Factorial enthält einen KI-gestützten Duplikatsdetektor, der Prüfern hilft, potenzielle Duplikate zu erkennen. Er blockiert keine Einreicher, sondern zeigt Warnmeldungen an, damit Genehmiger und Finanzabteilung schnell entscheiden können. Nachfolgend erfahren Sie, was er erkennt, wo Warnmeldungen angezeigt werden, praktische Schritte zur Behebung, Tipps zur Prävention und was bei Fehlalarmen oder fehlenden Fällen zu tun ist.

Wonach der Detektor sucht

Das System kennzeichnet wahrscheinliche Duplikate in drei Szenarien:

• Zwei regelmäßige Ausgaben, die wie dieselbe Transaktion aussehen.
• Zwei Tagespauschaleneinreichungen, die an denselben Daten zusammenfallen.
• Eine regelmäßige Ausgabe und eine Tagespauschale, die sich an denselben Daten überschneiden.

Zur Erkennung wird eine Kombination von Faktoren verwendet, beispielsweise Datumsnähe, Betrag, Händlername, Ähnlichkeit der OCR-Belege, Kartentransaktions-IDs und passender Mitarbeiter- oder Reisekontext.

Wo Warnungen angezeigt werden

• Der Einreicher kann die Ausgabe trotzdem senden. Dem Einreicher wird keine Warnung angezeigt.
• Gutachter und Finanzabteilung sehen die Warnung:
  • Gehen Sie in der Seitenleiste zu Ausgaben → Mitarbeiterausgaben. Die Tabelle enthält eine Spalte mit Warnungen und einem Doppelte Ausgabenmarkierung . Verwenden Sie den Warnfilter und wählen Sie „Doppelte Ausgaben“, um nur markierte Elemente aufzulisten.
  • Öffnen Sie in den Ausgabendetails die Unterregisterkarte „Warnungen “. Dort können Sie die Ausgabe mit den anderen Einreichungen, die die Warnung ausgelöst haben, nebeneinander vergleichen.

Prüfer-Workflow – Schritt für Schritt

1. Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Ausgaben → Mitarbeiterausgaben und filtern Sie Warnungen = Doppelte Ausgaben
2. Öffnen Sie eine Ausgabe und klicken Sie auf die Unterregisterkarte „Warnungen “, um die Kandidatenduplikate nebeneinander anzuzeigen. Vergleichen Sie:
   • Datum und Uhrzeit der Transaktion
   • Belegbetrag und Erstattungsbetrag
   • Händlername und Händler-ID (falls verfügbar)
   • Belegbilder und Mitarbeiternotiz
   • Status der Ausgaben (evtl. wurde eine abgelehnt)
3. Entscheiden Sie sich in der Warnmeldungsansicht für eine der folgenden Aktionen:
   • Genehmigen Sie einen der Punkte (genehmigen Sie einen oder beide, wenn beide legitim sind).
   • Lehnen Sie einen der Artikel ab (lehnen Sie das Duplikat ab oder beide, wenn es sich um Betrug handelt).
   • Warnung verwerfen , wenn es sich nicht um Duplikate handelt
4. Hinterlassen Sie einen kurzen Kommentar mit den Gründen für die Entscheidung (Wer hat entschieden, Datum, Grund). Dieser Kommentar erscheint auf der Ausgabe und wird Teil des Prüfpfads.
5. Wenn Sie Änderungen ablehnen oder anfordern, folgen Sie Ihrem üblichen Ausnahme-Workflow, damit der Mitarbeiter korrigieren oder erklären kann

