¿Cómo crear un/a empleado/a manualmente?
Solo administradores/as y gerentes con permisos pueden crear empleados/as.
- En tu barra lateral, ve a Organización
- Haz clic en + Agregar Persona en la esquina superior derecha
- Completa la información del empleado/a
- Elige si enviar una Factorial invitación: un correo electrónico al empleado/a con un enlace para unirse a Factorial.
-
Onboarding del/a empleado/a Onboarding: dando acceso a una versión limitada de Factorial para completar la información y firmar documentos. El espacio de onboarding está activo por defecto
- Selecciona un/a Onboarding: elige uno de tus flujos de onboarding o el que Factorial creó por defecto
- Haz clic en Agregar Empleado/a
Si no puedes encontrar la invitación en tu bandeja de entrada, por favor revisa tu carpeta de spam o correo no deseado, ya que puede haber sido filtrada allí.
La invitación se envía desde: info@reply.factorial.co
Importante: esta es una dirección de no-reply. Por favor, no envíes correos electrónicos a esta dirección, ya que se utiliza solo para enviar invitaciones y no puede recibir mensajes.
¿Cómo importar empleados/as en masa?
Para proceder con la importación de empleados/as en masa, debes crear al menos una entidad legal. Cada entidad legal creada tendrá un template atribuido basado en las leyes y políticas del país respectivo.
Al importar muchos empleados/as a Factorial, se recomienda clasificar o crear grupos para prevenir problemas potenciales y asegurar una importación exitosa. Si tienes más de 120 empleados/as, es aconsejable crear grupos durante el proceso de importación.
- En tu barra lateral, ve a Organización
- Haz clic en la flecha junto al botón “+agregar persona”
- Selecciona Importar personas
- Selecciona tu Entidad legal
- Haz clic en Descargar template de empleados/as para descargar la carpeta en tu ordenador y completarla
- Una vez que hayas terminado de agregar a tus empleados/as, sube el archivo de nuevo a Factorial con el mismo formato (.XLSX)
- Haz clic en Importar Archivo
Antes de realizar una importación masiva de empleados/as, es importante crear un grupo de empleados/as en tu entidad legal. No crear un grupo de empleados/as de antemano resultará en un error durante el proceso de importación. El grupo de empleados/as es un requisito crucial para actualizar o crear empleados/as dentro de una entidad legal específica. Asegura una gestión y organización efectiva de los empleados/as dentro de la entidad legal designada.
También puedes encontrar opciones de género en tus templates si las has configurado en tus ajustes.
Consejos para una importación exitosa
Algunos consejos para asegurar que todo salga como se espera:
- Mantén la estructura de Excel: no modifiques la estructura del archivo de Excel. Solo ingresa datos en los campos en blanco proporcionados.
- Campos mínimos requeridos: los campos esenciales para completar son el nombre, apellido y correo electrónico. Otros campos son opcionales.
- Formato del número de cuenta: al registrar el número de cuenta, incluye espacios entre los números. Por ejemplo 0034 2732 2812.
- Organigrama basado en gerentes: el organigrama se basa en la jerarquía de gerentes. Asegúrate de que cada empleado/a tenga asignado un/a gerente en el campo correspondiente.
- Deja el campo del gerente vacío si es necesario: si una persona no tiene un/a gerente, deja el campo del gerente vacío. No ingreses la misma dirección de correo electrónico que la de la persona.
- Campo del supervisor de tiempo libre: si una persona no tiene un/a supervisor/a de tiempo libre, simplemente deja ese campo vacío sin ingresar ninguna información.
¿Cómo gestionar las invitaciones de Factorial?
Después de crear una cuenta de empleado/a en Factorial, tienes la capacidad de gestionar sus invitaciones y asegurar un proceso de onboarding sin problemas. Hay dos escenarios que puedes encontrar:
- Reenviar invitaciones: si un/a empleado/a ha recibido una invitación pero aún no la ha aceptado, puedes seleccionar su perfil y elegir la opción de reenviar la invitación. Esto les enviará la invitación nuevamente, instándoles a unirse a Factorial.
- Invitar a empleado/a: en casos donde un/a empleado/a no fue invitado/a inicialmente y no ha recibido ningún correo electrónico, puedes seleccionar su perfil y elegir la opción de Invitar empleados/as. Esto les enviará un correo electrónico de invitación, permitiéndoles unirse a Factorial.
¿Cómo editar la información laboral del/a empleado/a?
- En tu barra lateral, ve a Empleados/as
- Abre el Perfil del/a empleado/a
- Asegúrate de estar en la pestaña de Perfil
- En Información laboral puedes:
- Asignar el/la gerente del/a empleado/a
- Modificar el correo electrónico: el perfil del/a empleado/a se crea con una dirección de correo electrónico personal. Luego, justo antes de que comience el contrato, se cambia la dirección de correo electrónico del candidato/a por la de la empresa. Para esto, se le da permiso al administrador para editar la dirección de correo electrónico del/a empleado/a.
- Asignar un Lugar de trabajo
- Agregar el Identificador de empresa del/a empleado/a: identificador único del/a empleado/a en la empresa
El Identificador de empresa del/a empleado/a ayuda a los administradores/as a gestionar mejor a los empleados/as.
- Solo los administradores/as podrán establecer permisos sobre quién puede ver o editar este campo.
- Este campo será visible, por defecto, para cada empleado/a y solo su identificador personal será visible para ellos/as.
- Los/as gerentes y administradores/as podrán ver los identificadores de sus empleados/as.
¿Cómo editar empleados/as en masa?
- Ve a Organización → Personas en tu barra lateral de Factorial
- Selecciona a los empleados/as que deseas actualizar
- Haz clic en Edición Masiva → Empleados/as
- Serás redirigido/a al nuevo Editor de Empleados/as en Masa. Aquí puedes:
- Editar datos directamente en una cuadrícula similar a Excel
- Usar arrastrar y soltar, filtros, ordenamiento y buscar y reemplazar
- Copiar/pegar información de hojas de cálculo externas; el editor adapta automáticamente los formatos
- Después de realizar tus cambios, haz clic en Finalizar Edición
- Recibirás una notificación cuando el proceso termine
- Realiza un seguimiento del progreso y gestiona cualquier problema de validación en Historial de Importación
El editor está actualmente disponible solo para Administradores/as de RRHH. Si eres un/a gerente con visibilidad restringida, el acceso puede que aún no esté habilitado.
