehmigung, wenn Sie der letzte Genehmiger sind

2. Änderungen anfordern

1. Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Ausgaben → Ausgaben
2. Öffnen Sie die Ausgabe aus der Liste
3. Klicken Sie auf „Änderungen anfordern“, wenn Angaben fehlen oder falsch sind (z. B. falsche Kategorie, unvollständiger Beleg).
4. Fügen Sie einen Kommentar hinzu, in dem erläutert wird, was aktualisiert werden muss
5. Die Ausgabe wird mit dem Status „Änderungen angefordert“ an den Mitarbeiter zurückgesendet.
6. Der Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung

3. Eine Ausgabe ablehnen

1. Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Ausgaben → Ausgaben
2. Öffnen Sie die Ausgabe aus der Liste
3. Verwenden Sie „Ablehnen“ , wenn die Ausgabe nicht erstattet werden soll (z. B. weil sie nicht den Unternehmensrichtlinien entspricht).
4. Geben Sie im Kommentarfeld einen Grund an, damit der Mitarbeiter die Entscheidung versteht
5. Die Ausgabe bleibt im System mit dem Status „ Abgelehnt“ sichtbar

5. Als bezahlt markieren

Wenn Sie der endgültige Genehmiger sind, können Sie die Ausgabe abschließen, indem Sie sie als „Bezahlt“ markieren.

1. Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Ausgaben → Ausgaben
2. Öffnen Sie die Ausgabe aus der Liste

Bezahlte Ausgaben sind Ausgaben, die dem Mitarbeiter bereits über eine der unterstützten Methoden erstattet wurden:

• Lohnabrechnungserstattung – der Betrag wird direkt der nächsten Gehaltsabrechnung des Mitarbeiters hinzugefügt
• SEPA-Zahlung – Finance exportiert die Ausgabe in eine SEPA-Datei für die direkte Banküberweisung

Behandeln Sie Warnungen und Ausnahmen

Bei der Überprüfung einer Ausgabe hebt Factorial automatisch Probleme hervor, die möglicherweise einer genaueren Untersuchung bedürfen:

• Verstoß gegen die Richtlinien : Die Ausgabe verstößt gegen eine der Ausgabenregeln Ihres Unternehmens (z. B. übersteigt sie die Tagespauschale, ist in die falsche Kategorie eingeordnet).
• Außerhalb des Budgets – die Ausgabe würde das Projekt/Team/die Kostenstelle über das zugewiesene Budget hinaus treiben.

Massengenehmigungen

Genehmiger können mehrere Ausgaben gleichzeitig bearbeiten:

1. Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Ausgaben → Ausgaben
2. Filter für ausstehende Genehmigungen
3. Wählen Sie mehrere Ausgaben aus und wenden Sie eine Aktion an (z. B. „Alle genehmigen“)
4. Factorial warnt Sie, wenn ausgewählte Ausgaben Warnungen enthalten ( Nicht den Richtlinien entsprechend oder Nicht dem Budget entsprechend ). Überprüfen Sie diese sorgfältig, bevor Sie Massenaktionen anwenden.