Cet article aide les employés à résoudre rapidement les questions et erreurs les plus fréquentes lors de la soumission de leurs dépenses dans Factorial , que ce soit depuis le web ou l'application mobile. Il aborde également la manière de joindre des reçus, de comprendre les statuts et les alertes, et de résoudre les problèmes liés aux transactions par carte.
FAQ
1. Principes de base
Quels types de dépenses puis-je soumettre ?
Factorial prend en charge les dépenses régulières , les indemnités journalières et les frais kilométriques . Les dépenses régulières correspondent aux dépenses courantes à votre charge ; les indemnités journalières sont une indemnité journalière fixée par votre entreprise ; les frais kilométriques remboursent l'utilisation professionnelle d'un véhicule personnel à un tarif défini.
Quel est le moyen le plus rapide de créer une dépense ?
Téléchargez ou prenez une photo du reçu - L'OCR de Factorial pré-remplit la date, le montant, le commerçant, etc. Vous pouvez consulter/modifier avant l'envoi. L'OCR prend en charge les formats PDF, PNG et JPG .
2. Reçus et documentation
Ai-je besoin d'un reçu à soumettre ?
Généralement oui, la politique de votre entreprise le décide. Si nécessaire, la dépense ne peut être envoyée sans justificatif.
Quels types de fichiers sont pris en charge ?
PDF, PNG, JPG pour OCR. Vous pouvez joindre plusieurs fichiers à une dépense si votre entreprise le permet.
J'ai perdu le reçu - que dois-je faire ?
Commencez par essayer d'obtenir un duplicata auprès du commerçant (c'est courant et souvent accepté). Certains outils de gestion des dépenses utilisent des attestations de « reçu manquant » ; Factorial peut ne pas les autoriser selon les paramètres de votre entreprise et les réglementations locales. Vérifiez donc votre politique ou contactez le service financier. (Les exemples du secteur d'activité présentent les attestations comme une option.)
Les reçus numériques sont-ils juridiquement valables ?
Votre entreprise peut activer l'archivage électronique conforme dans certains pays. Par exemple, Factorial prend en charge la numérisation AEAT (Espagne) et l'homologation des dépenses (France) lorsqu'elle est activée. Les documents numérisés dans l'application mobile sont alors signés numériquement et conservés comme copies juridiquement valables. Vérifiez auprès de votre administrateur si cette option est activée pour votre entité juridique.
L'OCR a lu quelque chose de mal - comment puis-je y remédier ?
Ouvrez le brouillon, corrigez les champs (montant, date, commerçant, TVA) et enregistrez/envoyez. Si un reçu comporte plusieurs pages , numérisez-les ensemble pour plus de précision.
3. Dépenses par carte vs dépenses manuelles
Quelle est la différence ?
Les dépenses par carte (carte Factorial ) sont déjà réglées par l'entreprise et apparaissent automatiquement comme des factures ; il suffit de joindre le reçu et de le soumettre. Les dépenses manuelles sont des dépenses personnelles que vous saisissez vous-même pour obtenir un remboursement.
Quels champs puis-je modifier sur une dépense par carte ?
Le fournisseur, la catégorie, le montant et la date sont fixés à partir de la transaction par carte ; vous pouvez généralement modifier la TVA, la description ou la référence interne.
J'ai utilisé ma carte Factorial , mais je ne vois aucune transaction.
Si aucune ligne n'apparaît dans Paiements par carte (ou Mes dépenses sous forme de brouillon), l'autorisation n'a probablement jamais été transmise à l'émetteur (par exemple, erreur de terminal/réseau). Réessayez la transaction (par insertion/puce plutôt que sans contact), utilisez un autre terminal ou contactez votre administrateur pour vérifier le statut et les limites de la carte. La documentation du secteur explique que les autorisations échouées ne créent pas d'enregistrement.
4. Statuts, alertes et rejets
Que signifient les statuts ?
- Brouillon : Pas encore soumis (souvent OCR ou créé par carte).
- En attente : En attente d'approbation(s).
- Modifications demandées : l'approbateur a demandé des modifications ou plus d'informations.
- Rejeté : Non approuvé (la raison doit être dans le commentaire).
- Approuvé : Prêt pour le paiement ou la paie.
- Envoyé pour être payé : Transmis à la paie/flux SEPA.
- Payé : Marqué comme payé ; les fonds peuvent prendre du temps à arriver.
Que sont les alertes « Hors politique » et « Hors budget » ?
Ils signalent que votre dépense enfreint une règle (montant, catégorie, délai) ou dépasse le budget alloué. Ces avertissements sont adressés aux approbateurs , qui peuvent néanmoins approuver ou demander des justifications/modifications selon les règles de l'entreprise.
