Der Finanzbereich vereint alle bekannten kostenbezogenen Informationen zur Belegschaft in Factorial und bietet dir einen zentralen Ort zur Analyse und Verwaltung.

Er ist derzeit in zwei Bereiche unterteilt, die auf unterschiedliche Rollen zugeschnitten sind:

• Finanzteams – zur Unterstützung bei Budgetierung, Kostenverteilung und Berichterstattung.
• HR-Admins – zur Nachverfolgung der Gehaltsabrechnung und der Organisationsstruktur.

Registerkarte Mitarbeiterkosten – für Finanzteams

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Diese Registerkarte bietet eine vollständige Übersicht über mitarbeiterbezogene Kosten, einschließlich vorab definierter Vertragswerte, tatsächlicher Gehaltsabrechnungsdaten und Ausgaben.

• Vertraglich festgelegte Kosten. Daten direkt aus dem Vertrag jedes Mitarbeiters. Diese Daten können als Referenz für vordefinierte Bedingungen und Kosten verwendet werden und sind unterteilt in:
  • Bruttogehalt
  • Zusätzliche Vergütung (falls definiert)

Das sind die geplanten Kosten bei der Einstellung, die wir zum Vergleich mit den tatsächlichen Lohn- und Ausgabendaten heranziehen.

• Mitarbeiterausgaben. Alle Ausgaben aus dem Produkt "Spending" mit den Status: Genehmigt, Bezahlt, Zur Zahlung gesendet (SEPA), In Gehaltsabrechnung. Du kannst entweder die Gesamtsumme sehen oder die Ausgaben nach Kategorie aufklappen, indem du auf das Chevron klickst.

• Arbeitskosten. Die wichtigste Kennzahl ist hier die Arbeitskosten – die Gesamtkosten deines Unternehmens pro Mitarbeiter, basierend auf dem Konzept "Company Cost" in der Gehaltsabrechnung. Du findest die detaillierte Aufschlüsselung unter Payroll-Daten.

Hinweis: Derzeit sind auch über die Gehaltsabrechnung bezahlte Ausgaben enthalten.

1. Filter

1.1. Datenquelle

Du kannst die Datenquelle auswählen, je nachdem, welche Kosteninformationen du analysieren möchtest.

• Beispiel: Wie hoch waren die Gesamtkosten von Agustín García im Jahr 2024, einschließlich Gehaltsabrechnung und Flugkosten?

1.2. Kostenstellen

Wenn du Kostenstellen in Factorial eingerichtet hast, kannst du Kosten danach filtern und gruppieren.

• Beispiel: Wie viel geben wir dieses Jahr für die Kostenstellen Marketing und Produktdesign aus?

1.3. Rechtliche Einheit

Wenn dein Unternehmen mehrere rechtliche Einheiten in Factorial eingerichtet hat, kannst du nach diesen filtern und gruppieren.

• Beispiel: Wie hoch sind die gesamten Personalkosten unserer deutschen Gesellschaft im aktuellen Quartal?

1.4. Personen

Filtere nach bestimmten Mitarbeitenden, deren direkten Vorgesetzten oder nach Gruppen.

• Beispiel: Wie viel kostet das Team von Jane Doe jeden Monat?

1.5. Arbeitsorte

Filtere nach Arbeitsorten, die in der Organisation definiert sind.

• Beispiel: Wie hoch sind die monatlichen Kosten unseres Büros in Barcelona im Vergleich zu Valencia?

2. Gruppieren nach

Du kannst auch die Option Gruppieren nach verwenden, um die Darstellung in der Tabelle zu ändern (nicht im Diagramm).

Hinweis: Dies ändert nicht die Daten, sondern nur ihre Darstellung im Bericht.

• Beispiel: Kannst du eine Kostenübersicht nach Managern für die Kostenstellen Marketing und Produktdesign bereitstellen?

Wähle dazu zuerst den Filter und klicke anschließend auf „Gruppieren nach“, um die Daten aufzuschlüsseln.

