La falta de recibos es uno de los problemas más comunes en la gestión de gastos. Retrasa las aprobaciones, genera trabajo extra para el departamento financiero y puede conllevar riesgos de cumplimiento o fiscales. Este artículo explica cómo gestionarlos en Factorial .

Buenas prácticas

1. Hacer que los recibos sean obligatorios
   • Configure el formulario de gastos, de modo que el campo de recibo sea obligatorio para los gastos regulares.
   • Esto garantiza que los empleados no puedan enviar un gasto sin adjuntar un documento.
   • Para el kilometraje y los viáticos, no siempre se requieren recibos, pero recomendamos adjuntar documentos de respaldo (por ejemplo, confirmaciones de viaje, registros o declaraciones).
2. Revise los documentos cuidadosamente
   • Si el recibo cargado no es claro o no es válido, utilice Solicitar cambios con una breve explicación para el empleado.
   • Si el reclamo parece fraudulento, también puedes rechazar el gasto.
3. Excepciones de documentos
   • A veces se pierden los recibos. En ese caso, apruébelos solo si existe un comprobante válido (por ejemplo, extracto bancario o confirmación de reserva).
   • Agregue una nota clara en el campo Descripción explicando por qué se aprobó el gasto sin un recibo estándar.
   • Esto ayuda a que las finanzas y los auditores comprendan más tarde el motivo de la excepción.

Cómo gestionar gastos sin recibos en Factorial

1. En la barra lateral, ir a Gastos → Gastos de empleados/as
2. Utilizar filtros para encontrar gastos sin archivos adjuntos (si el campo no se configuró como obligatorio) o revise aquellos marcados por los aprobadores
3. Para cada caso:
   • Recibo válido adjunto → aprobar normalmente
   • Recibo no válido o poco claro → solicitar cambios
   • Sin recibo, pero con prueba sustitutiva → aprobar con justificación en la descripción
   • Sin recibo y sin evidencia → rechazar

Consejos para empleados/as

• Sube siempre el recibo al enviar un gasto.
• Si lo pierdes, proporciona evidencia sustitutiva (correo electrónico de confirmación, extracto bancario u otra prueba válida).
• Añade una breve nota en la descripción para explicar la situación.

Consejos para gerentes y finanzas

• Aprueba solo cuando exista recibo o sustituto válido.
• Utiliza Solicitar cambios para recordar a los empleados cuando falta un documento o no está claro.
• Si se aprueba sin recibo, deja siempre una nota en el campo Descripción para la trazabilidad de la auditoría.
• Realiza una revisión mensual para garantizar que no queden excepciones sin documentar.

Conclusión clave

La mejor manera de evitar problemas con recibos faltantes es hacer que el campo de recibo sea obligatorio en los formularios de gastos. En caso de que se pasen por alto, trátelos de forma consistente: solicite cambios, rechace o apruebe, con una justificación clara en la descripción.