Factorial intègre un détecteur de doublons basé sur l'IA qui aide les réviseurs à repérer les soumissions potentiellement en double. Il ne bloque pas les soumissionnaires, mais affiche des alertes pour permettre aux approbateurs et au service financier de prendre des décisions rapides. Vous trouverez ci-dessous ce qu'il détecte, où voir les alertes, les étapes pratiques pour les résoudre, des conseils de prévention et la marche à suivre en cas de faux positifs ou de cas manquants.

Ce que recherche le détecteur

Le système signale probablement des doublons dans trois scénarios :

• Deux dépenses régulières qui ressemblent à la même transaction.
• Deux soumissions journalières qui coïncident aux mêmes dates.
• Une dépense régulière et une indemnité journalière qui se chevauchent aux mêmes dates.

La détection utilise une combinaison de facteurs tels que la proximité de la date, le montant, le nom du commerçant, la similitude du reçu OCR, les identifiants de transaction par carte et le contexte correspondant de l'employé ou du voyage.

Où les alertes apparaissent

• L'expéditeur peut toujours envoyer la dépense. Aucun avertissement ne lui est adressé.
• Les examinateurs et les financiers voient l'alerte :
  • Dans la barre latérale, accédez à Dépenses → Le tableau Dépenses des employés comprend une colonne Alertes avec un Étiquette de dépense en double . Utilisez le filtre « Alertes » et sélectionnez « Dépense en double » pour afficher uniquement les éléments signalés.
  • Dans le détail de la dépense, ouvrez le sous-onglet « Alertes » . Vous pourrez alors comparer la dépense avec les autres soumissions ayant déclenché l'alerte, côte à côte.

Flux de travail du réviseur - étape par étape

1. Dans votre barre latérale, accédez à Dépenses → Dépenses des employés et filtrez Alertes = Dépense en double
2. Ouvrez une dépense et cliquez sur le sous-onglet « Alertes » pour afficher les doublons du candidat côte à côte. Comparez :
   • Date et heure de la transaction
   • Montant du document et montant remboursable
   • Nom du commerçant et identifiant du commerçant (si disponible)
   • Images de reçus et note de l'employé
   • État des dépenses (peut-être qu'une a été rejetée)
3. Choisissez l’une des actions suivantes à partir de la vue Alertes :
   • Approuver l'un des éléments (approuver l'un ou les deux si les deux sont légitimes)
   • Rejeter l'un des éléments (rejeter le duplicata ou les deux s'ils sont frauduleux)
   • Supprimer l'alerte s'il ne s'agit pas de doublons
4. Laissez un bref commentaire expliquant la décision (auteur, date, motif). Ce commentaire apparaît sur la dépense et fait partie intégrante de la piste d'audit.
5. Si vous rejetez ou demandez des modifications, suivez votre flux de travail d'exception habituel afin que l'employé puisse corriger ou expliquer

Gestion des cas limites courants

• Indemnités journalières vs recettes réelles
  • Si la politique n'autorise qu'une seule méthode, rejetez ou demandez des modifications pour l'élément en conflit et notez la référence de la politique.
  • Si les deux sont autorisés (par exemple, indemnités journalières plus exceptions remboursées), approuvez les deux et documentez pourquoi.
• Reçus fractionnés
  • Si un reçu a été volontairement réparti entre les employés (taxi partagé, repas de groupe), vérifiez la répartition et annotez les reçus pour indiquer les lignes de répartition. Ne les rejetez pas si la répartition est correcte.
• Remboursements et frais annulés
  • Si un enregistrement est un remboursement ou une annulation, faites correspondre le remboursement à l'original et approuvez/rapprochez en conséquence, plutôt que de rejeter les deux.
• Duplicatas de cartes et d'argent liquide
  • Il arrive que le titulaire de la carte soumette à la fois la dépense générée automatiquement par la transaction et la même dépense générée manuellement. Dans ce cas, vérifiez les données de dépense et résolvez le problème en écrivant une note afin d'éviter un double paiement.

Conseils de prévention pour les soumissionnaires

• Vérifiez Mes dépenses → Mes dépenses avant de soumettre pour éviter les soumissions en double.
• Joignez des reçus clairs et annotez les divisions lorsque vous les partagez avec des collègues.
• Ne soumettez pas à la fois les indemnités journalières et les indemnités réelles pour la même journée, à moins que la politique ne l'autorise explicitement.
• Ne soumettez pas à la fois des dépenses payées par carte et des dépenses payées manuellement pour le même concept.
• Lors d'une nouvelle soumission après un rejet, faites référence à la dépense d'origine dans la description.

Conseils pour les finances et les administrateurs

• Surveiller les taux de doublons
  • Suivez les doublons signalés au fil du temps. Une augmentation du taux peut indiquer une confusion de l'utilisateur ou un besoin d'optimisation du modèle.
• Actions en masse
  • Si disponibles, utilisez des outils de résolution en masse pour supprimer ou marquer les alertes après l'échantillonnage, mais conservez toujours des notes pour l'audit.
• Alignement des politiques
  • Assurez-vous que les politiques de dépenses et d’indemnités journalières indiquent clairement comment gérer les soumissions qui se chevauchent, afin que les réviseurs disposent d’une règle cohérente à appliquer.

Faux positifs et drapeaux manquants

• Des faux positifs peuvent survenir. Vérifiez toujours la comparaison côte à côte et ignorez l'alerte si les éléments sont différents.
• Si vous trouvez fréquemment des faux positifs ou des cas qui auraient dû être signalés mais ne l'ont pas été, collectez des exemples (identifiants de dépenses, dates, captures d'écran) et contactez le support Factorial afin que notre modèle de détection et nos seuils puissent être examinés.

Quand contacter le support

Contactez le support Factorial si :

• La colonne Alertes n'affiche pas les doublons signalés alors que vous savez que des doublons existent.
• L'interface utilisateur des alertes se comporte de manière incorrecte ou l'outil de comparaison ne parvient pas à afficher les dépenses des candidats.
• Vous suspectez une augmentation systémique des faux positifs ou des doublons non détectés.

Lorsque vous contactez le support, incluez un exemple d'ID de dépense, une description des raisons pour lesquelles il s'agit de doublons et des captures d'écran de la vue Alertes.