Stimmen die Beträge einer Ausgabe nicht mit dem Beleg überein, führt dies zu Verzögerungen, Abstimmungsproblemen und sogar Steuerproblemen. Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Regeln und Praxisbeispiele, die Ihnen helfen, richtig damit umzugehen.

Grundregeln

• Der Belegbetrag muss mit dem Gesamtbetrag der Quittung/Rechnung übereinstimmen . Notieren Sie immer den Gesamtbetrag des Belegs.
• Der erstattungsfähige Betrag kann unterschiedlich sein – er spiegelt wider, was das Unternehmen tatsächlich erstattet (z. B. Tagessätze, persönliche Anteile ausgeschlossen).
• Die Steuern müssen korrekt addiert werden – Basisbetrag + Steuerbetrag = Belegsumme .
• Erklären Sie Ausnahmen . Wenn der zu erstattende Betrag vom Dokumentbetrag abweicht, vermerken Sie dies deutlich in der Beschreibung oder in den Genehmigungskommentaren.

Häufige Situationen

• Geschäftsessen mit persönlichem Gast
  • Beleg: 120,00 EUR, erstattungsfähig: 90,00 EUR.
• Hotelrechnung mit Minibar
  • Beleg: 300,00 EUR, erstattungsfähig: 250,00 EUR.
• Tagessatzrichtlinie
  • Beleg: 65,00 EUR Beleg, erstattungsfähig: 40,00 EUR Tagespauschale.
• Währungsumrechnung
  • Quittung 100 £, Kartenbelastung 118 €. Beleg in GBP erfassen, Wechselkurs notieren.

Rechtliche & steuerliche Hinweise

• Die Gesamtbeträge der Dokumente müssen immer der gültigen Rechnung/Quittung entsprechen.
• Eine Mehrwertsteuerrückerstattung ist nur auf den Geschäftsanteil und mit gültigen Rechnungen möglich.
• Wenn das Unternehmen persönliche Anteile erstattet, kann es sich je nach Gerichtsbarkeit um steuerpflichtige Leistungen handeln.