Umgang mit häufigen Randfällen

• Tagessatz vs. tatsächliche Einnahmen
  • Wenn die Richtlinie nur eine Methode zulässt, lehnen Sie das Element ab, das den Konflikt verursacht, oder fordern Sie Änderungen dafür an und notieren Sie sich den Richtlinienverweis.
  • Wenn beides zulässig ist (z. B. Tagegeld plus erstattete Ausnahmen), genehmigen Sie beides und dokumentieren Sie die Gründe.
• Geteilte Belege
  • Wenn eine einzelne Quittung absichtlich auf mehrere Mitarbeiter aufgeteilt wurde (Sammeltaxi, Gruppenessen), überprüfen Sie die Zuordnung und versehen Sie die Quittungen mit Anmerkungen, um die Aufteilungslinien anzuzeigen. Lehnen Sie die Quittungen nicht ab, wenn die Zuordnung korrekt ist.
• Rückerstattungen und Rückbuchungen
  • Wenn es sich bei einem Datensatz um eine Rückerstattung oder eine Stornierung handelt, gleichen Sie die Rückerstattung mit dem Original ab und genehmigen/gleichen Sie sie entsprechend ab, anstatt beide abzulehnen.
• Karten- und Bargeldduplikate
  • Manchmal reicht der Karteninhaber sowohl die automatisch durch die Transaktion generierte Ausgabe als auch die manuell generierte Ausgabe ein. Überprüfen Sie in diesem Fall die Ausgabedaten und fügen Sie einen Hinweis hinzu, um eine Doppelzahlung zu vermeiden.

Präventionstipps für Einreicher

• Überprüfen Sie vor dem Absenden „Meine Ausgaben“ → „Meine Aufwendungen“ , um doppelte Absenden zu vermeiden.
• Fügen Sie klare Belege bei und kommentieren Sie Aufteilungen, wenn Sie diese mit Kollegen teilen.
• Reichen Sie nicht sowohl den Tagessatz als auch den tatsächlichen Betrag für denselben Tag ein, es sei denn, die Richtlinien erlauben dies ausdrücklich.
• Reichen Sie für dasselbe Konzept nicht sowohl mit Karte als auch manuell bezahlte Ausgaben ein.
• Wenn Sie nach einer Ablehnung erneut einreichen, verweisen Sie in der Beschreibung auf die ursprünglichen Ausgaben.

Beratung für Finanzen und Verwaltung

• Überwachen Sie die Duplikatsraten
  • Verfolgen Sie markierte Duplikate im Laufe der Zeit. Eine steigende Rate kann auf Benutzerverwirrung oder die Notwendigkeit einer Modelloptimierung hinweisen.
• Massenaktionen
  • Verwenden Sie, falls verfügbar, Tools zur Massenauflösung, um Warnungen nach der Stichprobenentnahme zu verwerfen oder zu markieren. Machen Sie sich jedoch immer Notizen für die Prüfung.
• Ausrichtung der Politik
  • Stellen Sie sicher, dass in den Richtlinien zu Spesen und Tagessätzen klar festgelegt ist, wie mit sich überschneidenden Einreichungen umzugehen ist, sodass die Prüfer eine einheitliche Regel anwenden können.

Falschmeldungen und fehlende Flags

• Es kommt zu Fehlalarmen. Überprüfen Sie immer den direkten Vergleich und verwerfen Sie die Warnung, wenn die Elemente unterschiedlich sind.
• Wenn Sie häufig Fehlalarme oder Fälle feststellen, die hätten markiert werden sollen, aber nicht markiert wurden, sammeln Sie Beispiele (Ausgaben-IDs, Daten, Screenshots) und wenden Sie sich an Factorial Support, damit unser Erkennungsmodell und unsere Schwellenwerte überprüft werden können.

Wann Sie den Support kontaktieren sollten

Kontaktieren Sie Factorial -Support, wenn:

• In der Spalte „Warnungen“ werden keine markierten Duplikate angezeigt, obwohl Sie wissen, dass Duplikate vorhanden sind.
• Die Benutzeroberfläche der Warnmeldungen verhält sich falsch oder das Vergleichstool zeigt die Ausgaben der Kandidaten nicht an.
• Sie vermuten einen systematischen Anstieg falscher Positivmeldungen oder unentdeckter Duplikate.

Wenn Sie den Support kontaktieren, fügen Sie eine Beispiel-Ausgaben-ID, eine Beschreibung, warum es sich um Duplikate handelt, und Screenshots der Warnmeldungsansicht bei.