3. Exportieren

Unabhängig von Filtern und Gruppierungen kannst du die Daten exportieren: Basierend auf deinen Einstellungen wird eine .xlsx-Datei erstellt und an deine Factorial-E-Mail gesendet.

Registerkarte Gehaltsabrechnung – für HR-Admins

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Dieser Abschnitt konzentriert sich auf die Analyse tatsächlicher Gehaltsdaten anhand der hochgeladenen Gehaltsabrechnungszusammenfassung. In dieser Registerkarte werden die Lohnabrechnungskonzepte kategorisiert und summiert* unter den folgenden Kategorien:

• Bezüge – Festgehalt
• Bezüge – Sachleistungen
• Bezüge – Sonstiges
• Bezüge – Variabel
• Abzüge
• Arbeitgeberbeiträge
• Zusammengefasste Werte
  *Die Konzepte unter „Zusammengefasste Werte“ werden nicht addiert, da sie bereits das Ergebnis von Berechnungen sind.
• Unkategorisiert
  Alle vordefinierten Konzepte werden den restlichen Kategorien zugeordnet, benutzerdefinierte Konzepte erscheinen vorübergehend unter „Unkategorisiert“, bis du sie über Einstellungen > Payroll > Payroll-Konzepte der richtigen Kategorie zuordnest.

1. Filter

Sowohl Tabelle als auch Diagramm reagieren auf alle Filter – mit Ausnahme der Payroll-Zeile. Der Payroll-Zeilenfilter betrifft nur die Tabelle. Das Diagramm zeigt immer die Gesamtkosten des Unternehmens an.

1.1. Kostenstelle

Wenn Kostenstellen in Factorial eingerichtet sind, kannst du die Gehaltsdaten nach diesen Geschäftsbereichen gruppiert anzeigen.

• Beispiel: Wie hoch waren die Gehaltskosten für die Kostenstelle Sales im Juni?

1.2. Rechtliche Einheit

Filtere Gehaltskosten nach jeder in deinem Konto eingerichteten rechtlichen Einheit.

• Beispiel: Wie viel haben wir im letzten Monat an Gehältern für unsere Einheit in Portugal gezahlt?

1.3. Payroll-Zeile

Fokussiere dich auf spezifische Payroll-Konzepte wie Grundgehalt, Steuern, Boni oder Essensgutscheine.

• Beispiel: Wie viel haben wir im zweiten Quartal unternehmensweit an Boni gezahlt?

1.4. Gehaltsabrechnungspolitik

Verwende diesen Filter, um nach bestimmten Gehaltsabrechnungskalendern oder -zyklen (z. B. monatlich, zweiwöchentlich) zu filtern, falls du mehrere Richtlinien verwendest.

• Beispiel: Wie hoch waren die Gehaltskosten für unseren monatlichen Zyklus in Frankreich im Juli?

1.5. Personen

Filtere nach Mitarbeitenden, deren Manager oder beliebigen Gruppen.

• Beispiel: Wie viel haben wir John Doe und seinem Team in diesem Jahr insgesamt gezahlt?

1.6. Arbeitsorte

Filtere die Gehaltskosten nach physischen Büros oder Remote-Standorten.

• Beispiel: Wie hoch waren die Gehaltskosten unseres Remote-Teams im April?

2. Gruppieren nach

Du kannst auch die Option Gruppieren nach verwenden, um die visuelle Aufteilung in der Tabelle zu ändern (nicht im Diagramm).

Die Daten selbst werden dabei nicht verändert – nur die Darstellung zur Berichtserstellung.

3. Gehaltszusammenfassung hochladen

1. Klicke im Reiter „Payroll data“ auf die Schaltfläche „Upload payroll summary“
2. Dies ist eine Abkürzung, mit der du die offizielle Gehaltszusammenfassung hochladen kannst, um das Dashboard mit echten und detaillierten Lohndaten zu füllen.

4. Exportieren

Gleiches Verhalten wie bei der Registerkarte „Employee cost“ – eine .xlsx-Datei wird basierend auf den ausgewählten Filtern und Gruppierungen generiert und an deine Factorial-E-Mail gesendet.