Manchmal wird eine Ausgabe versehentlich abgelehnt – zum Beispiel, wenn der Genehmiger auf „Ablehnen“ statt auf „Änderungen anfordern“ klickt. Dies führt zu Verzögerungen und unnötiger Nacharbeit. So lösen Sie das Problem schnell und vermeiden wiederkehrende Probleme.
Schnelle Lösung
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Überprüfen Sie den Ablehnungsgrund
- Sehen Sie sich den Ablehnungskommentar an, um zu bestätigen, ob es sich um einen Fehler handelte.
- Fragen Sie gegebenenfalls bei der Person nach, die die Ablehnung ausgesprochen hat.
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Genehmigungsablauf zurücksetzen (empfohlen)
- Ein Administrator kann den Genehmigungsablauf der abgelehnten Ausgabe zurücksetzen.
- Dadurch wird die Ausgabe an den Anfang des Genehmigungsprozesses zurückgeschickt, sodass sie erneut geprüft und genehmigt werden kann, ohne dass der Mitarbeiter alles erneut einreichen muss.
- Fügen Sie (zu Prüfzwecken) immer einen Kommentar hinzu, der erklärt, dass das Zurücksetzen auf eine versehentliche Ablehnung zurückzuführen ist.
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Als Fallback: Mitarbeiter reicht erneut ein
- Wenn ein Zurücksetzen nicht möglich ist oder der Administrator einen sauberen Datensatz bevorzugt, kann der Mitarbeiter eine neue Ausgabe erstellen.
- Sie sollten in der Beschreibung auf die abgelehnte Ausgabe verweisen.
So vermeiden Sie wiederholte Fehler
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Ermutigen Sie zur Verwendung von „Änderungen anfordern“
- Genehmiger sollten „Änderungen anfordern“ verwenden, wenn Angaben fehlen oder falsch sind, und „Ablehnen“ nur bei eindeutigen Verstößen (Richtlinienverstoß, Betrug, Duplikat) verwenden.
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Hinterlassen Sie bei Ablehnungen immer einen Kommentar
- Fordern Sie von Genehmigern, bei Ablehnungen einen klaren Grund anzugeben. Dies hilft Mitarbeitern und Administratoren bei der Entscheidung, ob ein Zurücksetzen oder eine erneute Übermittlung angebracht ist.
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Schulungsbedarf prüfen
- Wenn ein Genehmiger häufig fälschlicherweise ablehnt, prüfen Sie, ob er die Genehmigungsoptionen versteht, und geben Sie ihm Hilfestellung.
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Einrichtung des Genehmigungsablaufs
- Beschränken Sie Genehmigungsabläufe nach Möglichkeit auf Rollen (z. B. Manager, Administrator), um Engpässe und Fehler durch einzelne Personen zu vermeiden.
Wann Sie Factorial Support kontaktieren sollten
Wenden Sie sich an den Support, wenn:
- Das Zurücksetzen des Flusses funktioniert nicht oder führt zu unerwartetem Verhalten.
- Sie vermuten ein UI-Problem (beispielsweise die falsche Schaltflächenaktion).
- Genehmigungszuweisungen stimmen nicht mit den vorgesehenen Rollen überein.
Best Practice: Wenn eine Ausgabe versehentlich abgelehnt wurde, setzen Sie den Genehmigungsprozess zurück. Das geht schneller und alle Datensätze werden an einem Ort gespeichert, was einen reibungslosen Monatsabschluss gewährleistet.