Comment créer un employé manuellement ?

1. Dans votre barre latérale, accédez à Organisation
2. Cliquez sur + Ajouter une personne dans le coin supérieur droit
3. Renseignez les informations de l'employé
4. Choisissez si vous souhaitez envoyer une invitation Factorial : un e-mail à l’employé contenant un lien pour rejoindre Factorial .
5. Intégration des employés : accès à une version limitée de Factorial pour renseigner les informations et signer les documents. L’espace d’intégration est activé par défaut.
   1. Sélectionnez un processus d'intégration : choisissez l'un de vos processus d'intégration ou celui créé par défaut par Factorial .
6. Cliquez sur Ajouter un employé

Comment importer des employés en masse ?

1. Dans votre barre latérale, accédez à Organisation
2. Cliquez sur (...)
3. Sélectionnez Importer des personnes
4. Sélectionnez votre entité juridique
5. Cliquez sur « Télécharger le modèle d'employés » pour télécharger le dossier sur votre ordinateur et le remplir.
6. Une fois que vous avez terminé d'ajouter vos employés, téléchargez à nouveau le fichier sur Factorial au même format (.XLSX).
7. Cliquez sur Importer un fichier

Conseils pour une importation réussie

Quelques conseils pour que tout se déroule comme prévu :

1. Respectez la structure du fichier Excel : ne modifiez pas sa structure. Saisissez uniquement des données dans les champs vides prévus à cet effet.
2. Champs obligatoires minimum : les champs essentiels à remplir sont le nom , le prénom et l’adresse électronique . Les autres champs sont facultatifs.
3. Format du numéro de compte : lors de l’enregistrement du numéro de compte, veuillez inclure des espaces entre les chiffres. Par exemple : 0034 2732 2812.
4. Organigramme par responsables : l’organigramme est basé sur la hiérarchie des responsables. Veillez à ce que chaque employé soit rattaché à un responsable dans son domaine.
5. Laissez le champ « Responsable » vide si nécessaire : si une personne n’a pas de responsable, laissez ce champ vide. N’indiquez pas la même adresse courriel que la personne.
6. Champ « Superviseur des absences » : si une personne n’a pas de superviseur des absences, laissez simplement ce champ vide sans y saisir aucune information.

Comment gérer les invitations Factorial

Après avoir créé un compte employé dans Factorial , vous pouvez gérer ses invitations et garantir une intégration sans encombre. Deux scénarios sont possibles :

• Renvoyer les invitations : si un employé a reçu une invitation mais ne l’a pas encore acceptée, vous pouvez sélectionner son profil et choisir l’option « Renvoyer l’invitation » . Il recevra alors une nouvelle invitation l’invitant à rejoindre Factorial .
• Inviter un employé : si un employé n’a pas été invité initialement et n’a reçu aucun e-mail, vous pouvez sélectionner son profil et choisir l’option « Inviter des employés » . Un e-mail d’invitation lui sera alors envoyé, lui permettant de rejoindre Factorial .

Comment modifier les informations de travail des employés

1. Dans votre barre latérale, accédez à Employés
2. Ouvrir le profil de l'employé
3. Assurez-vous d'être dans l'onglet Profil
4. Dans les informations relatives au travail, vous pouvez :
   1. Désignez le responsable de l'employé
   2. Modification de l'adresse e-mail : le profil du salarié est initialement créé avec une adresse e-mail personnelle. Juste avant le début du contrat, cette adresse est remplacée par celle de l'entreprise. L'administrateur dispose alors des autorisations nécessaires pour modifier l'adresse e-mail du salarié.
   3. Attribuer un lieu de travail
   4. Ajouter l' identifiant de l'employé au sein de l'entreprise : identifiant unique de l'employé dans l'entreprise

Comment modifier les employés en masse ? Comment modifier les employés en masse ?

1. Accédez à Organisation → Personnes dans votre barre latérale Factorial .
2. Sélectionnez les employés dont vous souhaitez mettre à jour les informations.
3. Cliquez sur Modification groupée → Employés .
4. Vous serez redirigé vers le nouvel éditeur d'employés en masse. Vous pourrez alors :
   1. Modifiez les données directement dans une grille de type Excel.
   2. Utilisez le glisser-déposer, les filtres, le tri et la fonction rechercher et remplacer.
   3. Copiez/collez les informations à partir de feuilles de calcul externes ; l’éditeur adapte automatiquement les formats.
5. Après avoir effectué vos modifications, cliquez sur Édition complète .
6. Vous recevrez une notification lorsque le processus sera terminé.
7. Suivez la progression et gérez les problèmes de validation dans l'historique des importations .