Les politiques de dépenses sont l'un des outils les plus efficaces pour contrôler les dépenses de l'entreprise et garantir leur conformité. Une politique bien structurée indique aux employés ce qu'ils peuvent dépenser, combien et sous quelles conditions .

Factorial vous permet de créer des politiques de dépenses flexibles en personnalisant :

• Catégories et sous-catégories (par exemple, Repas, Voyages, Hébergement).
• Formulaires de dépenses (champs à remplir par les employés).
• Règles de politique basées sur :
  • Catégorie
  • Montant
  • Devise
  • Calendrier (par dépense, quotidien, hebdomadaire, mensuel, annuel)
  • Exigences de description
  • Employés concernés (par équipe, projet, centre de coûts, emplacement ou individu)

Étape 1 : Définir les catégories et les sous-catégories

Commencez par établir une liste claire de catégories reflétant les dépenses habituelles de votre entreprise. Exemples courants :

• Repas
• Voyages (vols, trains, taxis, kilométrage)
• Hébergement
• Fournitures de bureau
• Abonnements / Logiciels
• Représentation (Divertissement client, Cadeaux)

Étape 2 : Personnaliser les formulaires de dépenses

Factorial vous permet d'ajouter ou de supprimer des champs que les employés doivent remplir lors de la soumission d'une dépense.

Étape 3 : Définir les règles de dépenses

Pour chaque catégorie, décidez :

• Montant maximum (par dépense ou par jour).
• Devise (si les employés travaillent dans différentes régions).
• Période (quotidienne, mensuelle, annuelle).
• Exigences de description (par exemple, justification obligatoire des repas des clients).
• Public cible (quels employés, équipes ou bureaux).

Étape 4 : Exemples de politiques que vous pouvez utiliser

Voici trois politiques courantes adoptées par la plupart des entreprises. Vous pouvez les copier et adapter leurs valeurs à vos besoins :

1. Repas
   • Catégorie : Repas
   • Limite : 25 EUR par jour
   • Employés : Tous les employés
   • Remarques : Reçu requis, la description doit inclure l'objectif commercial
2. Voyage - Taxi
   • Catégorie : Voyage → Taxi
   • Limite : 50 EUR par trajet
   • Employés : Tous les employés en déplacement professionnel
   • Remarques : Autorisé uniquement si aucun transport en commun n'est disponible ou en cas de déplacement tard le soir
3. Voyages - Hébergement
   • Catégorie : Voyage → Hébergement
   • Limite : 150 EUR par nuit
   • Employés : Tous les employés voyageant à l'étranger
   • Remarques : Hôtels standard, pas de séjours de luxe ou de villégiature

Étape 5 : Testez et communiquez vos politiques

1. Pilotez avec une équipe avant de déployer à l'échelle de l'entreprise.
2. Communiquez clairement : Partagez les politiques dans votre manuel interne ou Slack/Teams.
3. Gestionnaires de train : Ils sont la première ligne d'approbation.
4. Révisez régulièrement : au moins une fois par an, mettez à jour les politiques en fonction de l’inflation, des nouveaux marchés ou des changements d’activité.

Conseils des meilleures équipes financières

• Gardez les politiques simples et faciles à retenir (par exemple, « limite de repas quotidienne de 25 EUR »).
• Utilisez des politiques différentes par équipe si nécessaire (les ventes peuvent avoir besoin de limites de représentation plus élevées que l'informatique).
• Inclure des politiques d’indemnités journalières ou de kilométrage si les employés voyagent fréquemment.
• Associez chaque politique à un flux d’approbation clair (voir : Configurer des flux d’approbation ).
• Suivez l’utilisation avec des rapports/exportations pour voir si les limites sont réalistes.