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Cosa significano gli stati e gli avvisi delle spese

Scopri i diversi stati delle spese e gli avvisi per gestire facilmente le tue finanze ed evitare addebiti inutili.

Quando si invia una spesa in Factorial , questa passa attraverso diversi stati a seconda della fase in cui si trova nel flusso di approvazione e pagamento. A volte potrebbero essere visualizzati anche degli avvisi che forniscono informazioni aggiuntive sulla spesa.

 

Stati delle spese

Gli stati delle spese aiutano dipendenti e manager a capire in quale fase del flusso di lavoro si trova una spesa, dalla creazione della bozza al rimborso.

  • Bozza : la spesa è stata creata ma non è ancora stata inviata per l'approvazione.
  • In sospeso : la spesa è stata inviata ed è in attesa di revisione da parte del responsabile/approvatore.
  • Modifiche richieste : il revisore ti ha chiesto di aggiornare o correggere le informazioni (ad esempio documento mancante, categoria errata).
  • Rifiutata - La spesa non è stata approvata. Dovrai contattare il tuo responsabile/approvatore per capirne il motivo.
  • Approvato - La spesa è stata convalidata ed è pronta per essere inoltrata al pagamento.
  • Inviato per il pagamento : la spesa è stata programmata per il pagamento (tramite busta paga o bonifico SEPA, a seconda delle impostazioni della tua azienda).
  • Pagato - La spesa è stata rimborsata.
  • Spese duplicate - Per le spese ordinarie o le indennità giornaliere, se due voci sembrano uguali , le contrassegniamo in questo modo.
  • Conflitto di categoria - Per una spesa regolare e una diaria: se si sovrappongono nelle stesse date per le categorie Cibo e bevande , le contrassegniamo in questo modo.

 

Avvisi

A volte, le spese possono visualizzare degli avvisi per aiutare i revisori a prendere decisioni:

  • Fuori norma : la spesa non rispetta una delle regole della politica aziendale in materia di spese (ad esempio, supera il limite massimo giornaliero per il pasto).
  • Fuori budget - La spesa supera il budget assegnato. Il responsabile/revisore visualizzerà questo avviso durante l'approvazione.

Un avviso non significa che la tua spesa venga automaticamente rifiutata: è semplicemente un segnale che i revisori devono tenere in considerazione durante il processo di approvazione.

 

 

Domande frequenti

  1. Gli avvisi indicano che la mia spesa è stata rifiutata?
    No. Gli avvisi sono avvertimenti per i revisori, ma questi possono comunque approvare la spesa.
     
  2. Quanto tempo occorre per pagare una spesa approvata?
    Dipende dal ciclo di rimborso della tua azienda (busta paga o bonifico bancario).
     
  3. Posso modificare una spesa dopo averla inviata?
    Solo se il revisore richiede modifiche. In caso contrario, sarà necessario eliminare e inviare nuovamente.

 

 

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