Factorial incluye un detector de duplicados con IA que ayuda a las personas revisoras a detectar posibles envíos duplicados. No bloquea a los remitentes, pero genera alertas para que las personas aprobadoras y el departamento de finanzas puedan tomar decisiones rápidamente. A continuación, se muestra qué detecta, dónde ver las alertas, pasos prácticos para resolverlas, consejos de prevención y qué hacer con los falsos positivos o los casos faltantes.

Lo que busca el detector

El sistema marca posibles duplicados en tres escenarios:

• Dos gastos regulares que parecen la misma transacción.
• Dos presentaciones de viáticos (per diem) que coinciden en las mismas fechas.
• Un gasto ordinario y uno viáticos (per diem) que se superponen en las mismas fechas.

La detección utiliza una combinación de factores como proximidad de fecha, monto, nombre del comerciante, similitud de recibos obtenidos mediante OCR, identificaciones de transacciones con tarjeta y coincidencia de empleado o contexto de viaje.

Dónde aparecen las alertas

• La persona remitente aún puede enviar el gasto. No se le muestra ninguna advertencia.
• Personas que tienen que revisar el gasto y personas de finanzas ven la alerta:
  • En la barra lateral, ir a Gastos → La tabla Gastos de empleados/as incluye una columna Alertas con una etiqueta de gasto duplicado. Usar el filtro de Alertas y seleccionar Gasto duplicado para mostrar solo los artículos marcados.
  • En el detalle de gastos, abrir la subpestaña Alertas. Allí se podrá comparar el gasto con los demás envíos que activaron la alerta, uno junto al otro.

Flujo de trabajo para la revisión paso a paso

1. En la barra lateral, ir a Gastos → Gastos de empleados/as y filtrar Alertas = Gastos duplicados
2. Abrir un gasto y haga clic en la subpestaña Alertas para ver los duplicados uno al lado del otro. Comparar:
   • Fecha y hora de la transacción
   • Importe del documento y monto reembolsable
   • Nombre del comerciante e identificación del comerciante (si está disponible)
   • Imágenes de recibos y notas de empleados
   • Estado de los gastos (quizás alguno fue rechazado)
3. Decidir una de las siguientes acciones desde la vista Alertas:
   • Aprobar cualquiera de los elementos (aprobar uno o ambos si ambos son legítimos)
   • Rechazar cualquiera de los artículos (rechazar el duplicado o ambos si es fraudulento)
   • Descartar alerta si no son duplicados
4. Dejar un breve comentario que justifique la decisión (quién la tomó, fecha, motivo). Este comentario aparece en el gasto y forma parte del registro de auditoría.
5. Si se rechaza o se solicitan cambios, seguir el flujo de trabajo de excepción habitual para que el/la empleado/a pueda corregirlo o explicarlo.

Manejo de casos extremos comunes

• Viáticos vs. ingresos reales
  • Si la política solo permite un método, rechaza o solicita cambios para el elemento o gasto que entra en conflicto y anota la referencia de la política.
  • Si se permiten ambos (por ejemplo, viáticos, más excepciones reembolsadas), aprueba ambos y documente por qué.
• Recibos divididos
  • Si un recibo se dividió intencionalmente entre empleados/as (taxi compartido, comida grupal), verifícalo y anota los recibos para mostrar las líneas divididas. No los rechaces si la asignación es correcta.
• Reembolsos y cargos revertidos
  • Si un registro es un reembolso o nulo, haz coincidir el reembolso con el original y aprueba/concilia en consecuencia, en lugar de rechazar ambos.
• Duplicados de tarjetas y efectivo
  • A veces, el titular de la tarjeta envía tanto el gasto generado automáticamente por la transacción como el mismo gasto generado manualmente. En ese caso, revisa los datos del gasto y resuelve con una nota para evitar el doble pago.

Consejos de prevención para quienes envían material

• Consulta Mis gastos → Mis gastos antes de enviar para evitar envíos duplicados.
• Adjunta recibos claros y anota las divisiones al compartir con compañeros/as.
• No envíes el pago diario y el pago real para el mismo día a menos que la política lo permita explícitamente.
• No envíes gastos pagados con tarjeta y manualmente por el mismo concepto.
• Al volver a enviar después de un rechazo, haz referencia al gasto original en la descripción.

Asesoramiento para finanzas y administración

• Monitorear las tasas de duplicados
  • Rastrea los duplicados marcados a lo largo del tiempo. Un aumento en la tasa podría indicar confusión del usuario o la necesidad de ajustar el modelo.
• Acciones masivas
  • Si están disponibles, utiliza herramientas de resolución masiva para descartar o marcar alertas después del muestreo, pero siempre guarda notas para auditoría.
• Alineación de políticas
  • Asegúrate de que las políticas de gastos y viáticos establezcan claramente cómo manejar los envíos superpuestos, de modo que los revisores tengan una regla consistente para aplicar.

Falsos positivos y banderas faltantes

• Se pueden producirán falsos positivos, por ello revisa siempre la comparación y descarta la alerta si los elementos son diferentes.
• Si encuentras falsos positivos frecuentes o casos que deberían haberse marcado, pero no lo fueron, recopila ejemplos (ID de gastos, fechas, capturas de pantalla) y comunícate con el equipo de soporte de Factorial para que se puedan revisar nuestro modelo de detección y nuestros umbrales.

Cuándo contactar con el soporte técnico

Comunícate con el equipo de soporte de Factorial si:

• La columna de Alertas no muestra los duplicados marcados, aunque sepas que existen duplicados.
• La interfaz de usuario de alertas se comporta incorrectamente o la herramienta de comparación no muestra los gastos de los/as empleados/as.
• Sospechas de un aumento sistemático de falsos positivos o duplicados no detectados.

Cuando te comuniques con el soporte técnico, incluye un ID de gasto de ejemplo, una descripción de por qué son duplicados y capturas de pantalla de la vista de Alertas.