Où trouver les horaires de travail ?
- Dans votre barre latérale, dirigez-vous vers Paramètres
- Dans Horaire, sélectionnez Horaires de travail
Comment créer un planning ?
- Cliquez sur Ajouter un nouveau planning
- Définissez un nom
- Choisissez le type d'horaire :
- Planning flexible : vous pouvez définir le nombre total d'heures de travail par jour pour vos collaborateurs et collaboratrices (par exemple, 8 heures de travail par jour).
- Planning fixe : vous pouvez définir les horaires d'entrée et de sortie de vos collaborateurs et collaboratrices (ex : de 09h00 à 13h00 puis de 14h00 à 18h00). - Cliquez sur Ajouter un nouveau planning
- Entrez les heures par jour que vous souhaitez attribuer à ce nouveau planning
- Cliquez sur Soumettre
⚠️ Important : une fois que vous avez sélectionné et confirmé le type de planning, vous ne pouvez plus modifier les horaires lors de l'attribution des heures.
Une fois que vous avez créé un planning, Factorial créé une période par défaut fixée du 1er janvier au 31 décembre. Si vous souhaitez ajouter une nouvelle période à des horaires, vous devez définir la date de début et de fin de la nouvelle période que vous ajoutez au planning actuel. Cette nouvelle période chevauchera alors la précédente.
Exemple : vous définissez votre période principale du lundi au vendredi avec des planning de 8 heures par jour du 1er janvier au 31 décembre.
Vous souhaitez ajouter une nouvelle période du lundi au vendredi avec des horaires de 6 heures par jour du 15 juillet au 15 août. Ces deux horaires se chevaucheront.
- Du 1er janvier au 14 juillet du lundi au vendredi 8h/jour
- Du 15 juillet au 15 août du lundi au vendredi 6h/jour
- Du 16 août au 31 décembre du lundi au vendredi 8h/jour
Horaires flexibles
- À partir de l'onglet Paramètres, configurez le nombre d'heures à travailler chaque jour de la semaine.
Si le nombre d'heures est le même pour chaque jour, vous pouvez simplement le saisir pour le premier jour de la semaine, puis cliquer sur Répéter la première ligne.
Horaires fixes
- À partir de l'onglet Paramètres, configurez l'heure d'entrée et de sortie pour chaque jour de la semaine.
Si les horaires sont les mêmes pour chaque jour, vous pouvez simplement compléter le premier jour de la semaine, puis cliquer sur Répéter la première ligne.
Comment affecter des personnes à un planning ?
- Allez dans l'onglet Membres
- Cliquez sur Ajouter
- Sélectionnez les collaborateurs et collaboratrices
- Définissez une date d'entrée en vigueur : la date à laquelle ce nouveau planning prend effet. Vous pouvez fixer des dates d'entrée en vigueur passées, mais si vous le faites, vous risquez de modifier le décompte du suivi du temps de la personne concernée.
- Cliquez sur Ajouter
Profitez de notre outil de planification du temps, qui vous permet d'affecter vos collaborateurs et collaboratrices à des horaires de travail spécifiques ou de les transférer de manière transparente vers un autre outil de planification.
Comment définir des périodes pendant lesquelles les horaires sont différents des horaires par défaut ?
- Choisissez le planning avec les horaires que vous souhaitez modifier
- Cliquez sur (...)
- Sélectionnez Modifier
- Faites défiler jusqu'à Périodes
- Cliquez sur Ajouter une nouvelle période
- Paramètrez la période et cliquez sur Ajouter une période
Comment supprimer des horaires ou une période ?
-
Les plannings ne peuvent pas être supprimés une fois qu'ils ont été attribués aux collaborateurs et collaboratrices. Vous pouvez en revanche archiver le planning, mais il vous faudra d'abord réaffecter les collaborateurs et les collaboratrices à d'autres horaires et confirmer une date d'entrée en vigueur.
Pour archiver un planning :
- Cliquez sur (…)
- Sélectionnez Archiver
- Réassignez les membres
- Cliquez sur Archiver le planning
- Pour supprimer des périodes, appuyez simplement sur ⚙ puis sur supprimer
Notifications des horaires par mail
Un mail sera envoyé :
- Lorsqu'une personne a été affectée à un planning
- Lorsque des changements ou des modifications ont été apportées aux horaires d'une personne
- Quand une nouvelle période est sur le point de commencer - 3 jours avant
- (Exclusivement pour les admins) - lorsqu'un collaborateur ou une collaboratrice de votre équipe débute une nouvelle période.