Factorial unterstützt die Ausgaben „Regelmäßig“ , „Tagesgeld“ und „Kilometergeld“ . „Regelmäßig“ sind Standardausgaben aus eigener Tasche; „Tagesgeld“ ist ein von Ihrem Unternehmen festgelegtes Tagesgeld; „Kilometergeld“ erstattet die geschäftliche Nutzung eines Privatfahrzeugs zu einem konfigurierten Satz.

Laden Sie den Beleg hoch oder machen Sie ein Foto davon. Die OCR-Funktion von Factorial füllt Datum, Betrag, Händler usw. automatisch aus. Sie können den Beleg vor dem Senden überprüfen und bearbeiten. OCR unterstützt PDF, PNG und JPG .

Normalerweise ja – Ihre Unternehmensrichtlinien entscheiden. Bei Bedarf kann die Ausgabe nicht ohne Dokument gesendet werden.

PDF, PNG, JPG für OCR. Sie können einer Ausgabe mehrere Dateien anhängen, sofern Ihr Unternehmen dies zulässt.

Versuchen Sie zunächst, ein Duplikat vom Händler zu erhalten (üblich und oft akzeptiert). Einige Spesentools verwenden eidesstattliche Erklärungen für fehlende Belege. Factorial erlaubt dies möglicherweise nicht, abhängig von Ihren Unternehmenseinstellungen und lokalen Vorschriften. Überprüfen Sie daher Ihre Richtlinien oder fragen Sie die Finanzabteilung. (In Branchenbeispielen werden eidesstattliche Erklärungen als Option beschrieben.)

Ihr Unternehmen kann die konforme elektronische Archivierung in bestimmten Ländern aktivieren. Beispielsweise unterstützt Factorial bei Aktivierung die AEAT-Digitalisierung (Spanien) und die Spesenhomologation (Frankreich). Dann werden in der mobilen App gescannte Dokumente digital signiert und als rechtsgültige Kopien aufbewahrt. Fragen Sie Ihren Administrator, ob dies für Ihre juristische Person aktiviert ist.

Öffnen Sie den Entwurf, korrigieren Sie die Felder (Betrag, Datum, Händler, MwSt.) und speichern/senden Sie ihn. Wenn ein Beleg mehrere Seiten hat, scannen Sie diese zusammen in einem Upload, um die Genauigkeit zu verbessern.

Kartenausgaben ( Factorial Card) werden bereits vom Unternehmen bezahlt und erscheinen automatisch als Rechnungen – Sie müssen lediglich den Beleg beifügen und absenden. Manuelle Ausgaben sind Barausgaben, die Sie selbst zur Erstattung eingeben.

Lieferant, Kategorie, Betrag und Datum werden aus der Kartentransaktion übernommen; Mehrwertsteuer, Beschreibung oder interne Referenz können Sie in der Regel bearbeiten.

Wenn in „Kartenzahlungen“ (oder „Meine Ausgaben“ als Entwurf) keine Zeile angezeigt wird , ist die Autorisierung wahrscheinlich nie beim Aussteller angekommen (z. B. aufgrund eines Terminal-/Netzwerkfehlers). Versuchen Sie die Transaktion erneut (Einstecken/Chip statt kontaktlos), verwenden Sie ein anderes Terminal oder wenden Sie sich an Ihren Administrator, um den Status/die Limits der Karte zu überprüfen. Branchendokumente erklären, dass fehlgeschlagene Autorisierungen keinen Eintrag erzeugen.

• Entwurf : Noch nicht übermittelt (oft OCR oder per Karte erstellt).
• Ausstehend : Warte auf Genehmigung(en).
• Angeforderte Änderungen : Der Genehmiger hat um Änderungen oder weitere Informationen gebeten.
• Abgelehnt : Nicht genehmigt (der Grund sollte im Kommentar stehen).
• Genehmigt : Bereit zur Zahlung oder Gehaltsabrechnung.
• Zur Zahlung gesendet : An die Gehaltsabrechnung/den SEPA-Fluss übergeben.
• Bezahlt : Als bezahlt markiert; es kann einige Zeit dauern, bis die Gelder eintreffen.

