Cosa sono i budget?

I budget definiscono l'importo massimo di denaro che può essere speso da un gruppo specifico di dipendenti in un arco di tempo prestabilito. Aiutano a prevenire spese eccessive, a migliorare la pianificazione finanziaria e a fornire visibilità su come vengono utilizzati i fondi.

Dove trovare i budget

Per accedere e gestire i budget:

1. Nella barra laterale, vai a Spese
2. Seleziona la scheda Spese dipendenti in alto
3. Apri la sotto-scheda Budget
4. Da qui vedrai un elenco dei budget attivi e dei budget archiviati

Come creare un budget

1. Nella barra laterale, vai su Spese
2. Seleziona la scheda Spese dipendenti in alto
3. Apri la sotto-scheda Budget
4. Fare clic su + Aggiungi budget e completare le seguenti informazioni :
   1. Informazioni di base :
      • Assegna un nome chiaro al budget (ad esempio "Viaggi di vendita Q1" o "Campagna di marketing 2025").
      • Facoltativamente, aggiungi una descrizione .
      • Imposta le date di inizio e di fine del budget.
   2. Accesso :
      • Scegli chi può visualizzare e gestire questo budget.
      • Assegnare autorizzazioni ad amministratori, manager o ruoli specifici in base alle esigenze.
   3. Limiti :
      • Inserisci l' importo totale del budget .
      • Selezionare la valuta (l'impostazione predefinita è la valuta della persona giuridica dell'azienda).
      • Facoltativamente, suddividerlo in limiti specifici per categoria (ad esempio viaggi, pasti).
   4. Dipendenti :
      • Assegnare dipendenti o team che utilizzeranno questo budget.
      • Utilizza i filtri per effettuare ricerche in base al nome del dipendente, al luogo di lavoro o al team.
5. Fare clic su Salva per finalizzare il budget

Come modificare o aggiornare un budget esistente

1. Nella barra laterale, vai su Spese
2. Seleziona la scheda Spese dipendenti in alto
3. Aprire la sotto-scheda Budget e fare clic sul nome del budget per aprire la sua visualizzazione dettagliata
4. Utilizzare il pulsante Modifica per aggiornare:
   • Nome o descrizione
   • Date
   • Limite di budget o limiti di categoria
   • Dipendenti o team assegnati
5. Fare clic su Salva modifiche per applicare gli aggiornamenti

Buone pratiche

• Utilizzare nomi descrittivi che includano lo scopo e il periodo di tempo (ad esempio "Apparecchiature IT 2025").
• Esaminare le tendenze di spesa nella visualizzazione dettagliata del budget per apportare modifiche consapevoli.
• Stabilire limiti realistici per bilanciare le esigenze di controllo e quelle operative.
• Aggiornare i budget all'inizio di ogni trimestre o fase del progetto.
• Utilizzare limiti specifici per categoria per controllare le tipologie di spesa ad alto rischio.
• Comunicare agli approvatori che devono verificare la presenza di avvisi di superamento del budget durante il processo di revisione.

Domande frequenti

1. Posso assegnare un dipendente a più budget?
   Sì, i dipendenti possono essere assegnati a più di un budget.
    
2. Cosa succede se una spesa supera il budget?
   Gli approvatori vedranno un avviso e potranno decidere se approvarlo o rifiutarlo.