Factorial registra los gastos multidivisa y muestra tanto la moneda original de la transacción como el importe convertido a la moneda base de su empresa. Utilizamos un tipo de cambio promedio diario para calcular el importe base, por lo que se esperan pequeñas diferencias con el tipo de cambio exacto de la tarjeta/banco. A continuación, explica por qué se producen las diferencias, cómo detectarlas y pasos prácticos para resolverlas.

¿Por qué las cantidades pueden variar?

• Tipo de cambio promedio diario vs. tipo de cambio al momento de la transacción : Factorial aplica un tipo de cambio promedio diario del día, mientras que el emisor de la tarjeta o el comercio registra la transacción utilizando el tipo de cambio real al momento de la liquidación. Estos dos tipos rara vez coinciden exactamente.
• Tarifas y margen del emisor de la tarjeta : el monto que publica su banco puede incluir tarifas de cambio de divisas o un margen, lo que provoca que el monto cobrado sea diferente del monto convertido puro.
• Liquidación o reembolsos retrasados : una liquidación o reembolso posterior puede cambiar el monto final cobrado en su estado de cuenta.
• Diferencias de redondeo : Las conversiones y las reglas de redondeo pueden diferir entre sistemas, lo que crea brechas a nivel de centavos.
• Moneda diferente para la liquidación : el comerciante puede ofrecer al titular de la tarjeta una opción de conversión de moneda (conversión dinámica de moneda). La moneda del recibo y la moneda final contabilizada pueden ser diferentes.

Dónde realizar el check-in en Factorial

• Detalle del gasto : abra el gasto para ver document_amount (moneda original), currency , exchange_rate (usado por Factorial ) y base_amount (monto en la moneda de la empresa).
• Pagos con tarjeta (titulares de tarjetas, gerentes, finanzas): la tabla de detalles de la tarjeta muestra registros de transacciones y generalmente incluye información de FX o indicadores para autorizaciones, transacciones liquidadas y reembolsos.
• Exportaciones / API : incluya document_amount, currency, exchange_rate y base_amount en su exportación para verificar esa información exhaustivamente.

Ejemplo práctico: cómo calcular e interpretar una diferencia

Supongamos un recibo de 100 USD, una tasa media diaria Factorial de 0,91 EUR por USD y un cargo del banco de 92 €.

1. Cálculo del importe base Factorial :
   • importe_del_documento = 100 USD
   • tipo de cambio (EUR por USD) = 0,91
   • importe_base = 100 * 0,91 = 91,00 EUR
2. Importe del banco/emisor en el extracto:
   • cargo bancario = 92,00 EUR
3. Diferencia:
   • diferencia = cargo bancario - monto base
   • diferencia = 92,00 - 91,00 = 1,00 EUR

Resultado: una variación cambiaria de 1,00 EUR para conciliar. Dicha variación puede contabilizarse como ganancia o pérdida cambiaria en el sistema contable.

Cómo gestionar las discrepancias: flujo de trabajo recomendado

1. Comparar valores
   • Exporte filas de gastos que incluyan importe_del_documento, moneda, tipo_de_cambio y importe_base y compare el importe_base con el importe en su extracto bancario/de tarjeta.
2. Decidir la autoridad de publicación
   • Para la conciliación, utilice el importe real registrado en el banco/tarjeta como cifra oficial al registrar los diarios. Utilice los valores document_amount y exchange_rate de Factorial como información complementaria.
3. Diferencias posteriores a FX
   • Si el monto base Factorial y el monto bancario difieren, registre el monto bancario en el libro mayor y asigne la pequeña ganancia o pérdida cambiaria a la cuenta de pérdidas y ganancias de FX correspondiente.
4. Documentar la decisión
   • Agregue un breve comentario sobre el gasto que explique la entrada de conciliación y haga referencia a la línea del extracto bancario, para que los auditores vean la justificación.
5. Automatizar siempre que sea posible
   • Incluye exchange_rate y base_amount en tus exportaciones o feed de API. Automatiza la comparación entre el base_amount Factorial y los importes del extracto bancario, y crea un diario de ajustes de divisas rutinario.

Consejos sobre políticas y operaciones

• Conserve siempre la moneda original del gasto ( document_amount y currency ), no solo la cifra convertida. Esto preserva la auditabilidad.
• Siempre que sea posible , utilice tarjetas de empresa para gastos en diferentes divisas . Esto centraliza la contabilización y facilita la conciliación.
• Decida un enfoque contable consistente : contabilizar utilizando el importe base Factorial y aceptar pequeños registros de conciliación, o contabilizar utilizando los importes del extracto bancario y considerar el importe base Factorial como un apoyo. Sea consistente y documente su decisión.
• Comunicar a los empleados : solicitarles que carguen los recibos en la moneda original y que indiquen si el comerciante ofreció conversión de moneda dinámica.
• Para el IVA y otros impuestos : las normas de conversión y los tipos de cambio permitidos varían según la jurisdicción. Consulte a su asesor fiscal para elegir el tipo de cambio correcto (las autoridades fiscales a veces exigen una fuente y un método específicos).

Cuándo contactar con el soporte técnico

Comuníquese con el soporte Factorial si:

• Los campos exchange_rate o base_amount parecen incorrectos para muchas transacciones en la misma fecha.
• Las transacciones con tarjeta muestran monedas inconsistentes o información FX faltante.
• Necesita ayuda para incluir campos FX específicos en una exportación avanzada o en una fuente API.

Cuando se comunique con el soporte técnico, incluya un ID de gasto de muestra, la fecha, la moneda y el monto del recibo, el monto base y el tipo de cambio Factorial , y el monto publicado en el extracto bancario.