Quando uma despesa fica pendente, o reembolso é adiado e gera ruído para o setor financeiro. Abaixo, você encontra um guia conciso de solução de problemas e resolução de problemas que você pode seguir na Factorial .

Lista de verificação rápida - primeiras coisas a verificar

1. Verifique o status da despesa (Pendente, Alterações solicitadas, Aprovado, Rejeitado).
2. Observe o próximo aprovador mostrado nos detalhes da despesa (pessoa ou função).
3. Confirme se o aprovador pode ver notificações (caixa de entrada no aplicativo, e-mail, push).
4. Verifique se o aprovador está ativo no Factorial e atribuído à função ou equipe correta.
5. Verifique se o funcionário está atribuído a um fluxo de aprovação.

Por que as despesas ficam estagnadas

• A despesa está no estado Alterações solicitadas e aguardando ação do funcionário.
• O aprovador nunca recebeu ou perdeu a notificação.
• O aprovador não está mapeado corretamente (aprovador baseado em função, mas o funcionário não está naquela equipe ou o gerente não está definido).
• O aprovador está inativo, de licença ou não há nenhum delegado definido.
• O fluxo de aprovação está mal configurado ou o funcionário não está atribuído a nenhum fluxo.
• Erro ou bug do sistema (raro).

Solução de problemas passo a passo

1. Identifique quem está bloqueando

• Abra a despesa, marque “próximo aprovador” e o nível de aprovação.
• Se disser Alterações solicitadas , o comentário da solicitação explicará o que o funcionário deve fazer.

2. Contate o aprovador diretamente

• Envie uma mensagem curta pedindo que eles revisem o item pendente no Factorial e verifiquem a caixa de spam/lixo eletrônico para notificações por e-mail.
• Lembre-os de que eles podem aprovar na caixa de entrada do aplicativo ou no aplicativo móvel.

3. Se o aprovador não puder ver a despesa

• Verifique o tipo de aprovador:
  • Gerente → verifique o campo de gerente do funcionário no perfil dele.
  • Equipe ou Líder de Equipe → verifique a atribuição de equipe do funcionário e o mapeamento do líder de equipe.
  • Aprovador de folgas → certifique-se de que a função esteja configurada para este funcionário.
  • Administradores → os administradores devem ter acesso para aprovar se essa função for atribuída a eles.
• Se um aprovador baseado em função estiver vazio devido à ausência de uma equipe/gerente, atribua a equipe ou gerente correto ou altere temporariamente o aprovador para uma pessoa.

4. O aprovador está ausente ou inativo

• Use um delegado ou aprovador alternativo para feriados e licenças.
• Se você não tiver uma delegação configurada, atribua temporariamente o funcionário a um fluxo diferente que inclua um aprovador disponível (administrador ou líder de equipe).

5. O funcionário precisa agir

• Se a despesa for “Alterações solicitadas”, peça ao funcionário para atualizar o recibo, a descrição ou o valor reembolsável e reenviar.

6. Intervenção administrativa (usar com cuidado)

• Como administrador, você pode:
  • Reatribuir o funcionário a um fluxo de aprovação diferente temporariamente ou
  • Altere o nível de aprovação para incluir administradores para que o financeiro possa liberar itens urgentes.
• Cuidado : redefinir um fluxo de aprovação de despesas ou forçar uma aprovação pode exigir etapas de reaprovação e deve ser registrado para auditoria.

7. Problemas de sistema

• Se tudo parece correto, mas a despesa ainda não se move:
  • Reproduza o problema em outro navegador ou no modo anônimo para descartar problemas de interface do usuário em cache.
  • Colete o ID da despesa, capturas de tela e etapas exatas e entre em contato com o Suporte Factorial .

Ações preventivas

• Dê aos fluxos nomes e descrições claros para que os administradores saibam quais funcionários cada fluxo abrange.
• Use aprovadores baseados em funções, mas garanta que os dados da equipe e do gerente sejam mantidos atualizados.
• Defina aprovadores alternativos ou delegação para períodos de ausência comuns.
• Mantenha as cadeias de aprovação curtas, normalmente de 1 a 2 níveis, para reduzir gargalos.
• Incentive os aprovadores a habilitar notificações e verificar a caixa de entrada do aplicativo regularmente.

Quando entrar em contato com o Suporte Factorial

• Se o aprovador estiver ativo e mapeado corretamente, mas a interface de despesas mostrar estados inconsistentes ou erros.
• Forneça: ID da despesa, capturas de tela dos detalhes da despesa e fluxo de aprovação, nome do aprovador e hora do incidente.