Cada onboarding funciona como um ticket com uma tarefa por etapa. Este artigo explica como configurar cada etapa, desde o ticket em si até e-mail, contas SaaS e equipamentos, para que os novos contratados tenham o que precisam no seu primeiro dia.

Funcionalidade

Visão Geral

Antes de começar: seu sistema de RH deve estar conectado. Factorial TI o utiliza para identificar as chegadas futuras e suas datas de início. Veja Configurar sincronização de RH.

As etapas compartilham um conjunto de controles: Incluir esta etapa no onboarding, Autonomia, Atribuição padrão, Agendamento e Data de vencimento. Esses controles, e o layout da página, são explicados em Compreender as configurações de onboarding. Este artigo cobre o que é específico para cada etapa.

Como usar

1. Vá para Pessoas > Configurações.
2. Abra a aba Onboarding.
3. Clique em uma etapa. Suas configurações abrirão em um modal.
4. Defina a etapa conforme descrito abaixo e salve.

Criar ticket de onboarding

Cada onboarding começa com este ticket, e todas as outras tarefas estão nele. Você encontra Criar ticket de onboarding sob Informações do ticket.

• Automático: Factorial TI abre o ticket na data agendada.
• Manual: você abre o ticket para cada novo contratado. Abra o painel do contratado (ele cai na aba Tickets) e clique em Iniciar onboarding. Factorial TI não cria um ticket nem envia qualquer notificação por conta própria.

Com Automático, Agendamento diz quanto tempo antes da data de início o ticket se abre:

• 30 dias (recomendado)
• 45 dias
• 60 dias
• Assim que o contratado aparecer no seu sistema de RH

Se um contratado for sincronizado após esse período, o ticket se abre imediatamente. Se um contratado não tiver uma data de início próxima, nenhum ticket é aberto.

O ticket é nomeado Primeiro Último - Onboarding. Ele usa a Atribuição Padrão, Prioridade Padrão e Inscritos Padrão configurados em Informações do ticket.

Ative Adicionar ONE como agente se você quiser que ONE ajude em cada novo ticket de onboarding. ONE acompanha o progresso, sugere próximos passos e envia lembretes. Veja O ticket de onboarding em Compreender as configurações de onboarding.

Confirmar informações de onboarding

Esta etapa revisa os dados que seu sistema de RH enviou, solicita qualquer informação faltante e confirma o endereço de e-mail profissional. Ele está sempre incluído.

• Automático: Factorial TI confirma as informações na data agendada.
• Manual: você confirma.

A Atribuição Padrão é a pessoa que decide quando Factorial TI precisa de uma resposta nesta etapa.

Se Provisionar e-mail estiver incluído, esta etapa também mostrará um bloco de E-mail profissional. Ele decide se Factorial TI cria o endereço de trabalho:

• Criar com Factorial TI: o endereço é passado para a tarefa Provisionar e-mail. Você precisa de um provedor de e-mail conectado.
• Não criar: o endereço já existe ou alguém o criará mais tarde.

Provisionar e-mail

Esta etapa cria a caixa de correio de trabalho no seu provedor de identidade e entrega o login. Ela só é executada quando um endereço precisa ser criado. Desative a etapa se você nunca quiser que caixas de correio sejam criadas para novos contratados.

• Automático: Factorial TI cria a caixa de correio e envia o login para a pessoa certa.
• Manual: você cria a caixa de correio e passa o login.

Se mais de uma instância SaaS estiver definida como provedor de e-mail, Automático mostrará um campo extra, Criar endereços automaticamente em. Factorial TI cria o endereço em cada provedor que você marcar. Um administrador cria o restante a partir do onboarding.

Dentro de um onboarding, a etapa de e-mail lista esses provedores sob Selecionar provedor de e-mail, cada um com seu domínio. Cada um começa com o endereço do contratado nesse domínio ou com um sugerido. Cada provedor que você marcar precisa de um endereço antes que a etapa prossiga.

Você precisa de um provedor de e-mail conectado que possa criar caixas de correio. Até que haja um, a linha mostra Ignorar e o modal apenas vincula à configuração do provedor. Veja Conectar seu provedor de e-mail.

Entrega de credenciais decide quem recebe o login do empregado:

• Enviar para o proprietário da tarefa
• Enviar para o empregado

A Atribuição Padrão é responsável pela etapa da caixa de correio e recebe quaisquer perguntas sobre o login.

Provisionar contas SaaS

Esta etapa só aparece quando o Gerenciamento de SaaS está ativado para sua conta.

Ela começa assim que o e-mail de trabalho existe. SaaS conectados recebem a conta automaticamente. Para SaaS que você rastreia manualmente, cada proprietário de SaaS recebe uma tarefa. Desative a etapa se você nunca quiser que contas SaaS sejam criadas para novos contratados.

• Automático: na data agendada, SaaS conectados são configurados automaticamente e os proprietários de SaaS rastreados manualmente recebem uma tarefa.
• Manual: o proprietário da tarefa escolhe o SaaS e inicia o provisionamento.

Defina tanto um dia quanto uma hora em Agendamento, ou você não poderá salvar.

Suas regras de provisionamento decidem quais SaaS, grupos, funções e licenças cada pessoa recebe. Veja Configurar regras de provisionamento.

Comprar equipamento

Esta etapa prepara e encomenda o equipamento do novo contratado. Desative-a quando os contratados usarem seu próprio dispositivo.

Com Automático, ONE gerencia toda a etapa. Ele precisa de uma política de Equipamentos publicada e de uma política de Compras publicada.

Para as configurações da etapa e como ONE a gerencia, veja Agente de Equipamentos.

Solução de Problemas e FAQ

Solução de Problemas

• Nenhum ticket aberto para um novo contratado. O contratado pode não ter uma data de início próxima no seu sistema de RH. Com Manual, nada se abre até você clicar em Iniciar onboarding.
• A linha Provisionar e-mail mostra Ignorar. Nenhum provedor de e-mail capaz de criar caixas de correio está conectado, ou a etapa está desativada.
• Você não pode salvar Provisionar contas SaaS. Defina tanto um dia quanto uma hora em Agendamento.
• A etapa SaaS está faltando. O Gerenciamento de SaaS não está ativado para sua conta.
• A etapa de e-mail não continuará. Cada provedor que você marcou em Selecionar provedor de e-mail precisa de um endereço.

FAQ

1. O que acontece com um contratado sincronizado após o início da janela do ticket?
   O ticket se abre imediatamente.
    
2. Posso desativar Confirmar informações de onboarding?
   Não. Ele está sempre incluído.
    
3. Quem recebe o login do novo empregado?
   O proprietário da tarefa ou o empregado, dependendo da Entrega de credenciais.
    
4. O que acontece com SaaS que não estão conectados?
   Seus proprietários recebem uma tarefa para criar a conta manualmente.
    
5. Os novos contratados podem receber um endereço em mais de um provedor de e-mail?
   Sim. Marque cada provedor em Criar endereços automaticamente em. Um administrador cria os endereços nos outros a partir do onboarding.