Quando una spesa rimane in sospeso, il rimborso viene ritardato e si crea confusione per la finanza. Di seguito è riportata una guida sintetica per la risoluzione dei problemi e la risoluzione dei problemi che puoi seguire in Factorial .
Lista di controllo rapida: le prime cose da controllare
- Controllare lo stato della spesa (In sospeso, Modifiche richieste, Approvato, Rifiutato).
- Osserva il prossimo approvatore mostrato nei dettagli della spesa (persona o ruolo).
- Verificare che l'approvatore possa visualizzare le notifiche (posta in arrivo nell'app, e-mail, push).
- Verificare che l'approvatore sia attivo in Factorial e assegnato al ruolo o al team corretto.
- Verificare se il dipendente è assegnato a un flusso di approvazione.
Perché le spese si bloccano
- La spesa è nello stato Modifiche richieste e in attesa dell'azione del dipendente.
- L'approvatore non ha mai ricevuto o non ha ricevuto la notifica.
- L'approvatore non è mappato correttamente (approvatore basato sul ruolo, ma il dipendente non fa parte di quel team o il responsabile non è impostato).
- L'approvatore è inattivo, in congedo o non è stato impostato alcun delegato.
- Il flusso di approvazione non è configurato correttamente oppure il dipendente non è assegnato ad alcun flusso.
- Errore o bug di sistema (raro).
Risoluzione dei problemi passo dopo passo
1. Identifica chi sta bloccando
- Apri la spesa, seleziona "prossimo approvatore" e il livello di approvazione.
- Se è indicato Modifiche richieste , il commento della richiesta spiegherà cosa deve fare il dipendente.
2. Contattare direttamente l'approvatore
- Invia un breve messaggio chiedendo loro di esaminare l'articolo in sospeso in Factorial e di controllare la cartella spam/posta indesiderata per le notifiche e-mail.
- Ricorda loro che possono approvare dalla posta in arrivo nell'app o dall'app mobile.
3. Se l'approvatore non riesce a vedere la spesa
- Verificare il tipo di approvatore:
- Responsabile → controlla il campo responsabile del dipendente nel suo profilo.
- Team o Team Lead → controlla l'assegnazione del team al dipendente e la mappatura del team lead.
- Approvatore ferie → assicurarsi che il ruolo sia configurato per questo dipendente.
- Amministratori → gli amministratori dovrebbero avere accesso per approvare se viene assegnato loro quel ruolo.
- Se un approvatore basato sui ruoli è vuoto a causa dell'assenza di un team/responsabile, assegnare il team o il responsabile corretto oppure sostituire temporaneamente l'approvatore con una persona.
4. L'approvatore è assente o inattivo
- Utilizzare un delegato o un approvatore alternativo per le festività e i permessi.
- Se non hai configurato la delega, assegna temporaneamente il dipendente a un flusso diverso che includa un approvatore disponibile (amministratore o responsabile del team).
5. Il dipendente deve agire
- Se la spesa è "Modifiche richieste", chiedere al dipendente di aggiornare la ricevuta, la descrizione o l'importo rimborsabile e di inviarla nuovamente.
6. Intervento amministrativo (usare con cautela)
- Come amministratore, puoi:
- Riassegnare temporaneamente il dipendente a un flusso di approvazione diverso, oppure
- Modificare il livello di approvazione per includere gli amministratori, in modo che il reparto finanziario possa approvare le voci urgenti.
- Attenzione : la reimpostazione di un flusso di approvazione delle spese o l'approvazione forzata potrebbero richiedere passaggi di nuova approvazione e devono essere registrati per la verifica.
7. Problemi di sistema
- Se tutto sembra corretto ma la spesa non si muove ancora:
- Riproduci il problema in un altro browser o in modalità di navigazione in incognito per escludere problemi dell'interfaccia utente memorizzata nella cache.
- Raccogli l'ID della spesa, gli screenshot e i passaggi esatti, quindi contatta l'assistenza Factorial .
Azioni preventive
- Assegnare ai flussi nomi e descrizioni chiari in modo che gli amministratori sappiano quali dipendenti sono coperti da ciascun flusso.
- Utilizzare approvatori basati sui ruoli, ma assicurarsi che i dati del team e del responsabile siano sempre aggiornati.
- Impostare approvatori alternativi o deleghe per i periodi di assenza comuni.
- Mantenere brevi le catene di approvazione, in genere 1-2 livelli, per ridurre i colli di bottiglia.
- Incoraggia gli approvatori ad abilitare le notifiche e a controllare regolarmente la posta in arrivo nell'app.
Quando contattare il supporto Factorial
- Se l'approvatore è attivo e mappato correttamente, ma l'interfaccia utente delle spese mostra stati incoerenti o errori.
- Fornire: ID spesa, screenshot dei dettagli della spesa e del flusso di approvazione, nome dell'approvatore e ora dell'incidente.