Ma dépense a été rejetée – que faire maintenant ?
Ouvrez la dépense pour lire la note de l'approbateur. Corrigez les erreurs (catégorie erronée, reçu/TVA manquant, dépassement de limite sans justification) et soumettez-la à nouveau. Si vous pensez que l'attribution de la police est erronée, contactez votre responsable ou le service financier.
5. Indemnités journalières et kilométrage
Je ne peux pas sélectionner mon indemnité journalière ou mon tarif kilométrique.
Les tarifs sont attribués par votre entreprise (par entité juridique ou par personne). Si vous ne voyez pas de tarif, contactez votre service administrateur/financier pour qu'il vous ajoute au tarif approprié.
Ai-je besoin d’un reçu pour le kilométrage ?
Généralement, aucun reçu n'est requis : saisissez les détails du trajet et le système calcule le tarif en fonction du tarif configuré. La politique de l'entreprise peut néanmoins exiger des informations complémentaires (itinéraire, objectif).
6. Devises et TVA
Le reçu est dans une devise étrangère, que dois-je saisir ?
Saisissez la devise du document indiquée sur le reçu. Factorial convertit automatiquement dans la devise de remboursement de votre entreprise en utilisant le taux moyen journalier applicable ; le service financier voit les deux valeurs. (La devise de base de votre entité juridique est définie par les administrateurs.)
Comment ajouter la TVA ?
Utilisez les champs de taxe (montant de base, type de taxe, montant de la taxe). Vous pouvez ajouter plusieurs lignes de TVA si nécessaire. Si la TVA ne figure pas sur le reçu, demandez au commerçant une facture détaillée.
7. Remboursement et paiements
Quand suis-je remboursé ?
Après approbation, le service financier marque les dépenses comme payées via la paie ou un fichier de paiement (par exemple, SEPA). Vous recevrez une notification une fois les dépenses payées, mais le délai de réception des fonds peut être plus long selon les procédures et la banque de votre entreprise.
Où puis-je voir la progression du paiement ?
Suivez l' état de la dépense. Si elle est bloquée sur « En attente » ou « Envoyée pour paiement », demandez à votre approbateur ou au service financier de vous indiquer le délai.
8. Notifications
Comment activer/désactiver les notifications ou changer de chaîne ?
Accédez à Profil → Notifications et ajustez les notifications par e-mail et mobile pour les événements de dépenses (par exemple, les approbations, les documents manquants).
9. Modification, suppression et doublons
Puis-je modifier une dépense soumise ?
Pas tant que la modification est en attente ; un approbateur doit demander des modifications. Après approbation , les modifications sont généralement verrouillées ; demandez au service financier si une réinitialisation est nécessaire.
J'ai accidentellement créé la même dépense deux fois.
Supprimez le doublon avant de soumettre le projet. Si les deux ont été soumis, demandez à votre approbateur ou au service financier de rejeter ou d'annuler l'un d'eux.
10. Visibilité des données
Qui peut voir mes dépenses ?
Par défaut, vous, vos approbateurs et les utilisateurs Finance/Admin autorisés sont concernés. La visibilité au-delà dépend des autorisations de l'entreprise. (Les administrateurs configurent qui peut consulter/télécharger les dépenses.)
Dépannage des refus de carte (liste de contrôle rapide)
Si votre carte Factorial est refusée, vérifiez :
- Carte active et non expirée
- Limite de dépenses/fenêtre de temps non dépassée
- Catégorie de commerçant autorisée (par exemple, certains MCC peuvent être bloqués par la politique)
- Fonds disponibles suffisants sur le compte de financement
- Corriger le CVC/ZIP pour en ligne
- Essayez la puce + code PIN ou un autre terminal
Si le problème persiste, partagez le message de refus avec votre administrateur. Les raisons courantes de refus des émetteurs incluent des fonds insuffisants , une carte non prise en charge par le commerçant , un code CVC/code postal incorrect , une carte expirée ou un dépassement de limite .
Vous avez encore besoin d'aide ?
- Si le problème concerne une carte (refus, débit en attente/annulé, transaction manquante), contactez votre responsable ou le service financier en indiquant la date, le montant, le commerçant et le message de refus . Le comportement Factorial Cards (par exemple, retenues/en attente, annulations) suit les procédures d'émission de cartes standard.
- Si le problème concerne un reçu ou un OCR , numérisez à nouveau clairement (bords complets, toutes les pages) ou téléchargez le PDF original du commerçant.