L'approvvigionamento si riferisce al processo di acquisizione di beni, servizi o lavori da una fonte esterna. Comprende diverse attività, come l'identificazione delle esigenze, la ricerca dei fornitori, la negoziazione dei termini e la gestione dei contratti.
L'obiettivo degli acquisti è ottenere i prodotti o i servizi giusti al giusto costo e con la giusta qualità, assicurando che vengano consegnati nei tempi previsti e che soddisfino i requisiti dell'organizzazione.
Flusso di approvazione degli acquisti
Una delle caratteristiche principali di un processo di approvvigionamento sono i flussi di approvazione, che organizzano la sequenza in cui i processi devono seguire ciascuna richiesta. Il flusso di approvazione aggiunge un ulteriore livello di controllo e supervisione.
Gruppi di approvazione e impostazioni del flusso
Per creare un processo di approvazione specifico, è necessario creare un gruppo di approvazione e in questo gruppo è possibile impostare il flusso specifico.
- Nella barra laterale, vai su Spese
- In alto a destra, clicca sul pulsante di configurazione
- Seleziona Spese, approvvigionamento o Software
- Nella sezione Approvazioni richieste di spesa
- Aggiungi un nome e una descrizione (facoltativo)
- Fare clic su Salva gruppo di approvazione
Flusso di approvazione
Il flusso di approvazione è strutturato in livelli:
- A ciascun livello vengono assegnati uno o più approvatori
- Per passare al livello successivo, gli approvatori del livello precedente devono approvare la richiesta
Per impostazione predefinita, l'amministratore è l'approvatore del primo livello di approvazione.
Per modificare o aggiungere approvatori:
- È possibile aggiungere altri approvatori allo stesso livello di approvazione semplicemente cliccando sull'icona più.
- Puoi modificare o eliminare il livello di approvazione semplicemente cliccando sull'icona con i tre puntini.
Per assegnare i dipendenti:
Una volta definito il flusso di approvazione, sei pronto ad assegnare i dipendenti.
Tutti i dipendenti assegnati a un gruppo di approvazione seguiranno il flusso di approvazione definito.
I dipendenti possono essere assegnati a un solo gruppo di approvazione.
- Apri la scheda Dipendenti
- Clicca su + nell'angolo in alto a destra
- Seleziona e aggiungi i dipendenti
Autorizzazioni di approvvigionamento
È possibile gestire due permessi:
- Limitare i dipendenti che possono fare richieste
- Limitare i dipendenti che possono gestire gli ordini di acquisto
Come creare una richiesta di acquisto
Una volta che tutte le impostazioni sono pronte, i dipendenti possono iniziare a inviare richieste di acquisto.
- Nella barra laterale, vai su Le mie spese
- Apri le mie richieste di acquisto
- Clicca su + Nuova richiesta
- Scegli tra Nuovo prodotto o servizio o Software
- Compila tutte le informazioni:
- informazioni generali
- Informazioni sul venditore
- Allegati
- Una volta fatto, clicca su Invia per l'approvazione
Una volta inviata una richiesta di acquisto per l'approvazione, la richiesta seguirà il flusso di approvazione impostato per quel dipendente nel gruppo di approvazione a cui appartiene. Il dipendente riceverà aggiornamenti sulla richiesta nella Posta in arrivo > Notifiche.
Come approvare le richieste di acquisto
💡 Per facilitare la gestione delle Richieste di Acquisto, l'approvatore riceverà una notifica di richiesta anche tramite la Posta in arrivo, nella sezione Richieste.
L'approvatore troverà la richiesta di acquisto nella sezione Richiesta di acquisto.
- Nella barra laterale vai su Spese
- Richieste di acquisto aperte
L'elenco delle richieste di acquisto aiuta gli approvatori e i responsabili finanziari a comprendere meglio lo stato di tutte le richieste di acquisto di cui devono essere a conoscenza.
Da questo elenco, cliccando sulla freccia a destra, l'approvatore può visualizzare i dettagli della richiesta e approvarla.
💡 Commenti sulla richiesta di acquisto
È normale che sia chi richiede che chi approva una richiesta di acquisto abbiano domande. Utilizza la sezione Commenti per avviare una conversazione direttamente all'interno della richiesta di acquisto, semplificando la comunicazione. Le persone coinvolte nella richiesta di acquisto riceveranno notifiche ogni volta che vengono aggiunti nuovi commenti.
Come eliminare una richiesta di acquisto
- Nella barra laterale, vai su Spese
- Selezionare la scheda fattura di acquisto
- Accedi a una richiesta di fattura in sospeso
- Fare clic sui 3 punti in alto a destra ed eliminare la fattura
Elenco degli ordini di acquisto
Gli ordini di acquisto sono richieste di acquisto approvate, contenenti tutti i dettagli sull'acquisto, sul fornitore e sul richiedente.
Puoi visualizzare tutte le richieste: Bozza, In sospeso, Ordinate, Parziali, Ricevute e Chiuse.
Possono essere esportati in formato .CSV o Excel.
Fornitori
Ogni volta che viene creata una richiesta di acquisto, viene generato anche un nuovo fornitore nella sezione Fornitori. Questo fornitore rimane in modalità "modifica" per tutta la durata del processo di richiesta, consentendo agli approvatori e ai validatori finali di modificare le informazioni e garantirne un'archiviazione accurata.
È possibile creare un nuovo fornitore direttamente dalla sezione Fornitori. Questi fornitori saranno quindi disponibili per la ricerca durante le richieste di acquisto.