Les flux d'approbation définissent les étapes par lesquelles une dépense doit passer avant d'être remboursée ou comptabilisée dans le système. Dans Factorial , chaque flux comprend :
- Un nom et une description (pour rendre les flux faciles à identifier).
- Un ou plusieurs niveaux d'approbation .
- À chaque niveau, un ou plusieurs approbateurs .
- Approbateurs choisis par rôle ou en sélectionnant des personnes spécifiques.
Rôles d'approbateur disponibles
Lors de la création d'un flux d'approbation, vous pouvez attribuer des approbateurs à l'aide des rôles suivants :
- Auto-approbation → les employés peuvent approuver eux-mêmes leurs dépenses. Rarement utilisé, réservé aux fondateurs ou aux cadres supérieurs.
- Responsable → responsable hiérarchique direct du salarié.
- Approbateur des congés → personne déjà désignée pour approuver les absences de l'employé. Utile pour assurer la cohérence des processus RH.
- Administrateurs → administrateurs système dans Factorial . Couramment utilisé pour la finance ou les RH.
- Équipe → une équipe entière (tous les membres seront notifiés et chacun pourra approuver).
- Chef d'équipe → le chef de l'équipe affectée à l'employé.
Débits recommandés par type d'entreprise
Startup (jusqu'à ~50 employés)
- Objectif : Maintenir les approbations légères et éviter les retards.
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Débit suggéré :
- Nom : Approbation de la norme de démarrage
- Description : Flux à un niveau pour une validation rapide des dépenses
- Niveau 1 : Manager
S'il y a des fondateurs ou des cadres supérieurs sans managers, créez un flux dédié en utilisant l'auto-approbation ou les administrateurs comme approbateur.
PME (50 à ~500 salariés)
- Objectif : Ajouter une couche Finance tout en gardant les flux efficaces.
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Débit suggéré :
- Nom : Approbation PME en 2 étapes
- Description : Le responsable vérifie la pertinence de l'entreprise, le service financier assure la conformité
- Niveau 1 : Manager
- Niveau 2 : Administrateurs (équipe financière)
Vous pouvez éventuellement remplacer le niveau 2 par le chef d'équipe ou l'approbateur des congés si le contrôle budgétaire est géré à ce niveau.
Multinationale (500+ employés ou plusieurs entités)
- Objectif : Assurer des contrôles cohérents entre les services et les entités juridiques.
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Débit suggéré :
- Nom : Approbation d'entité multinationale
- Description : Validation en plusieurs étapes pour la conformité des départements et des entités
- Niveau 1 : Manager
- Niveau 2 : Chef d'équipe ou chef de service (défini comme rôle de chef d'équipe)
- Niveau 3 : Admins (équipe financière de l'entité locale)
Pour les départements à haut risque ou à dépenses élevées (comme les ventes ou les opérations), vous pouvez ajouter un niveau 4 avec le directeur d'entité (affecté directement en tant que personne).
Meilleures pratiques
- Donnez toujours aux flux des noms et des descriptions clairs afin que les services financiers et les RH sachent quels employés sont couverts.
- Commencez simplement : un ou deux niveaux suffisent généralement. N'en ajoutez que si nécessaire.
- Privilégiez les rôles, et non les individus, autant que possible. Cela évite les interruptions de flux lors des changements de poste.
- Adaptez vos flux à la culture d'entreprise : les startups privilégient la rapidité, les multinationales le contrôle. Adaptez vos flux en conséquence.
- Révisez régulièrement : les structures d’approbation doivent évoluer avec votre organisation.