Factorial supporta le spese Regular , Per diem e Mileage . Le spese Regular sono spese standard sostenute di tasca propria; Per diem è un'indennità giornaliera stabilita dalla tua azienda; Mileage rimborsa l'uso aziendale di un veicolo personale a una tariffa configurata.

Carica o scatta una foto della ricevuta: l'OCR di Factorial precompila data, importo, commerciante, ecc. Puoi rivedere/modificare prima dell'invio. L'OCR supporta PDF, PNG e JPG .

Di solito sì, lo stabilisce la politica aziendale. Se richiesto, la spesa non può essere inviata senza un documento.

PDF, PNG, JPG per OCR. È possibile allegare più file a una spesa, se consentito dalla propria azienda.

Per prima cosa, prova a ottenere un duplicato dal commerciante (comune e spesso accettato). Alcuni strumenti di gestione delle spese utilizzano dichiarazioni giurate per "ricevute mancanti"; Factorial potrebbe non consentirlo a seconda delle impostazioni aziendali e delle normative locali, quindi verifica la tua policy o chiedi al reparto Finanza. (Esempi di settore descrivono le dichiarazioni giurate come un'opzione.)

La tua azienda può abilitare l'archiviazione elettronica conforme in alcuni Paesi. Ad esempio, Factorial supporta la digitalizzazione AEAT (Spagna) e l'omologazione delle spese (Francia) se attivata: i documenti scansionati nell'app mobile vengono firmati digitalmente e conservati come copie legalmente valide. Verifica con il tuo amministratore se questa opzione è abilitata per la tua persona giuridica.

Apri la bozza, correggi i campi (importo, data, commerciante, IVA) e salva/invia. Se una ricevuta ha più pagine , scansionale tutte insieme in un unico caricamento per migliorarne la precisione.

Le spese con carta ( Factorial Card) sono già pagate dall'azienda e vengono visualizzate automaticamente come assegni: è sufficiente allegare la ricevuta e inviarla. Le spese manuali sono acquisti diretti che l'utente inserisce personalmente per il rimborso.

Fornitore, categoria, importo e data vengono stabiliti in base alla transazione con carta; in genere è possibile modificare IVA, descrizione o riferimento interno.

Se non compare alcuna riga in Pagamenti con Carta (o in Le mie Spese come bozza), è probabile che l'autorizzazione non sia mai arrivata all'emittente (ad esempio, errore del terminale/rete). Riprova a effettuare la transazione (inserisci/chip invece di contactless), usa un altro terminale o contatta l'amministratore per verificare lo stato/i limiti della carta. La documentazione del settore spiega che le autorizzazioni non riuscite non creano alcun record.

• Bozza : non ancora inviata (spesso OCR o creata tramite scheda).
• In attesa : in attesa di approvazione/i.
• Modifiche richieste : l'approvatore ha richiesto modifiche o maggiori informazioni.
• Rifiutato : Non approvato (il motivo deve essere indicato nel commento).
• Approvato : pronto per il pagamento o la busta paga.
• Inviato per essere pagato : inoltrato al flusso di buste paga/SEPA.
• Pagato : contrassegnato come pagato; l'arrivo dei fondi potrebbe richiedere del tempo.

Segnalano che la tua spesa viola una regola (importo/categoria/intervallo di tempo) o supera il budget assegnato. Si tratta di avvisi per gli approvatori , che potrebbero comunque approvare o richiedere giustificazioni/modifiche a seconda delle regole aziendali.

Apri la spesa per leggere la nota dell'approvatore. Correggi gli errori (categoria errata, scontrino/IVA mancante, superamento del limite senza giustificazione) e invia nuovamente. Se ritieni che l'assegnazione della polizza sia errata, contatta il tuo responsabile o l'ufficio finanziario.

Le tariffe sono assegnate dalla tua azienda (da persona giuridica o da persone specifiche). Se non vedi una tariffa, contatta l'amministratore/reparto finanze per essere aggiunto alla tariffa corretta.

In genere non viene emessa alcuna ricevuta: inserisci i dettagli del viaggio e il sistema calcolerà la tariffa in base alla configurazione. La politica aziendale potrebbe comunque richiedere informazioni di supporto (itinerario, scopo).

Inserisci la valuta del documento indicata sulla ricevuta. Factorial converte automaticamente nella valuta rimborsabile della tua azienda utilizzando il tasso di cambio medio giornaliero applicabile; il reparto Finanza visualizza entrambi i valori. (La valuta di base della tua persona giuridica è impostata dagli amministratori.)

Utilizza i campi IVA (importo base, tipo di imposta, importo dell'imposta). Puoi aggiungere più righe IVA se necessario. Se l'IVA non è indicata sulla ricevuta, chiedi al commerciante una fattura dettagliata.

Dopo l'approvazione, il reparto Finanza contrassegna le spese come Pagate tramite busta paga o un file di pagamento (ad esempio, SEPA). Riceverai una notifica una volta contrassegnate come Pagate, ma l'arrivo dei fondi potrebbe richiedere più tempo a seconda della procedura/banca della tua azienda.

Tieni traccia dello stato dei dettagli della spesa. Se è bloccata su "In sospeso" o "Inviata per il pagamento", chiedi al tuo responsabile dell'approvazione o al reparto Finanza le tempistiche.

Vai su Profilo → Notifiche e regola le notifiche via e-mail e cellulare per gli eventi di spesa (ad esempio, approvazioni, documenti mancanti).

Non finché è in sospeso ; un approvatore deve richiedere le modifiche. Dopo l'approvazione , le modifiche vengono in genere bloccate: chiedere al reparto Finanza se è necessario un ripristino.

Elimina la bozza duplicata prima di inviarla. Se sono state inviate entrambe, chiedi al tuo responsabile dell'approvazione/all'ufficio finanziario di rifiutarne o annullarne una.

Per impostazione predefinita, tu, i tuoi approvatori e gli utenti autorizzati del reparto Finanza/Amministrazione. La visibilità oltre questo limite dipende dalle autorizzazioni aziendali. (Gli amministratori configurano chi può visualizzare/scaricare le spese.)