A volte una spesa viene rifiutata per errore, ad esempio perché l'approvatore ha cliccato su "Rifiuta" invece di "Richiedi modifiche". Questo crea ritardi e inutili rielaborazioni. Ecco come risolvere rapidamente il problema ed evitare che si ripeta.

Risoluzione rapida

1. Controlla il motivo del rifiuto
   • Esamina il commento di rifiuto per verificare se si è trattato di un errore.
   • In caso di necessità chiedere alla persona che ha effettuato il rifiuto.
2. Reimpostare il flusso di approvazione (consigliato)
   • Un amministratore può reimpostare il flusso di approvazione della spesa rifiutata.
   • In questo modo la spesa viene riportata all'inizio del processo di approvazione, in modo che possa essere nuovamente esaminata e approvata senza che il dipendente debba inviare nuovamente tutto.
   • Aggiungere sempre un commento (a fini di controllo) che spieghi che il ripristino è dovuto a un rifiuto accidentale.
3. Come soluzione di riserva: i dipendenti inviano nuovamente la documentazione
   • Se il ripristino non è possibile o l'amministratore preferisce una cronologia pulita, il dipendente può creare una nuova spesa.
   • Dovrebbero fare riferimento alla spesa rifiutata nella descrizione.

Come prevenire errori ripetuti

• Incoraggiare l'uso di "Richiedi modifiche"
  • Gli approvatori dovrebbero usare "Richiedi modifiche" quando i dettagli sono mancanti o errati e mantenere "Rifiuta" solo in caso di evidenti violazioni (fuori policy, fraudolenti, duplicati).
• Lascia sempre un commento quando rifiuti
  • Richiedi agli approvatori di specificare una motivazione chiara in caso di rifiuto. Questo aiuta dipendenti e amministratori a decidere se è opportuno un ripristino o un nuovo invio.
• Esaminare le esigenze formative
  • Se un approvatore respinge spesso in modo errato, verificare che abbia compreso le opzioni di approvazione e fornire indicazioni.
• Impostazione del flusso di approvazione
  • Ove possibile, mantenere i flussi di approvazione basati sui ruoli (ad esempio, Manager, Amministratore) per ridurre i colli di bottiglia e gli errori causati da una singola persona.

Quando contattare il supporto Factorial

Contatta l'assistenza se:

• La reimpostazione del flusso non funziona o produce un comportamento imprevisto.
• Sospetti un problema con l'interfaccia utente (ad esempio, un'azione errata del pulsante).
• Le assegnazioni di approvazione non corrispondono ai ruoli previsti.