Les notifications automatiques dans Factorial vous permettent de tenir vos employés, responsables et équipes financières informés des soumissions et approbations de dépenses. En tant qu'administrateur, vous pouvez choisir qui reçoit quelles notifications et configurer des notifications personnalisées supplémentaires si nécessaire.

Que sont les notifications automatiques ?

Les notifications sont des alertes envoyées lorsque des actions spécifiques se produisent dans le module Dépenses.

Ils peuvent être livrés via :

• Boîte de réception (plateforme Factorial )
• E-mail
• Notifications push (application mobile)

Notifications par défaut dans les dépenses

Par défaut, Factorial envoie automatiquement les notifications suivantes :

• Aux approbateurs :
  • lorsqu'un employé soumet une nouvelle dépense.
• Aux employés :
  • lorsque leur dépense est approuvée, rejetée ou que des modifications sont demandées.
  • lorsqu'un paiement est effectué avec la Carte Factorial , l'employé reçoit une notification push confirmant le paiement et demandant de télécharger le document.
• Aux finances/administrateurs :
  • lorsqu'une dépense est entièrement approuvée et prête à être traitée.

Configurer des notifications personnalisées

Pour plus de contrôle, vous pouvez créer des notifications personnalisées . Pour cela, procédez comme suit :

1. Dans votre barre latérale, accédez à Paramètres → Configuration avancée
2. Sélectionnez les notifications personnalisées
3. Cliquez sur Créer une notification
4. Définissez les éléments suivants :
   • Déclencheur : Quand la notification doit-elle être envoyée ? (par exemple, lorsqu'une dépense est créée, périodiquement ou à une date précise).
   • Conditions : À quelles dépenses ou à quels utilisateurs doit-elle s'appliquer ? (par exemple, en fonction des politiques, des seuils de montant, du service).
   • Action : Qui doit recevoir la notification et comment.
5. Enregistrer et activer la notification

Bonnes pratiques

• Utilisez les notifications par défaut pour les approbations afin d’éviter les retards.
• Ajoutez des notifications personnalisées uniquement pour les cas où votre flux de travail nécessite une visibilité supplémentaire (par exemple, alerter le service financier lorsque les dépenses dépassent 500 € ou avertir les RH lorsque les dépenses sont soumises sans reçus).
• Vérifiez régulièrement les paramètres de notification pour vous assurer que les employés ne sont pas surchargés.

FAQ

1. Les notifications par défaut peuvent-elles être désactivées ?
   Non, les notifications par défaut sont obligatoires pour garantir le bon déroulement des flux de dépenses.
    
2. Les notifications peuvent-elles être envoyées uniquement par e-mail ?
   Oui, lors de la création d'une notification personnalisée, vous pouvez choisir le mode de livraison.