Spesenrichtlinien sind eines der wirksamsten Instrumente zur Kontrolle der Unternehmensausgaben und zur Gewährleistung der Einhaltung der Vorschriften. Eine gut strukturierte Richtlinie gibt den Mitarbeitern vor , was sie wie viel und unter welchen Bedingungen ausgeben dürfen .

Factorial können Sie flexible Ausgabenrichtlinien erstellen, indem Sie Folgendes anpassen:

• Kategorien und Unterkategorien (z. B. Mahlzeiten, Reisen, Unterkunft).
• Spesenabrechnungen (Felder, die von den Mitarbeitern auszufüllen sind).
• Richtlinienregeln basierend auf:
  • Kategorie
  • Menge
  • Währung
  • Zeitrahmen (pro Ausgabe, täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich)
  • Beschreibungsanforderungen
  • Betroffene Mitarbeiter (nach Team, Projekt, Kostenstelle, Standort oder Einzelperson)

Schritt 1: Kategorien und Unterkategorien definieren

Beginnen Sie mit einer klaren Liste von Kategorien, die die üblichen Ausgaben Ihres Unternehmens widerspiegeln. Gängige Beispiele:

• Mahlzeiten
• Reisen (Flüge, Züge, Taxis, Kilometergeld)
• Unterkunft
• Bürobedarf
• Abonnements / Software
• Repräsentation (Kundenbewirtung, Geschenke)

Schritt 2: Spesenformulare anpassen

Factorial können Sie Felder hinzufügen oder entfernen, die Mitarbeiter beim Einreichen einer Ausgabe ausfüllen müssen.

Schritt 3: Ausgabenregeln festlegen

Entscheiden Sie für jede Kategorie:

• Maximalbetrag (pro Ausgabe oder pro Tag).
• Währung (wenn Mitarbeiter über Regionen hinweg arbeiten).
• Zeitrahmen (täglich, monatlich, jährlich).
• Beschreibungsanforderungen (z. B. obligatorische Begründung für Kundenmahlzeiten).
• Zielgruppe (welche Mitarbeiter, Teams oder Büros).

Schritt 4: Beispielrichtlinien, die Sie verwenden können

Hier sind drei gängige Richtlinien, die die meisten Unternehmen anwenden. Sie können diese kopieren und die Werte an Ihre Bedürfnisse anpassen:

1. Mahlzeiten
   • Kategorie: Mahlzeiten
   • Limit: 25 EUR pro Tag
   • Mitarbeiter: Alle Mitarbeiter
   • Hinweise: Quittung erforderlich, Beschreibung muss Geschäftszweck enthalten
2. Reisen - Taxi
   • Kategorie: Reisen → Taxi
   • Limit: 50 EUR pro Fahrt
   • Mitarbeiter: Alle Mitarbeiter auf Geschäftsreisen
   • Hinweise: Nur zulässig, wenn keine öffentlichen Verkehrsmittel verfügbar sind oder Nachtfahrten
3. Reisen - Unterkunft
   • Kategorie: Reisen → Unterkunft
   • Limit: 150 EUR pro Nacht
   • Mitarbeiter: Alle Mitarbeiter, die ins Ausland reisen
   • Hinweise: Standardhotels, keine Luxus- oder Resortaufenthalte

Schritt 5: Testen und kommunizieren Sie Ihre Richtlinien

1. Führen Sie einen Pilotversuch mit einem Team durch, bevor Sie die Einführung unternehmensweit durchführen.
2. Kommunizieren Sie klar : Teilen Sie die Richtlinien in Ihrem internen Handbuch oder in Slack/Teams.
3. Zugmanager : Sie sind die erste Anlaufstelle für die Genehmigung.
4. Regelmäßige Überprüfung : Aktualisieren Sie Ihre Richtlinien mindestens einmal jährlich hinsichtlich Inflation, neuen Märkten oder Geschäftsänderungen.

Tipps von erstklassigen Finanzteams

• Halten Sie die Richtlinien einfach und leicht zu merken (z. B. „25 EUR tägliches Essenslimit“).
• Verwenden Sie bei Bedarf unterschiedliche Richtlinien für jedes Team (der Vertrieb benötigt möglicherweise höhere Vertretungsgrenzen als die IT).
• Schließen Sie Tages- oder Kilometergeldrichtlinien ein, wenn Mitarbeiter häufig reisen.
• Verknüpfen Sie jede Richtlinie mit einem klaren Genehmigungsablauf (siehe: Einrichten von Genehmigungsabläufen ).
• Verfolgen Sie die Nutzung mit Berichten/Exporten , um zu sehen, ob die Grenzwerte realistisch sind.