Die Genehmigung einer Ausgabe bedeutet nicht immer dasselbe, je nachdem, ob sie aus einer Factorial Card-Transaktion erstellt oder manuell von einem Mitarbeiter übermittelt wurde.
Die wichtigsten Unterschiede auf einen Blick
| Kartenausgaben | Manuelle Ausgaben | |
|---|---|---|
| Wer hat im Voraus bezahlt? | Unternehmen (über Factorial Card) | Mitarbeiter |
| Erstattung erforderlich? | NEIN | Ja (über Gehaltsabrechnung oder SEPA) |
| Wie entstehen Ausgaben? | Automatisch aus der Transaktion abgebucht | Manuell vom Mitarbeiter übermittelt (Web/Mobil) |
| Datenquelle | Transaktionsdaten (Betrag, Datum, Händler) werden automatisch ausgefüllt + Nachweis erforderlich | Mitarbeitereingabe + OCR-Vorabfüllung von Belegen |
| Richtlinienkontrolle | Präventiv: Kartenlimits, Händler-/Kategoriebeschränkungen | Detektiv: Richtlinienprüfungen nach der Einreichung |
| Genehmigungsfokus | Geschäftszweck und Beleg überprüfen | Überprüfen Sie Richtigkeit, Berechtigung und Erstattung |
Überprüfung der Kartenausgaben
- Schnellere Überprüfung : Da Kartenausgaben automatisch erstellt und bereits anhand des Kartenlimits validiert werden, besteht Ihre Hauptaufgabe darin, sicherzustellen, dass der Beleg beigefügt ist und die Ausgabe einem gültigen Geschäftszweck dient .
- Kein Erstattungsschritt : Nach der Genehmigung wird die Ausgabe einfach archiviert und mit der Buchhaltung verknüpft – eine Lohn- oder SEPA-Abrechnung ist nicht erforderlich.
- Ablehnungen : Wenn Sie eine Kartenausgabe ablehnen, müssen Mitarbeiter und Unternehmen entscheiden, wie die nicht genehmigte Zahlung dem Unternehmen erstattet wird (z. B. durch Gehaltsabzug oder direkte Überweisung).
Manuelle Ausgaben überprüfen
- Manuelle Ausgaben müssen genauer betrachtet werden, da sie auf Mitarbeitereingaben beruhen. Überprüfen Sie:
- Genauigkeit und Gültigkeit des Belegs.
- Einhaltung von Richtlinien (z. B. Tagessätze, Kilometerregelungen).
- Korrekte Zuordnung zu Kategorie, Projekt oder Kostenstelle.
- Bei Genehmigung werden die Kosten erstattet (Gehaltsabrechnung oder SEPA).
Best Practices für Genehmiger
- Priorisieren Sie die schnelle Überprüfung der Kartenausgaben – der Mitarbeiter hat bereits Firmengelder ausgegeben.
- Achten Sie besonders auf manuelle Ausgaben , da diese die tatsächlichen Erstattungen auslösen.
- Verwenden Sie die Ausgabenwarnungen von Factorial (außerhalb des Budgets, außerhalb der Richtlinien), um die Entscheidungsfindung zu beschleunigen.
Auf diese Weise wird den Genehmigern klar klar, warum Kartenzahlungen zwar einfacher sind, aber bei Ablehnung riskanter sind , während bei manuellen Ausgaben die Verantwortung für die Erstattung liegt .