Les catégories garantissent une organisation cohérente des dépenses et leur adéquation avec la comptabilité de votre entreprise. Cela améliore la précision des rapports, simplifie les approbations et réduit les erreurs dans les processus de remboursement.

Accéder aux catégories de dépenses

1. Dans votre barre latérale, accédez à Paramètres → Comptabilité
2. Dans la section Comptabilité , cliquez sur la case Catégories
3. Une liste de toutes les catégories de dépenses par défaut apparaîtra

Activer ou désactiver les catégories

Chaque catégorie peut être activée ou désactivée selon que vous souhaitez que les employés l'utilisent ou non lors de la déclaration des dépenses :

• Utilisez le commutateur sur le côté droit de chaque catégorie pour l'activer ou la désactiver.
• Les catégories désactivées ne seront pas disponibles lorsque les employés créent une dépense.

Modifier une catégorie existante

Pour renommer une catégorie ou mettre à jour son compte général :

1. Cliquez sur l' icône à trois points sur le côté droit de la catégorie
2. Sélectionnez Modifier la catégorie
3. Mettre à jour le nom de la catégorie ou ajuster l'affectation du compte du grand livre
4. Enregistrez vos modifications

Ajouter une sous-catégorie

Vous pouvez également créer des sous-catégories sous une catégorie parent :

1. Cliquez sur l' icône à trois points de la catégorie parente
2. Sélectionnez Ajouter une sous-catégorie
3. Dans la fenêtre modale, saisissez :
   • Nom de la sous-catégorie
   • Catégorie parente (présélectionnée si vous avez commencé à partir d'une catégorie)
   • Entité juridique et compte comptable correspondant

Conseils et bonnes pratiques

• Utilisez des noms de catégorie clairs et descriptifs (par exemple, Voyages – Vols , Repas – Clients ).
• Gardez les catégories larges, mais ajoutez des sous-catégories pour les types de dépenses à volume élevé.
• Révisez périodiquement les catégories pour vous assurer qu’elles correspondent à vos besoins comptables.
• Désactiver les catégories obsolètes ou qui ne sont plus pertinentes.

FAQ

1. Puis-je supprimer une catégorie ?
   Les catégories par défaut ne peuvent pas être supprimées, mais peuvent être désactivées. Les catégories et sous-catégories personnalisées peuvent être supprimées.
    
2. Une même catégorie peut-elle être liée à plusieurs entités juridiques ?
   Oui, mais vous devez attribuer le compte comptable correspondant à chaque entité juridique.
    
3. Puis-je modifier une catégorie après que les employés l'ont déjà utilisée ?
   Oui, les mises à jour s'appliquent aux dépenses futures. Les dépenses passées restent classées selon l'ancienne configuration.