Factorial erfasst Ausgaben in mehreren Währungen und zeigt sowohl die ursprüngliche Transaktionswährung als auch den umgerechneten Betrag in Ihrer Unternehmenswährung an. Wir verwenden einen täglichen Durchschnittswechselkurs zur Berechnung des Basisbetrags, daher sind kleine Abweichungen vom genauen Karten-/Bankkurs zu erwarten. Nachfolgend erfahren Sie, warum Abweichungen auftreten, wie Sie sie erkennen und wie Sie sie praktisch beheben können.

Warum Beträge unterschiedlich sein können

• Tagesdurchschnitt vs. Transaktionskurs – Factorial wendet einen durchschnittlichen Tageswechselkurs an, während der Kartenaussteller oder Händler eine Transaktion mit dem Echtzeitkurs zum Zeitpunkt der Abrechnung bucht. Diese beiden Kurse stimmen selten genau überein.
• Gebühren und Aufschläge des Kartenausstellers – Der von Ihrer Bank gebuchte Betrag kann Fremdwährungsgebühren oder Aufschläge enthalten, sodass der berechnete Betrag vom rein umgerechneten Betrag abweicht.
• Verspätete Abrechnung oder Rückerstattung – Eine spätere Abrechnung oder Rückerstattung kann den endgültigen Rechnungsbetrag auf Ihrer Abrechnung ändern.
• Rundungsunterschiede – Umrechnungen und Rundungsregeln können zwischen den Systemen unterschiedlich sein, wodurch Lücken im Centbereich entstehen.
• Für die Abrechnung wird eine andere Währung verwendet . Der Händler kann dem Karteninhaber eine Währungsumrechnungsoption anbieten (dynamische Währungsumrechnung). Die Währung des Belegs und die endgültige Buchungswährung können unterschiedlich sein.

Wo kann man bei Factorial einchecken?

• Ausgabendetails – Öffnen Sie die Ausgabe, um den Dokumentbetrag (Originalwährung), die Währung , den Wechselkurs (von Factorial verwendet) und den Basisbetrag (Betrag in Unternehmenswährung) anzuzeigen.
• Kartenzahlungen (Karteninhaber, Manager, Finanzen) – die Kartendetailtabelle zeigt Transaktionsdatensätze und enthält normalerweise Deviseninformationen oder Markierungen für Autorisierungen, abgewickelte Transaktionen und Rückerstattungen.
• Exporte/API – Fügen Sie in Ihren Export document_amount, currency, exchange_rate und base_amount ein, um diese Informationen gründlich zu überprüfen.

Praxisbeispiel - Berechnung und Interpretation einer Differenz

Angenommen, es handelt sich um einen Beleg von 100 USD, Factorial Tageskurs von 0,91 EUR pro USD und eine von der Bank berechnete Summe von 92 €.

1. Berechnung Factorial Basisbetrags:
   • Dokumentbetrag = 100 USD
   • Wechselkurs (EUR pro USD) = 0,91
   • Basisbetrag = 100 * 0,91 = 91,00 EUR
2. Bank/Aussteller Betrag auf dem Kontoauszug:
   • Bankgebühr = 92,00 EUR
3. Unterschied:
   • Differenz = Bankgebühr - Basisbetrag
   • Differenz = 92,00 - 91,00 = 1,00 EUR

Ergebnis: Eine auszugleichende Währungsdifferenz von 1,00 EUR. Diese Differenz kann im Buchhaltungssystem als Währungsgewinn oder -verlust verbucht werden.

Umgang mit Unstimmigkeiten – empfohlener Arbeitsablauf

1. Werte vergleichen
   • Exportieren Sie Ausgabenzeilen einschließlich Dokumentbetrag, Währung, Wechselkurs und Basisbetrag und vergleichen Sie den Basisbetrag mit dem Betrag auf Ihrem Bank-/Kartenauszug.
2. Festlegen der Veröffentlichungsberechtigung
   • Verwenden Sie für den Abgleich den tatsächlich über die Bank/Karte gebuchten Betrag als maßgebliche Zahl beim Buchen von Bank-/Kartenjournalen. Verwenden Sie den Dokumentbetrag und den Wechselkurs von Factorial als unterstützende Informationen.
3. Unterschiede nach FX
   • Wenn sich Factorial Basisbetrag und der Bankbetrag unterscheiden, buchen Sie den Bankbetrag in das Hauptbuch und verbuchen Sie den kleinen Devisengewinn oder -verlust auf dem entsprechenden GuV-Devisenkonto.
4. Dokumentieren Sie die Entscheidung
   • Fügen Sie einen kurzen Kommentar zur Ausgabe hinzu, in dem Sie den Abstimmungseintrag erläutern, und verweisen Sie auf die Kontoauszugszeile, damit die Prüfer die Begründung sehen.
5. Automatisieren Sie, wo immer möglich
   • Fügen Sie exchange_rate und base_amount in Ihre Exporte oder Ihren API-Feed ein. Automatisieren Sie den Vergleich zwischen Factorial base_amount und Kontoauszugsbeträgen und erstellen Sie ein routinemäßiges Devisenanpassungsjournal.

Richtlinien- und Betriebstipps

• Behalten Sie bei der Ausgabe immer die Originalwährung ( document_amount und currency ) bei, nicht nur den umgerechneten Betrag. Dadurch bleibt die Überprüfbarkeit gewährleistet.
• Bevorzugen Sie für währungsübergreifende Ausgaben nach Möglichkeit Firmenkarten . Das zentralisiert die Buchung und erleichtert den Abgleich.
• Entscheiden Sie sich für eine einheitliche Buchhaltungsmethode : Buchen Sie entweder mit Factorial Basisbetrag und akzeptieren Sie kleine Abstimmungsjournale oder buchen Sie mit Kontoauszugsbeträgen und behandeln Sie Factorial Basisbetrag als unterstützend. Seien Sie konsequent und dokumentieren Sie die Wahl.
• Kommunizieren Sie mit den Mitarbeitern : Bitten Sie sie, Quittungen in der Originalwährung hochzuladen und anzugeben, ob der Händler eine dynamische Währungsumrechnung anbietet.
• Für Mehrwertsteuer und Steuern : Die Umrechnungsregeln und zulässigen Sätze sind je nach Rechtsraum unterschiedlich. Wenden Sie sich an Ihren Steuerberater, um den richtigen Wechselkurs zu wählen (Steuerbehörden schreiben manchmal eine bestimmte Quelle und Methode vor).

Wann Sie den Support kontaktieren sollten

Kontaktieren Sie Factorial -Support, wenn:

• Die Felder „exchange_rate“ oder „base_amount“ scheinen bei vielen Transaktionen am selben Datum falsch zu sein.
• Bei Kartentransaktionen werden inkonsistente Währungen oder fehlende Deviseninformationen angezeigt.
• Sie benötigen Hilfe beim Einfügen bestimmter FX-Felder in einen erweiterten Export oder API-Feed.

Wenn Sie den Support kontaktieren, geben Sie bitte eine Beispiel-Ausgaben-ID, das Datum, die Währung und den Betrag des Belegs, Factorial -Basisbetrag und den Wechselkurs sowie den auf dem Kontoauszug gebuchten Betrag an.