Quan una despesa roman pendent, retarda el reemborsament i crea soroll per a les finances. A continuació, trobareu una guia concisa de resolució de problemes que podeu seguir a Factorial .

Llista de comprovació ràpida: primeres coses a comprovar

1. Comprova l' estat de la despesa (Pendent, Canvis sol·licitats, Aprovat, Rebutjat).
2. Mireu el següent aprovador que es mostra als detalls de la despesa (persona o rol).
3. Confirma que l'aprovador pot veure les notificacions (safata d'entrada de l'aplicació, correu electrònic, push).
4. Verifiqueu que l'aprovador estigui actiu a Factorial i assignat al rol o equip correcte.
5. Comproveu si l'empleat està assignat a un flux d'aprovació.

Per què les despeses s'encallen

• La despesa es troba en l'estat Canvis sol·licitats i està esperant una acció de l'empleat.
• L'aprovador no ha rebut mai la notificació o l'ha perdut.
• L'aprovador no està correctament assignat (l'aprovador basat en rols, però l'empleat no pertany a aquest equip o el gestor no està definit).
• L'aprovador està inactiu, està de baixa o no hi ha cap delegat definit.
• El flux d'aprovació està mal configurat o l'empleat no està assignat a cap flux.
• Error o error del sistema (rar).

Resolució de problemes pas a pas

1. Identifica qui està bloquejant

• Obriu la despesa, marqueu el "pròxim aprovador" i el nivell d'aprovació.
• Si diu Canvis sol·licitats , el comentari de la sol·licitud explicarà què ha de fer l'empleat.

2. Poseu-vos en contacte directament amb l'aprovador

• Envia un missatge curt demanant-los que revisin l'element pendent a Factorial i que comprovin les notificacions per correu brossa/correu brossa.
• Recorda'ls que poden aprovar des de la safata d'entrada de l'aplicació o des de l'aplicació mòbil.

3. Si l'aprovador no pot veure la despesa

• Verifica el tipus d'aprovador:
  • Gestor → marca el camp de gestor de l'empleat al seu perfil.
  • Equip o Cap d'equip → comproveu l'assignació d'equip de l'empleat i la correspondència del cap d'equip.
  • Aprovador de temps lliure → assegureu-vos que el rol estigui configurat per a aquest empleat.
  • Administradors → els administradors haurien de tenir accés per aprovar si se'ls assigna aquest rol.
• Si un aprovador basat en rols està buit perquè falta un equip/gestor, assigneu l'equip o el gestor correcte o canvieu temporalment l'aprovador a una persona.

4. L'aprovador és absent o inactiu

• Feu servir un delegat o un aprovador alternatiu per a vacances i permisos.
• Si no teniu configurada la delegació, assigneu temporalment l'empleat a un flux diferent que inclogui un aprovador disponible (administrador o cap d'equip).

5. L'empleat ha d'actuar

• Si la despesa és "Canvis sol·licitats", demaneu a l'empleat que actualitzi el rebut, la descripció o l'import reemborsable i que el torni a enviar.

6. Intervenció administrativa (cal utilitzar amb precaució)

• Com a administrador, pots:
  • Reassignar l'empleat a un flux d'aprovació diferent temporalment, o
  • Canvia el nivell d'aprovació per incloure els administradors, de manera que el departament de finances pugui liquidar els elements urgents.
• Atenció : restablir un flux d'aprovació de despeses o forçar l'aprovació pot requerir passos de reaprovació i s'ha de registrar per a l'auditoria.

7. Problemes del sistema

• Si tot sembla correcte però la despesa encara no es mou:
  • Reprodueix el problema en un altre navegador o en mode d'incògnit per descartar problemes amb la interfície d'usuari emmagatzemada a la memòria cau.
  • Recopila l'ID de la despesa, les captures de pantalla i els passos exactes i, a continuació, contacta amb el servei d'assistència Factorial .

Accions preventives

• Doneu als fluxos noms i descripcions clares perquè els administradors sàpiguen quins empleats cobreix cada flux.
• Feu servir aprovadors basats en rols, però assegureu-vos que les dades de l'equip i del gestor estiguin actualitzades.
• Establir aprovadors alternatius o delegacions per a períodes d'absència comuns.
• Mantingueu les cadenes d'aprovació curtes, normalment d'1 a 2 nivells, per reduir els colls d'ampolla.
• Animeu els responsables de l'aprovació a activar les notificacions i a consultar la safata d'entrada de l'aplicació regularment.

Quan contactar amb el suport Factorial

• Si l'aprovador està actiu i està correctament assignat, però la interfície d'usuari de despeses mostra estats o errors incoherents.
• Proporcioneu: l'identificador de la despesa, captures de pantalla dels detalls de la despesa i del flux d'aprovació, el nom de l'aprovador i l'hora de l'incident.