A falta de recibos é um dos problemas mais comuns na gestão de despesas. Eles atrasam as aprovações, geram trabalho extra para o financeiro e podem trazer riscos de conformidade ou fiscais. Este artigo explica como lidar com isso na Factorial .

Melhores práticas

1. Tornar os recibos obrigatórios
   • Configure o formulário de despesas para que o campo de recibo seja necessário para despesas regulares.
   • Isso garante que os funcionários não possam enviar uma despesa sem anexar um documento.
   • Para quilometragem e diárias, recibos nem sempre são necessários, mas recomendamos anexar documentos comprobatórios (por exemplo, confirmações de viagem, registros ou declarações).
2. Revise os documentos cuidadosamente
   • Se o recibo enviado não estiver claro ou for inválido, use Solicitar alterações com uma breve explicação para o funcionário.
   • Se a solicitação parecer fraudulenta, você também pode rejeitar a despesa.
3. Exceções de documentos
   • Às vezes, recibos são perdidos. Nesse caso, aprove somente se houver comprovante substituto válido (por exemplo, extrato bancário, confirmação de reserva).
   • Adicione uma nota clara no campo Descrição explicando por que a despesa foi aprovada sem um recibo padrão.
   • Isso ajuda as finanças e os auditores a entender posteriormente o motivo da exceção.

Como gerenciar despesas sem recibos no Factorial

1. Na barra lateral, vá para Gastos → Despesas dos funcionários
2. Use filtros para encontrar despesas sem anexos (se o campo não foi definido como obrigatório) ou revise aquelas sinalizadas pelos aprovadores
3. Para cada caso:
   • Recibo válido anexado → aprovar normalmente
   • Recibo inválido ou pouco claro → solicitar alterações
   • Sem recibo, mas com evidência substituta → aprovar com justificativa na descrição
   • Sem recibo e sem provas → rejeitar

Dicas para funcionários

• Sempre envie o recibo ao enviar uma despesa.
• Caso você o perca, forneça uma evidência substituta (e-mail de confirmação, extrato bancário ou outra prova válida).
• Adicione uma breve nota na descrição para explicar a situação.

Dicas para gestores e finanças

• Aprove somente quando um recibo ou substituto válido estiver presente.
• Use Solicitar alterações para lembrar os funcionários quando o documento estiver faltando ou não estiver claro.
• Se aprovar sem recibo, sempre deixe uma observação no campo Descrição para rastreabilidade de auditoria.
• Execute uma revisão mensal para garantir que nenhuma exceção fique sem documentação.

Conclusão principal

A melhor maneira de evitar problemas com recibos perdidos é tornar o campo de recibo obrigatório nos seus formulários de despesas. Para as poucas exceções que passarem despercebidas, trate-as de forma consistente: solicite alterações, rejeite-as ou aprove-as com uma justificativa clara na descrição.