Os aprovadores da Factorial podem aprovar despesas, solicitar alterações, rejeitá-las ou marcá-las como pagas. Alertas e ações em massa ajudam a agilizar o processo, garantindo a conformidade com as políticas da empresa. Depois de acessar as despesas pendentes de revisão, você pode decidir o próximo passo para cada uma delas. Factorial oferece 4 opções principais:
1. Aprovar uma despesa
- Na barra lateral, vá para Gastos → Despesas
- Abra a despesa da lista
- Revise o recibo, os detalhes (valor, data, projeto, categoria) e quaisquer alertas ( Fora da política ou Fora do orçamento ).
- Se tudo estiver correto, clique em Aprovar
- A despesa passa para a próxima etapa:
- Outro nível de aprovação, se aplicável
- Aprovação final, se você for o último aprovador

2. Solicitar alterações
- Na barra lateral, vá para Gastos → Despesas
- Abra a despesa da lista
- Clique em Solicitar alterações se os detalhes estiverem faltando ou incorretos (por exemplo, categoria errada, recibo incompleto)
- Adicione um comentário explicando o que precisa ser atualizado
- A despesa retorna ao funcionário com status Alterações solicitadas
- O funcionário recebe uma notificação

3. Rejeitar uma despesa
- Na barra lateral, vá para Gastos → Despesas
- Abra a despesa da lista
- Use Rejeitar se a despesa não deve ser reembolsada (por exemplo, não atende à política da empresa)
- Forneça um motivo na caixa de comentários para que o funcionário entenda a decisão
- A despesa permanecerá visível no sistema com o status Rejeitado

5. Marcar como pago
Se você for o aprovador final, poderá fechar a despesa marcando-a como Paga .
- Na barra lateral, vá para Gastos → Despesas
- Abra a despesa da lista

Despesas pagas são aquelas que já foram reembolsadas ao funcionário por meio de um dos métodos suportados:
- Reembolso de holerite - o valor é adicionado diretamente na próxima folha de pagamento do funcionário
- Pagamento SEPA - O departamento financeiro exporta a despesa para um arquivo SEPA para transferência bancária direta

Uma vez marcada como Paga, a despesa é fechada e não pode ser modificada
Os funcionários veem claramente que seu reembolso foi concluído, e as equipes financeiras mantêm um registro de auditoria limpo.
Lidar com alertas e exceções
Ao revisar uma despesa, Factorial destaca automaticamente os problemas que podem exigir uma inspeção mais detalhada:
- Fora da política - a despesa viola uma das regras de despesas da sua empresa (por exemplo, excede a diária, categoria errada).
- Fora do orçamento - a despesa levaria o projeto/equipe/centro de custo além do orçamento alocado.
Você ainda pode aprovar, rejeitar ou solicitar alterações para uma despesa com alertas, mas é uma prática recomendada adicionar um comentário para que o funcionário entenda sua decisão.
Aprovações em massa
Os aprovadores podem atuar em diversas despesas ao mesmo tempo:
- Na barra lateral, vá para Gastos → Despesas
- Filtrar para aprovações pendentes
- Selecione várias despesas e aplique uma ação (por exemplo, Aprovar todas)
- Factorial avisará você caso alguma despesa selecionada inclua alertas ( Fora da política ou Fora do orçamento ). Revise-os cuidadosamente antes de aplicar ações em massa.

Dica : Se você rejeitar uma despesa por engano, os administradores podem redefinir o fluxo para que o funcionário possa reenviá-la. Consulte as Perguntas Frequentes para Aprovadores.