Factorial registra les despeses en diverses monedes i mostra tant la moneda de la transacció original com l'import convertit a la moneda base de la vostra empresa. Fem servir un tipus de canvi mitjà diari per calcular l'import base, per la qual cosa s'esperen petites diferències amb el tipus de canvi exacte de la targeta/banc. A continuació, expliqueu per què es produeixen les diferències, com detectar-les i passos pràctics per resoldre-les.

Per què les quantitats poden variar

• Tipus de canvi mitjà diari vs. tipus de canvi momentani de la transacció : Factorial aplica un tipus de canvi mitjà diari del dia, mentre que l'emissor de la targeta o el comerciant registra una transacció utilitzant el tipus de canvi en temps real en el moment de la liquidació. Aquests dos tipus de canvi poques vegades coincideixen exactament.
• Comissions i marge de benefici de l'emissor de la targeta : l'import que publica el vostre banc pot incloure comissions de canvi o un marge de benefici, cosa que fa que l'import cobrat sigui diferent de l'import convertit pur.
• Liquidació o reemborsaments retardats : una liquidació o un reemborsament posteriors poden canviar l'import final carregat al vostre extracte.
• Diferències d'arrodoniment : les conversions i les regles d'arrodoniment poden variar entre sistemes, creant buits a nivell de cèntims.
• S'utilitza una moneda diferent per a la liquidació : el comerciant pot presentar una opció de conversió de moneda al titular de la targeta (conversió dinàmica de moneda). La moneda del rebut i la moneda final registrada poden ser diferents.

On fer el check-in a Factorial

• Detall de la despesa : obriu la despesa per veure document_amount (moneda original), currency , exchange_rate (utilitzat per Factorial ) i base_amount (import en la moneda de l'empresa).
• Pagaments amb targeta (titulars de targetes, gestors, finances): la taula de detalls de la targeta mostra els registres de transaccions i normalment inclou informació o indicadors de divises per a autoritzacions, transaccions liquidades i reemborsaments.
• Exportacions / API : incloeu document_amount, currency, exchange_rate i base_amount a l'exportació per comprovar aquesta informació a fons.

Exemple pràctic: com calcular i interpretar una diferència

Suposem un rebut de 100 USD, un tipus d'interès Factorial mitjà diari = 0,91 EUR per USD i un càrrec bancari de 92 €.

1. Càlcul de la quantitat de base Factorial :
   • import_document = 100 USD
   • tipus_de_canvi (EUR per USD) = 0,91
   • import_base = 100 * 0,91 = 91,00 EUR
2. Import del banc/emissor que figura a l'extracte:
   • càrrec_bancari = 92,00 EUR
3. Diferència:
   • diferència = càrrec_bancari - import_base
   • diferència = 92,00 - 91,00 = 1,00 EUR

Resultat: una variància de divises d'1,00 EUR per reconciliar. Aquesta variància es pot registrar com a guany o pèrdua de divises al sistema comptable.

Com gestionar les discrepàncies: flux de treball recomanat

1. Comparar valors
   • Exporta les files de despeses, incloent-hi document_amount, currency, exchange_rate , base_amount i compara base_amount amb l'import que apareix al teu extracte bancari/de targeta.
2. Decidir l'autoritat de publicació
   • Per a la reconciliació, utilitzeu l' import real registrat al banc/targeta com a xifra autoritativa en registrar els diaris bancaris/de targetes. Utilitzeu document_amount i exchange_rate de Factorial com a informació complementària.
3. Diferències posteriors a les divises
   • Si l'import_base_factorial Factorial l'import bancari són diferents, registreu l'import bancari al llibre major i registreu el petit guany o pèrdua de divises al compte de pèrdues i pèrdues de divises corresponent.
4. Documentar la decisió
   • Afegiu un breu comentari sobre la despesa explicant l'assentament de conciliació i feu referència a la línia de l'extracte bancari, perquè els auditors en vegin el raonament.
5. Automatitzar sempre que sigui possible
   • Incloeu exchange_rate i base_amount a les vostres exportacions o al canal d'API. Automatitzeu la comparació entre els imports Factorial base_amount i els de l'extracte bancari i creeu un diari d'ajustos de divises rutinari.

Consells polítics i operatius

• Mantingueu sempre la moneda original de la despesa ( document_amount i currency ), no només la xifra convertida. Això preserva l'auditabilitat.
• Preferiu les targetes d'empresa per a despeses en diverses divises sempre que sigui possible. Això centralitza la comptabilització i facilita la reconciliació.
• Decidiu un enfocament comptable coherent : o bé registreu-ho utilitzant Factorial base_amount i accepteu petits diaris de conciliació, o bé registreu-ho utilitzant imports d'extracte bancari i considereu Factorial base_amount com a suport. Sigueu coherents i documenteu l'elecció.
• Comunicar-ho als empleats : demanar-los que carreguin els rebuts en la moneda original i que indiquin si el comerciant ofereix la conversió dinàmica de moneda.
• Per a l'IVA i els impostos : les normes de conversió i els tipus de canvi permesos varien segons la jurisdicció. Consulteu el vostre assessor fiscal per triar el tipus de canvi correcte (les autoritats fiscals de vegades exigeixen una font i un mètode específics).

Quan contactar amb l'assistència

Poseu-vos en contacte amb el suport Factorial si:

• Els camps exchange_rate o base_amount semblen incorrectes per a moltes transaccions en la mateixa data.
• Les transaccions amb targeta mostren monedes inconsistents o informació de divises que falta.
• Necessiteu ajuda per incloure camps FX específics en una exportació avançada o un feed d'API.

Quan contacteu amb el servei d'assistència, incloeu un exemple d'identificador de despesa, la data, la moneda i l'import del rebut, l'import_base i el tipus_de_canvi Factorial i l'import registrat a l'extracte bancari.