Descripción general

Inventario de IT es el primer producto de Factorial en el área de Gestión de IT. Ofrece:

• Una lista unificada de todos los dispositivos con estado, propiedad e historial.
• Importación rápida de CSV/Excel con limpieza asistida por IA (normalizar nombres de modelos, marcar errores).
• Páginas de detalles del dispositivo (especificaciones, fecha de compra, garantía).
• Asignar o desasignar acciones a empleados/as (con registro de auditoría).
• Filtros y agrupaciones para encontrar lo que necesitas rápidamente.

Cuándo y por qué se debe utilizar

Utiliza el Inventario de TI cuando quieras reemplazar hojas de cálculo dispersas o herramientas inconexas con una única fuente de información dentro de Factorial. Es ideal para:

• Seguimiento de quién tiene qué y qué hay en stock.
• Agilización de las transferencias de personas que se incorporan y salen.
• Mantener el contexto de compra/garantía y el historial del dispositivo.
• Preparación para las próximas automatizaciones en el ámbito de la gestión de TI.

Cómo utilizar

1. En la barra lateral, ir a Inventario de IT
2. Ir a Administración de IT → Inventario para acceder a la lista de dispositivos

3. Preparar el archivo de importación (CSV/Excel). Incluye columnas como:

type (computadora portátil/teléfono/accesorio…), model_name , serial_number , status (en stock/asignado/en reparación/retirado), employee_email (opcional), purchase_date (opcional), precio purchase_price (opcional), fecha de warranty_end_date (opcional).

4. Importar tus datos haciendo clic en Importar y cargando el archivo. IT Inventory ejecutará una limpieza asistida por IA para normalizar los nombres de los modelos y detectar problemas (por ejemplo, correos electrónicos no válidos o estados faltantes).

5. Revisar y confirmar. Usa la vista previa para aceptar las correcciones sugeridas o corregir las filas marcadas. Confirma para crear tus dispositivos.
6. Explorar y filtrar dispositivos. Utiliza filtros (por ejemplo, estado, tipo) y agrupación para ver los niveles de stock y las asignaciones de un vistazo.

7. Abrir una página de detalles del dispositivo. Hacer clic en cualquier dispositivo para ver las especificaciones, la información de compra/garantía, la propiedad y el historial completo.

8. Asignar o desasignar un dispositivo. En la página del dispositivo (o en la acción de lista), seleccionar Asignar para elegir un/a empleado/a. Desasignar cuando se devuelva un dispositivo. Todas las acciones se registran en el historial.

9. Editar los detalles del dispositivo. Actualizar el modelo, las notas, la información de compra o garantía desde Editar.

Preguntas frecuentes

1. ¿Qué estados son compatibles?
   Los estados típicos incluyen En stock, Asignado, En reparación y Retirado. Es posible que tu espacio de trabajo muestre un subconjunto al principio.
    
2. ¿Necesito números de serie para cada artículo?
   No necesariamente. Los accesorios sin número de serie se pueden rastrear. Recomendamos usar el número de serie para los dispositivos principales (ordenadores portátiles/teléfonos) para una mejor trazabilidad.
    
3. ¿Qué hace realmente la importación asistida por IA?
   Ayuda a normalizar los nombres de los modelos, a marcar campos no válidos (como correos electrónicos o estados desconocidos) y a encontrar duplicados antes de confirmar la importación. Puedes aceptar o anular las sugerencias.
    
4. ¿Quién puede asignar dispositivos?
   Las personas con los permisos adecuados (por ejemplo, una persona administradora de IT o roles designados) pueden asignar o desasignar usuarios/as. Consulta con la persona administradora de tu cuenta para habilitar los permisos correspondientes.
    
5. ¿Puedo asignar un dispositivo a un espacio (sala de reuniones/hotdesk)?
   Esta función está prevista como parte de la próxima integración de Spaces. Por ahora, los dispositivos se asignan principalmente a los/as empleados/as.
    
6. ¿Se integra con MDM/IDP?
   No disponible en la versión actual. El Inventario de IT se centra en el inventario, la propiedad y el historial dentro de Factorial.
    
7. ¿La incorporación sugerirá dispositivos automáticamente?
   Se prevén sugerencias basadas en roles a través del Catálogo de trabajos y el flujo de incorporación. Actualmente, se pueden asignar dispositivos manualmente; las sugerencias se implementarán a medida que dichas integraciones estén disponibles.
    
8. ¿Puedo generar documentos de entrega/reconocimiento para empleados/as?
   Esto se respaldará a través de la integración de Documentos de Factorial: seleccionará un/a empleado/a y sus dispositivos asignados para generar automáticamente un documento a partir de una plantilla legal (por ejemplo, alineado con el Artículo 21 de NIS 2) y almacenarlo para su firma.