Le ricevute mancanti sono uno dei problemi più comuni nella gestione delle spese. Rallentano le approvazioni, creano lavoro extra per l'ufficio finanziario e possono comportare rischi di conformità o fiscali. Questo articolo spiega come gestirle in Factorial .

Buone pratiche

1. Rendere obbligatorie le ricevute
   • Configurare il modulo spese in modo che il campo ricevuta sia obbligatorio per le spese ordinarie.
   • In questo modo si garantisce che i dipendenti non possano presentare una spesa senza allegare un documento.
   • Per quanto riguarda il chilometraggio e le indennità giornaliere, le ricevute non sono sempre richieste, ma consigliamo di allegare documenti giustificativi (ad esempio conferme di viaggio, registri o dichiarazioni).
2. Esaminare attentamente i documenti
   • Se la ricevuta caricata non è chiara o non è valida, utilizzare Richiedi modifiche con una breve spiegazione per il dipendente.
   • Se la richiesta sembra fraudolenta, puoi anche rifiutare la spesa.
3. Eccezioni del documento
   • A volte le ricevute vengono perse. In tal caso, approvare solo se esiste una prova sostitutiva valida (ad esempio estratto conto bancario, conferma di prenotazione).
   • Aggiungere una nota chiara nel campo Descrizione spiegando perché la spesa è stata approvata senza una ricevuta standard.
   • Ciò aiuta i revisori contabili e i responsabili finanziari a comprendere in seguito il motivo dell'eccezione.

Come gestire le spese senza ricevute in Factorial

1. Nella barra laterale, vai su Spese → Spese dei dipendenti
2. Utilizzare i filtri per trovare le spese senza allegati (se il campo non è stato impostato come obbligatorio) o rivedere quelle contrassegnate dagli approvatori
3. Per ogni caso:
   • Ricevuta valida allegata → approvare normalmente
   • Ricevuta non valida o poco chiara → richiedi modifiche
   • Nessuna ricevuta, ma prova sostitutiva → approvare con giustificazione nella descrizione
   • Nessuna ricevuta e nessuna prova → rifiutare

Suggerimenti per i dipendenti

• Quando si presenta una spesa, caricare sempre la ricevuta.
• In caso di smarrimento, fornire una prova sostitutiva (email di conferma, estratto conto bancario o altra prova valida).
• Aggiungere una breve nota nella descrizione per spiegare la situazione.

Suggerimenti per manager e finanza

• Approvare solo se è presente una ricevuta o un sostituto valido.
• Utilizza Richiedi modifiche per ricordare ai dipendenti quando il documento è mancante o poco chiaro.
• In caso di approvazione senza ricevuta, lasciare sempre una nota nel campo Descrizione per la tracciabilità dell'audit.
• Eseguire una revisione mensile per garantire che non rimangano eccezioni non documentate.

Conclusione chiave

Il modo migliore per prevenire problemi con ricevute mancanti è rendere obbligatorio il campo "ricevuta" nei moduli di spesa. Per le poche eccezioni che sfuggono, gestiscile in modo coerente: richiedi modifiche, rifiuta o approva con una chiara giustificazione nella descrizione.