Lorsque les montants d'une dépense ne correspondent pas aux justificatifs, cela entraîne des retards, des difficultés de rapprochement et même des problèmes fiscaux. Vous trouverez ci-dessous les règles clés et des exemples pratiques pour vous aider à gérer ce problème correctement.

Règles de base

• Le montant du document doit correspondre au total du reçu/de la facture - enregistrez toujours le total complet du document.
• Le montant remboursable peut différer - cela reflète ce que l'entreprise rembourse réellement (par exemple, les indemnités journalières, les portions personnelles exclues).
• Les taxes doivent s'additionner correctement : montant de base + montant de la taxe = total du document .
• Expliquez les exceptions : si le montant remboursable diffère du montant du document, indiquez-le clairement dans la description ou les commentaires d'approbation.

Situations courantes

• Repas d'affaires avec invité personnel
  • Document : 120,00 EUR, remboursable : 90,00 EUR.
• Facture d'hôtel avec minibar
  • Document : 300,00 EUR, remboursable : 250,00 EUR.
• Politique d'indemnités journalières
  • Document : 65,00 EUR en reçus, remboursable : 40,00 EUR par jour.
• Conversion de devises
  • Reçu de 100 £, débité de 118 €. Document en GBP et taux de change.

Notes juridiques et fiscales

• Les totaux des documents doivent toujours refléter la facture/le reçu légal.
• La TVA ne peut être récupérée que sur la partie commerciale et avec des factures valides.
• Si l’entreprise rembourse des parts personnelles, celles-ci peuvent constituer des avantages imposables selon la juridiction.