Sie weisen darauf hin, dass Ihre Ausgabe gegen eine Regel (Betrag/Kategorie/Zeitraum) verstößt oder ein zugewiesenes Budget überschreitet. Dies sind Warnungen für Genehmiger , die je nach Unternehmensregeln dennoch genehmigen oder eine Begründung/Änderung verlangen können.

Öffnen Sie die Ausgabe, um die Anmerkung des Genehmigers zu lesen. Korrigieren Sie Fehler (falsche Kategorie, fehlender Beleg/MwSt., Überschreitung des Limits ohne Begründung) und reichen Sie die Ausgabe erneut ein. Wenn Sie der Meinung sind, dass die Richtlinienzuweisung falsch ist, wenden Sie sich an Ihren Vorgesetzten oder die Finanzabteilung.

Die Tarife werden von Ihrem Unternehmen (juristische Person oder bestimmte Personen) festgelegt. Wenn Sie keinen Tarif sehen, kontaktieren Sie Ihren Administrator/Ihre Finanzabteilung, um den richtigen Tarif für Sie festzulegen.

Normalerweise keine Quittung. Geben Sie die Reisedetails ein und das System berechnet anhand des konfigurierten Tarifs. Die Unternehmensrichtlinien können dennoch zusätzliche Informationen (Route, Zweck) erfordern.

Geben Sie die auf dem Beleg angegebene Belegwährung ein. Factorial rechnet automatisch zum geltenden Tagesdurchschnittskurs in die erstattungsfähige Währung Ihres Unternehmens um. Die Finanzabteilung sieht beide Werte. (Die Basiswährung Ihrer juristischen Person wird von den Administratoren festgelegt.)

Nutzen Sie die Steuerfelder (Grundbetrag, Steuerart, Steuerbetrag). Sie können bei Bedarf mehrere Mehrwertsteuerzeilen hinzufügen. Sollte die Mehrwertsteuer nicht auf dem Beleg ausgewiesen sein, bitten Sie den Händler um eine detaillierte Rechnung.

Nach der Genehmigung markiert die Finanzabteilung die Ausgaben als bezahlt, entweder über die Gehaltsabrechnung oder über eine Zahlungsdatei (z. B. SEPA). Sie erhalten eine Benachrichtigung, sobald die Zahlung als bezahlt markiert ist. Je nach Verfahren/Bank Ihres Unternehmens kann es jedoch länger dauern, bis die Zahlung eintrifft.

Verfolgen Sie den Status der Ausgabendetails. Wenn die Anzeige „Ausstehend“ oder „Zur Zahlung gesendet“ hängt, fragen Sie Ihren Genehmiger oder die Finanzabteilung nach dem Zeitpunkt.

Gehen Sie zu Profil → Benachrichtigungen und passen Sie E-Mail- und Mobilbenachrichtigungen für Ausgabenereignisse an (z. B. Genehmigungen, fehlende Dokumente).

Nicht, solange die Bearbeitung aussteht . Ein Genehmiger muss Änderungen anfordern. Nach der Genehmigung werden Änderungen normalerweise gesperrt. Fragen Sie die Finanzabteilung, ob eine Zurücksetzung erforderlich ist.

Löschen Sie den doppelten Entwurf vor dem Absenden. Wenn beide eingereicht wurden, bitten Sie Ihren Genehmiger/Ihre Finanzabteilung, einen davon abzulehnen oder zu stornieren.

Standardmäßig sind dies Sie, Ihre Genehmiger und autorisierte Finanz-/Admin-Benutzer. Darüber hinausgehende Sichtbarkeit hängt von den Unternehmensberechtigungen ab. (Administratoren konfigurieren, wer Ausgaben anzeigen/herunterladen kann.)