Qualsiasi documento più grande di 15 MB non sarà accettato.
Dove trovare i documenti
- Nella tua barra laterale, vai su Documenti
- Da qui puoi accedere a:
- Pubblici
- Interni
- Dipendenti
- Invia in blocco
- Modelli di documento
- Cestino
Documenti Pubblici
Nella sezione "Pubblici", puoi caricare documenti pubblici affinché tutta l'azienda possa vederli. Se li rendi pubblici, tutti i dipendenti potranno vederli.
Per caricare nuovi documenti:
- Fai clic su Carica file nell'angolo in alto a destra
- Trascina e rilascia il documento
- Fai clic su Carica file
Puoi scegliere se i dipendenti vedranno o meno il documento facendo clic sull'occhio
Quando rendi un documento visibile per i dipendenti, puoi scegliere se saranno notificati o meno.
Documenti Privati
Nella sezione "Privati", puoi gestire i documenti interni dell'azienda. Solo i dipendenti con permessi possono accedere a questo spazio.
Come caricare o inviare al cestino documenti privati
- Apri la cartella in cui desideri aggiungere documenti
- Fai clic su Carica file nell'angolo in alto a destra
- Trascina e rilascia il documento
- Seleziona una cartella
- Attiva l'interruttore se desideri richiedere la firma elettronica
- Fai clic su Carica file
Come eliminare un documento
- Fai clic su (..)
- Seleziona Sposta nel cestino
Se i file sono stati eliminati negli ultimi 30 giorni, possono essere recuperati. Se sono stati eliminati più di 30 giorni fa, il recupero non è più possibile.
L'amministratore può andare su File → Cestino per recuperare i file da lì.
Come eliminare definitivamente un documento
Per eliminare definitivamente un file, vai alla sezione del cestino, seleziona il file e scegli l'opzione per eliminarlo definitivamente.
Documenti dei Dipendenti
Nella sezione "Documenti dei Dipendenti", puoi applicare vari filtri per trovare facilmente documenti. Questa funzionalità ti consente di localizzare documenti per tutti i dipendenti che gestisci, accedervi direttamente o eseguire azioni come cambiare visibilità, inviarli nel cestino, scaricare, spostare o inviare promemoria di firma, sia singolarmente che in blocco.
Invia in Blocco
Puoi inviare vari tipi di documenti in blocco utilizzando i nostri diversi flussi di lavoro: buste paga, stesso file per tutti, file personali, e modelli di documento. Puoi scegliere di dividere il PDF in documenti separati, lasciarli invariati o combinarli in un unico documento.
Il selettore dei dipendenti classifica i dipendenti in base a un punteggio di corrispondenza calcolato dal testo estratto di ciascun file (nome, cognome, ID), mostrando prima la persona più probabile e mostrando etichette per le corrispondenze più forti. Questo funziona sia nei file personali che nelle buste paga.
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Crea cartelle e sottocartelle
Per aggiungere una cartella
- Vai su Impostazioni
- In Generale, apri Documenti
- Seleziona lo spazio in cui desideri aggiungere una nuova cartella (Dipendente, Privato o Pubblico)
- Fai clic su + Nuova cartella per aggiungerne una nuova
Per aggiungere una sottocartella
- Apri una cartella a tua scelta
- Fai clic su + Nuova cartella
- Una sottocartella sarà creata all'interno della cartella principale
Per aggiungere informazioni extra ai tuoi documenti, puoi applicare Campi personalizzati a ciascuna cartella e sottocartella.
Modelli di Documento
I modelli di documento ti fanno risparmiare tempo nella gestione dei documenti dei dipendenti. Questa funzionalità ti consente di inviare lo stesso documento a più dipendenti sostituendo automaticamente le informazioni personali in ciascun documento finale utilizzando variabili.
